Software für Steuerkanzleien — Mandantenportal, Belege, Fristen und Abrechnung
Software für Steuerkanzleien von Saitami bedeutet ein Mandantenportal für den Beleg-Upload, ein Fristenregister gegenüber den Steuer- und Sozialversicherungsbehörden, die Aufgabenverteilung zwischen Buchhaltern und die automatische Abrechnung von Pauschalen — alles in einem System auf Ihrer Buchhaltungssoftware. Wir bauen die Lösung um den realen Ablauf der Kanzlei herum — vom Empfang eines Belegs vom Mandanten über die Buchführung und Einreichung von Erklärungen bis zur Zahlungserinnerung und der Monatsrechnung. Wir ersetzen Microinvest, Azhur oder Ihr Buchhaltungsprodukt nicht; wir fügen die operative Schicht hinzu, die ihnen fehlt — Portal, Aufgaben, Fristen und Mandantenkommunikation. Preise fest in EUR, ohne Gebühr pro Mandant und ohne Abonnement pro Buchhalter.
Warum Steuerkanzleien ohne operative Software Zeit und Mandanten verlieren
Eine Kanzlei mit 5-40 Mandantenfirmen lebt von Fristen — monatliche Umsatzsteuer, Sozialbeiträge, Jahresabschlüsse, Jahressteuern. Wenn Belege chaotisch eintreffen und Fristen in Excel stehen, ist jeder Fehler eine Strafe und verlorenes Vertrauen.
- ✓Belege über Chat, E-Mail und Papier — der Mandant sendet eine Rechnung über drei verschiedene Kanäle; der Buchhalter verschwendet Zeit beim Sammeln und manche Belege tauchen nach der Umsatzsteuerfrist auf.
- ✓Fristen leben in jemandes Kopf — das Register der Erklärungen, Abschlüsse und Beiträge ist eine Excel-Tabelle oder der Kalender des Inhabers; bei Urlaub oder Personalwechsel wird eine Frist verpasst und ein Steuerbescheid kommt.
- ✓Auslastung ist unsichtbar — niemand weiß genau, wie viele Firmen jeder Buchhalter betreut und wer überlastet ist; neue Mandanten werden nach Gefühl verteilt.
- ✓Pauschalabrechnung ist manuell — monatliche Mandantenrechnungen werden von Hand erstellt; vergessene Rechnungen, falsche Beträge und verspätete Zahlungen, die niemand verfolgt.
- ✓Der Mandant sieht keinen Status — die Mandantenfirma ruft an und fragt "ist die Erklärung eingereicht"; der Buchhalter unterbricht die Arbeit zur Antwort, statt dass der Mandant das Portal prüft.
- ✓Zusatzleistungen werden nicht berechnet — eine Auswertung, eine Beratung, ein Sonderbericht außerhalb der Pauschale, aber ohne Verfolgung bleibt die Hälfte kostenlos und die Kanzlei verliert Umsatz.
Was wir in der Software für Steuerkanzleien liefern
Jede Mandantenfirma lädt Rechnungen und Belege ins Portal — ein Handyfoto oder eine Datei. Belege treffen nach Zeitraum und Typ sortiert ein, ohne Suchen im Chat.
Ein Kalender aller Fristen gegenüber Steuer-, Sozialversicherungs- und Handelsregister pro Mandant — Umsatzsteuer, Beiträge, Abschlüsse, Jahressteuern. Automatische Erinnerungen vor jeder Frist.
Firmen pro Buchhalter zugeteilt, Aufgaben pro Mandant und Zeitraum, sichtbare Auslastung. Der Geschäftsführer sieht, wer überlastet ist und wer einen neuen Mandanten übernehmen kann.
Monatliche Pauschalen werden automatisch abgerechnet; Zusatzleistungen werden in wenigen Klicks hinzugefügt. Verfolgung bezahlter und überfälliger Rechnungen.
Anfragen, Antworten und Status pro Mandant an einem Ort. Der Mandant sieht im Portal, ob eine Erklärung eingereicht ist, ohne den Buchhalter anzurufen.
Wir verbinden das Portal mit Microinvest, Azhur oder dem von Ihnen genutzten Produkt, sodass Belege und Daten ohne Doppelerfassung fließen. Siehe auch Unternehmenssoftware.
Wie wir Software für Steuerkanzleien einführen
Die Kanzlei läuft jeden Monat unter Fristen und kann nicht stoppen. Deshalb führen wir in Phasen ein und liefern zuerst das Mandantenportal und das Fristenregister — den Teil, der sofort den meisten Stress nimmt.
1. Begehung des Arbeitsablaufs
Wir gehen den realen Ablauf durch — wie Belege eintreffen, wer bucht, wie Fristen verfolgt werden, wie abgerechnet wird. Wir erfassen Mandanten, Leistungen und die Buchhaltungssoftware.
2. Portal und Fristenregister in 3-4 Wochen
Wir starten das Mandantenportal und den Fristenkalender. Belege gehen nicht mehr in Chats verloren und keine Frist vergeht ohne Erinnerung.
3. Aufgaben und Zuteilung
Wir fügen Aufgaben pro Mandant und die sichtbare Auslastung der Buchhalter hinzu. Siehe auch individuelle Softwareentwicklung für kanzleispezifische Prozesse.
4. Abrechnung und Integration
Wir richten die automatische Pauschalabrechnung ein und verbinden das Portal mit Ihrer Buchhaltungssoftware für den Beleg- und Datenaustausch.
5. Schulung und Support
Wir schulen die Buchhalter und führen das Portal mit einer kurzen Anleitung bei den Mandantenfirmen ein. Nach dem Go-live bleiben wir im monatlichen Support mit Reaktion am selben Arbeitstag.
Preise und Zeitrahmen
Ein Komplettpaket mit Aufgaben, Abrechnung und Integration kostet €8.000-€14.000 je nach Anzahl der Mandanten und Buchhalter. Preise in EUR; Code und Daten bleiben bei Ihnen. Siehe auch individuelle Softwareentwicklung und Unternehmenssoftware.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet Software für Steuerkanzleien?
Ein Mandantenportal und Fristenregister mit Schulung beginnen ab €4.200. Eine Komplettlösung mit Aufgaben, Auslastung, automatischer Abrechnung und Buchhaltungssoftware-Integration kostet €8.000-€14.000 je nach Anzahl der Mandanten und Buchhalter. Der monatliche Support beginnt bei €110 ohne Gebühr pro Mandant.
Müssen wir unsere Buchhaltungssoftware ersetzen?
Nein. Das System ersetzt Microinvest, Azhur oder das von Ihnen genutzte Produkt nicht — es fügt die operative Schicht darüber hinzu: Portal, Fristen, Aufgaben und Abrechnung. Wir verbinden beide Systeme, sodass Belege ohne Doppelerfassung fließen.
Wie hilft es bei verpassten Steuerfristen?
Das Register enthält jede Frist für Umsatzsteuer, Beiträge, Abschlüsse und Jahressteuern pro Mandant. Das System sendet Erinnerungen vor jeder Frist und zeigt, welche Aufgaben noch nicht abgeschlossen sind, sodass keine Frist unbemerkt vergeht.
Ist das Portal für Mandantenfirmen praktisch?
Ja. Der Mandant lädt einen Beleg mit einem Handyfoto oder einer Datei hoch, sieht den Status von Erklärungen und Rechnungen und kommuniziert mit der Kanzlei an einem Ort. Das beseitigt die "ist es eingereicht"-Anrufe und die manuelle Belegerfassung.
Ist es für eine kleine Kanzlei mit 1-2 Buchhaltern geeignet?
Ja. Für eine kleine Kanzlei liefern wir ein schlankes Paket mit Portal, Fristen und Abrechnung; das Aufgaben- und Auslastungsmodul ist ab 3 oder mehr Buchhaltern sinnvoll. Die Preise haben keine Gebühr pro Mandant, sodass Wachstum das Abonnement nicht erhöht.
Bereit für operative Software für Steuerkanzleien?
Senden Sie eine kurze Beschreibung — Anzahl der Mandantenfirmen, Anzahl der Buchhalter, welche Buchhaltungssoftware Sie nutzen und die drei schmerzhaftesten Punkte. Innerhalb von 5 Werktagen liefern wir einen Phasenplan mit echten EUR-Preisen.
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