API-Integration: So verbinden Sie Ihre Geschäftssysteme

Was machen APIs und Webhooks eigentlich?

Stellen Sie sich den Online-Shop, das Lager und die Buchhaltungssoftware als drei getrennte Büros vor. Wenn sie nicht miteinander verbunden sind, kopiert ein Mitarbeiter die Bestellung von einem System ins andere, prüft den Bestand per Telefon oder in Excel und gibt die Daten anschließend für die Rechnung noch einmal ein.

Eine API ist eine vereinbarte Methode, mit der ein System Informationen von einem anderen anfordern oder an dieses senden kann. Der Online-Shop kann den Bestand eines bestimmten Produkts abfragen, eine neue Bestellung übermitteln oder den Status einer Sendung abrufen. Das System, das die Informationen benötigt, startet die Kommunikation.

Ein Webhook funktioniert in die entgegengesetzte Richtung. Sobald ein Ereignis eintritt, sendet das System eine Benachrichtigung an eine zuvor festgelegte Adresse. Bei einer erfolgreichen Zahlung sendet der Zahlungsanbieter beispielsweise einen Webhook an Ihre Software. Diese ändert den Bestellstatus und kann den nächsten Schritt auslösen.

Welche Prozesse sollten Sie zuerst verbinden?

Versuchen Sie nicht, sofort alles zu verbinden. Wählen Sie einen Prozess, der häufig wiederholt wird, das Team ausbremst oder kostspielige Fehler verursacht. In der Regel handelt es sich um den Ablauf einer Bestellung, einen Kundenkontakt, den Lagerbestand oder eine Zahlung.

Online-Shop, Lager und ERP

Bei einer neuen Bestellung übermittelt der Shop die Produkte, Mengen, Kundendaten und Zahlungsart an das ERP-System. Das ERP gibt den Bestand und den Bestellstatus zurück. Bei einer Änderung im Lager erhält der Shop aktualisierte Mengen. So sinkt das Risiko, Ware zu verkaufen, die bereits ausverkauft ist.

Im Vorfeld muss festgelegt werden, welches System für Preis, Bestand, Produkt und Kunde führend ist. Wenn sowohl der Shop als auch das ERP denselben Wert ohne klare Regel ändern können, überträgt die Integration den Konflikt lediglich schneller.

Website, CRM und Vertriebsteam

Das Anfrageformular auf der Website kann einen Lead im CRM anlegen – mit Quelle, Dienstleistung, Telefonnummer und Nachricht. Auf dieser Grundlage wird eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter erstellt, eine Bestätigung an den Kunden gesendet oder ein anderer Prozess für dringende und standardmäßige Anfragen ausgelöst.

Das häufigste Problem ist hier nicht das Fehlen einer API, sondern eine unklare Definition des Begriffs Lead. Sie müssen wissen, wann ein neuer Kontakt angelegt wird, was bei einer erneuten Anfrage geschieht und wer die Aufgabe erhält. Sind diese Regeln nicht dokumentiert, entstehen doppelte Kunden und ungleich verteilte Anfragen.

Zahlungen, Rechnungsstellung und Benachrichtigungen

Eine erfolgreiche Zahlung kann den Bestellstatus auf „bezahlt“ setzen, die Daten an das ERP übermitteln und die Erstellung einer Rechnung auslösen. Zusätzlich kann eine E-Mail oder Nachricht an den Kunden gesendet werden. Wichtig ist, dass die Rechnung nicht erneut erstellt wird, wenn der Zahlungsanbieter dieselbe Benachrichtigung mehr als einmal sendet.

Website, CRM und Telefonie

Bei einem eingehenden Anruf kann das Telefonsystem die Rufnummer an das CRM übermitteln, damit die Kundenakte geöffnet wird. Nach dem Gespräch kann das System das Ergebnis, eine Aufgabe oder eine Notiz speichern. Das ist besonders hilfreich, wenn Vertrieb und Kundenservice viele eingehende Anfragen bearbeiten.

Bei komplexeren Prozessen hilft ein ERP, das auf Ihre tatsächliche Arbeitsweise zugeschnitten ist. So kann beispielsweise ein ERP-System nach Maß Lager, Vertrieb, Rechnungen, Rollen und Auswertungen in einer Lösung bündeln, anstatt Dutzende inkompatibler Tabellen miteinander zu verbinden.

Welche Optionen gibt es und was kosten sie?

Der Preis hängt von der Anzahl der Systeme, der vorhandenen Dokumentation, der Anzahl der zu synchronisierenden Objekte, den Datenregeln sowie dem Bedarf an einem Admin-Panel und Monitoring ab. Die genannten Spannen sind Richtwerte für Bulgarien in Euro. Eine genaue Einschätzung ist nach Prüfung der API-Dokumentation und des tatsächlichen Prozesses möglich.

Bei einem fertigen Connector bedeutet ein niedriger Preis nicht, dass die Arbeit erledigt ist. Felder, Steuerregeln, Duplikate, Rundungen, abgelehnte Zahlungen und Rückerstattungen müssen geprüft werden. Bei einer individuellen Integration wird das Budget vor allem durch die Anzahl der Szenarien und Ausnahmen bestimmt, nicht durch die Anzahl der Systeme selbst.

Wenn das Hauptproblem im Shop und seinen Abläufen liegt, beginnen Sie mit der Erstellung eines Onlineshops, bei der die Anbindungen an Zahlungsanbieter, Kuriere und interne Systeme von Anfang an eingeplant werden. Wenn Sie bereits einen funktionierenden Shop haben, kann die Integration auf Basis seiner vorhandenen API-Möglichkeiten aufgebaut werden.

Wie läuft eine zuverlässige Integration ab?

Eine gute Integration bedeutet nicht einfach nur, dass „zwei Systeme miteinander sprechen“. Sie beschreibt, was im Normalfall, bei Verzögerungen, bei fehlerhaften Daten und beim erneuten Senden passiert. Der Prozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte.

1. 01
   Prozess beschreiben

   Halten Sie fest, was heute vom Anfang bis zum Ende passiert. Wer gibt die Bestellung ein, wo wird der Bestand geprüft, wann wird die Rechnung ausgestellt und wer erfährt von einem Problem? Hier werden manuelle Tätigkeiten und die Stellen sichtbar, an denen Informationen verloren gehen.

2. 02
   Systeme und Dokumentation prüfen

   Prüfen Sie, ob jedes System über eine API oder Webhooks verfügt, wie der Zugriff authentifiziert wird, ob es eine Testumgebung gibt und welche Einschränkungen gelten. Bitten Sie bei einem externen Anbieter um Dokumentation, Beispielanfragen und Regeln für Änderungen an der Schnittstelle.

3. 03
   Daten und Verantwortlichkeiten festlegen

   Ordnen Sie die Felder einander zu: Bestellnummer, SKU, Menge, Preis, DDS, Kunde, Adresse und Status. Legen Sie fest, welches System welchen Wert ändern darf und was bei Abweichungen passiert.

4. 04
   Kleines erstes Szenario umsetzen

   Beginnen Sie mit einem einzigen Datenfluss, zum Beispiel einer neuen Bestellung an das ERP oder einem neuen Lead im CRM. Binden Sie nicht gleichzeitig alle Benachrichtigungen, Berichte und Ausnahmefälle ein. So lässt sich leichter feststellen, ob die Logik stimmt.

5. 05
   Mit realen Grenzfällen testen

   Testen Sie eine abgelehnte Zahlung, einen nicht verfügbaren Bestand, eine falsche Telefonnummer, eine zurückgesendete Bestellung, ein gelöschtes Produkt, eine unterbrochene Verbindung und einen erneut ausgelösten Webhook. Genau diese Fälle zeigen, ob die Integration einsatzbereit ist – nicht nur, ob sie in einer Demo funktioniert.

6. 06
   Überwachung und Übergabe an das Team

   Sorgen Sie für ein Protokoll der Anfragen, eine Benachrichtigung bei Fehlern und eine Möglichkeit zur erneuten Verarbeitung. Das Team muss sehen können, welche Bestellung blockiert ist, warum sie blockiert ist und wie sie ohne Eingriff in die Datenbank korrigiert werden kann.

Was geht am häufigsten schief?

Eine Anfrage wird zweimal ausgeführt

Ein Webhook kann erneut gesendet werden, wenn der Empfänger nicht rechtzeitig bestätigt. Deshalb muss jedes Ereignis eine eindeutige Kennung haben und das System prüfen, ob es bereits verarbeitet wurde. Das ist besonders wichtig bei Zahlungen, Rechnungen und dem Versand von Paketen.

Eines der Systeme ist nicht erreichbar

Wenn das ERP nicht antwortet, darf die Bestellung nicht verloren gehen. Sie muss in einer Warteschlange gespeichert werden, anschließend sind kontrollierte Wiederholungsversuche durchzuführen. Hält das Problem an, muss eine Benachrichtigung an eine zuständige Person gesendet werden.

Die Daten haben unterschiedliche Strukturen

Ein System kann separate Felder für Vor- und Nachname verwenden, ein anderes nur ein Namensfeld. Auch SKU, Maßeinheiten, DDS-Sätze, Zeitzonen und Adressen unterscheiden sich häufig. Diese Umwandlungen müssen Bestandteil der Integration sein und dürfen nicht den Mitarbeitenden überlassen werden.

Der Zugriff ist zu weitreichend

API-Schlüssel und Passwörter dürfen weder im Code gespeichert noch per E-Mail versendet werden. Verwenden Sie eine verschlüsselte Verbindung, separate Zugänge für Test- und Produktivumgebung, minimale Berechtigungen und ein Verfahren zum Austausch der Schlüssel. Bei personenbezogenen Daten sollten außerdem die Aufbewahrungsfristen und die Zugriffsrechte der Mitarbeitenden überprüft werden.

Wann sollten Sie ein fertiges Tool wählen und wann eine individuelle Entwicklung?

Make oder Zapier eignen sich für Benachrichtigungen, das Erstellen von Aufgaben oder die Übertragung eines einfachen Formulars. Sie sind eine gute Möglichkeit, eine Idee zu testen und einen kleinen Prozess ohne langes Projekt zu automatisieren. Bei größeren Volumen müssen jedoch die monatlichen Gebühren, die Operationslimits und die Abhängigkeit von der externen Plattform einkalkuliert werden.

Ein fertiges Plugin ist geeignet, wenn der Shop und das Buchhaltungs- oder Versanddienstleister-System genau den unterstützten Anwendungsfall abdecken. Wenn Sie die Bestelllogik ändern, spezielle Firmenpreise hinzufügen oder mit mehreren Lagern arbeiten, kann sich das Plugin als zu unflexibel erweisen.

Eine individuelle Integration ist sinnvoll, wenn ein Fehler einen entgangenen Verkauf, einen falschen Lagerbestand oder eine fehlerhafte Rechnung bedeutet. Sie ist anfangs teurer, ermöglicht aber eine eigene Logik, Kontrolle über die Daten und eine bessere Fehlerbehebung. Wenn Sie CRM-Prozesse benötigen, kommt auch ein individuell entwickeltes CRM-System infrage, statt Formulare über E-Mails, Tabellen und Chats zu verstreuen.

Wie beurteilen Sie, ob die Integration erfolgreich ist?

Legen Sie vor der Entwicklung messbare Kriterien fest. Zum Beispiel, dass alle neuen Bestellungen das ERP erreichen, jeder Lead einen Verantwortlichen hat, jeder Fehler für einen Mitarbeitenden sichtbar ist und keine Zahlung zwei Rechnungen erzeugt. Messen Sie nicht nur, ob die Daten „angekommen“ sind, sondern ob der Prozess korrekt abgeschlossen wird.

Bei komplexeren Prozessen können Sie von einem fertigen Modell ausgehen und es anpassen. In der ERP-Demo sehen Sie Kontakte, Projekte, Aufgaben, Rechnungen, Kalender und Auswertungen in einer Umgebung. Die Demo ersetzt nicht die Analyse Ihrer Systeme, hilft Ihnen aber dabei, zu besprechen, welche Objekte, Rollen und Vorgänge Sie tatsächlich benötigen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen API und Webhook?

Bei einer API sendet Ihr System eine Anfrage, um Daten zu empfangen oder zu übermitteln. Bei einem Webhook benachrichtigt Sie ein anderes System automatisch, sobald ein Ereignis eintritt, zum Beispiel eine neue Bestellung oder eine erfolgreiche Zahlung.

Kann ich ein altes ERP ohne API integrieren?

Manchmal – über den Import und Export von CSV-Dateien, den Zugriff auf eine Datenbank, einen fertigen Konnektor oder ein Zwischenmodul. Das ist in der Regel eingeschränkter als eine API und erfordert besondere Aufmerksamkeit für Duplikate, Sicherheit und den Austauschzeitplan.

Wie lange dauert eine API-Integration?

Ein einfacher Anwendungsfall zwischen gut dokumentierten Systemen kann in einem kurzen Projekt umgesetzt werden. Die Dauer verlängert sich bei mehreren Systemen, fehlender Dokumentation, spezifischen Regeln, der Migration alter Daten und dem Bedarf an einem Adminbereich, Protokollierung und erneuter Verarbeitung.

Wer sollte die Integration nach dem Go-live betreuen?

Auf Ihrer Seite sollte es einen konkreten Verantwortlichen und aufseiten des Entwicklers oder Anbieters technischen Support geben. Ein externes System kann seine API-Version, ein Feld oder die Authentifizierungsmethode ändern. Deshalb gehören Monitoring und Benachrichtigungen zur Wartung und sind kein Zusatz.