Können Sie einen Prozess automatisieren, der derzeit ausschließlich in Excel abläuft?

Ja. Wir prüfen die Struktur der Tabellen, die Arbeitsregeln und die Abhängigkeiten zwischen ihnen. Anschließend legen wir fest, welche Daten zu Datensätzen werden, welche Aktionen automatisiert werden und welche Auswertungen benötigt werden.

Müssen wir unser ERP- oder CRM-System wechseln?

Nicht immer. Wenn die bestehende Software über eine geeignete API verfügt, können wir sie mit der Website, dem Onlineshop, dem CRM, der Telefonanlage oder anderen Systemen verbinden. Über einen Wechsel sprechen wir, wenn die aktuelle Lösung wichtige Prozesse oder Schnittstellen nicht unterstützt.

Kann das System von Mitarbeitern im Außendienst genutzt werden?

Ja. Je nach Prozess entwickeln wir eine mobile Benutzeroberfläche, eine App oder einen responsiven Webzugang. Techniker können Aufgaben erhalten, Arbeitsberichte ausfüllen und Informationen an das zentrale System übermitteln.

Was passiert mit den Daten aus den alten Tabellen und Programmen?

Zuerst prüfen wir Format, doppelte Datensätze und fehlende Felder. Nach der Bereinigung bereiten wir den Import oder die Migration vor. Kritische Daten werden dabei gemeinsam mit einer verantwortlichen Person aus Ihrem Team überprüft.

Kann das Projekt mit nur einem Prozess beginnen?

Ja. Häufig beginnen wir mit Anfragen, Freigaben, Lagerprozessen oder dem Vertriebsprozess mit dem größten manuellen Aufwand. Nach der Überprüfung der Ergebnisse ergänzen wir die nächsten Module und Integrationen.

Digitalisierung des Unternehmens und Automatisierung von Prozessen

Wir digitalisieren wiederkehrende Abläufe in Ihrem Unternehmen: Anfragen, Genehmigungen, Dokumente, Lager, Vertrieb und Kommunikation. Unser Ansatz richtet sich an Unternehmen, die über Excel-Tabellen hinausgewachsen sind und ein ERP, CRM, Integrationen oder eine maßgeschneiderte Software benötigen, die ihre tatsächlichen Prozesse abbildet.

Welche Prozesse können Sie digitalisieren?

Wir beginnen mit der Arbeit, die Ihr Team jeden Tag erledigt – nicht mit einem vorab ausgewählten Produkt. Eine Anfrage per E-Mail, Telefon oder Website kann in eine Aufgabe mit Verantwortlichem, Frist und Verlauf umgewandelt werden. Genehmigungen laufen über festgelegte Wege, statt in Chats und Anhängen verloren zu gehen.

Dokumente werden zentral erfasst, gefunden und nachverfolgt. Aus einem Angebot kann ein Auftrag werden, aus dem Auftrag ein Lagerprozess und aus dem Verkauf eine Rechnung und ein Bericht. Bei Bedarf versendet das System Benachrichtigungen, erstellt Aufgaben und speichert, wer die Änderung vorgenommen hat.

Anfragen über Website, E-Mail, Telefon und Kommunikationskanäle
Genehmigung von Angeboten, Ausgaben, Dokumenten und Urlauben
Ein- und ausgehender Dokumentenverkehr, Archiv und Suche
Lagerbestände, Lieferungen, Barcodes, Chargen und Seriennummern
Vertrieb, Angebote, Verträge, Rechnungen und Zahlungen
Aufgaben, Teams, Außendiensteinsätze und Fortschrittsverfolgung
Kundenkommunikation im CRM, per E-Mail, Telefon, Chat und Viber

ERP, CRM, Integration oder maßgeschneiderte Automatisierung?

Ein ERP eignet sich, wenn Sie Lager, Einkauf, Vertrieb, Rechnungen, Abläufe und Auswertungen zusammenführen möchten. Ein CRM ist die bessere Wahl, wenn das Hauptproblem in der Verwaltung von Kunden, Geschäften, Angeboten, Aufgaben und Gesprächsverläufen liegt. Bei Bedarf arbeiten beide Systeme zusammen.

Eine Integration ist die richtige Wahl, wenn Sie bereits funktionierende Programme haben, Ihre Mitarbeiter aber Daten zwischen ihnen kopieren. Wir verbinden Website, Onlineshop, ERP, CRM, Versanddienstleister, Zahlungsanbieter, Telefonie und Benachrichtigungen über API. So behält jedes System seine Rolle und die Daten fließen automatisch.

Eine maßgeschneiderte Automatisierung ist notwendig, wenn Ihr Prozess spezifisch ist oder Standardsoftware zu viele Kompromisse erfordert. Das kann ein Kundenportal, eine mobile App für Techniker, ein Dispositionsdashboard, ein Dokumentensystem oder eine umfassende Business-Software sein. Wenn Sie ein zentrales System für Lager, Vertrieb, Rechnungen und Rollen suchen, sehen Sie sich maßgeschneiderte ERP-Systeme an. Für die Verwaltung von Kunden und Geschäften besuchen Sie maßgeschneiderte CRM-Systeme.

Wie ersetzen Sie Excel und manuelle Abläufe?

Wir wählen einen realen Prozess aus und verfolgen den Datenfluss vom Anfang bis zum Ende. Tabellenfelder werden zu Datensätzen, Status und Auswertungen. Doppelte Eingaben entfallen, und das System prüft Pflichtangaben vor dem nächsten Schritt.

Das Team sieht nur, was es für seine Rolle benötigt. Der Vertrieb arbeitet mit Kunden und Angeboten, das Lager mit Beständen und Lieferungen, die Buchhaltung mit Rechnungen und Dokumenten und die Geschäftsleitung mit zusammengefassten Auswertungen. Alte Dateien können nach Prüfung und Bereinigung der Daten für den Import vorbereitet werden.

Wie läuft das Projekt ab?

01
Prozesslandkarte
Wir sprechen mit den Personen, die die Arbeit eingeben, prüfen und ausführen. Wir dokumentieren die Systeme, Tabellen, Dokumente, Ausnahmen und Ziele des Projekts.
02
Umfang und Architektur
Wir trennen das Notwendige vom Wünschenswerten. Wir legen fest, ob ERP, CRM, Integrationen, mobiler Zugriff, ein Portal, Rollen, Benachrichtigungen und Auswertungen erforderlich sind.
03
Prototyp und Bestätigung
Wir zeigen, wie die wichtigsten Ansichten und Abläufe aussehen werden. So können Anpassungen vor der Entwicklung vorgenommen werden, wenn sie einfacher und kostengünstiger sind.
04
Entwicklung und Anbindung
Wir entwickeln die Module, API-Anbindungen und automatisierten Regeln. Wir arbeiten nach Prioritäten, damit der wichtigste Prozess frühzeitig geprüft werden kann.
05
Tests und Einführung
Wir prüfen Rollen, Daten, Benachrichtigungen, Fehleingaben und den Datenaustausch zwischen den Systemen. Wir bereiten die Migration, Anleitungen und Schulungen für das Team vor.
06
Messung und Weiterentwicklung
Wir vergleichen die ausgewählten Kennzahlen vor und nach der Einführung: Bearbeitungszeit, verzögerte Anfragen, manuelle Eingaben, Fehler und Transparenz im Vertrieb. Anschließend planen wir die nächsten Verbesserungen.

Was erhalten Sie und was müssen Sie vorbereiten?

Variante	Geeignet für	Enthält
Integration bestehender Systeme	Unternehmen, die bereits mehrere Programme nutzen	API-Schnittstellen, Datenaustausch, Synchronisationsregeln und Benachrichtigungen
ERP- oder CRM-Modul	Unternehmen, die eine zentrale Arbeitsumgebung wünschen	Rollen, Datensätze, Status, Dokumente, Auswertungen und Zugriffsverwaltung
Individuelle Automatisierung	Spezifische Prozesse und Sonderabläufe	Websystem, Portal oder mobiler Zugang, passend zum Prozess entwickelt
Umfassende Digitalisierung	Unternehmen mit vielen Abteilungen und miteinander verbundenen Abläufen	Analyse, Architektur, Entwicklung, Integrationen, Migration und Einführung

Von Ihnen benötigen wir Beispiele der aktuellen Tabellen und Dokumente, Zugriff auf Informationen zu den verwendeten Systemen, eine Beschreibung der Rollen sowie eine Ansprechperson, die die Prozesse bestätigen kann. Es ist nicht erforderlich, dass vorab alles geordnet ist – das gehört zur Analyse.

Was kostet es und wie lange dauert es?

Der Richtwert für ERP, CRM, Unternehmenssoftware und die Automatisierung von Geschäftsprozessen liegt bei 3.000–29.300 €. Der Preis hängt von der Anzahl der Module, den Rollen, der Datenmigration, den Integrationen, dem mobilen Zugriff, der Komplexität der Freigaben und den erforderlichen Auswertungen ab. Nach der Analyse erhalten Sie ein konkretes Angebot mit Leistungsumfang und Phasen.

Die Dauer hängt davon ab, ob wir bestehende Systeme verbinden oder ein neues Produkt entwickeln. Eine kleine Integration und ein begrenzter Prozess werden anders geplant als ein ERP für mehrere Abteilungen mit Dokumentenverwaltung, Lager und Außendienstteams. Die Umsetzung in Phasen ermöglicht Ihnen, mit der größten Herausforderung zu beginnen, statt auf das gesamte System zu warten.

Wie weisen Sie nach, dass die Automatisierung funktioniert?

Schon zu Beginn legen wir Kennzahlen fest, die für Ihr Unternehmen relevant sind: Zeit von der Anfrage bis zur Ausführung, verzögerte Freigaben, erneute Dateneingaben, nicht abgeschlossene Aufgaben, Genauigkeit der Lagerbestände oder Transparenz bei Angeboten. Das System erfasst eine Historie und Auswertungen, mit denen Sie die Ergebnisse nach Zeitraum, Team oder Prozess vergleichen können.

In LiftexPro – ERP für Aufzugsunternehmen sind die Planung von Prüfungen, die Gebäudeverwaltung, die mobile Arbeit von Technikern und die automatische Rechnungsstellung abgedeckt. Dieses Projekt zeigt, wie operative Abläufe, Außendienstarbeit und Finanzprozesse Teil eines gemeinsamen Systems sein können. Für die Verbindung bereits genutzter Programme siehe API-Integrationen und Softwareanbindung.

Warum sollten Sie den Prozess mit Saitami besprechen?

Wir arbeiten gleichzeitig an der Geschäftslogik, der Software und den Verbindungen zwischen den Systemen. Dadurch sinkt das Risiko, dass die Automatisierung ein separates Tool bleibt, das vom Team umgangen wird. Bei Bedarf kann das Projekt ERP, CRM, ein Webportal, eine mobile App, Telefonie und Kommunikationskanäle in einer gemeinsamen Architektur verbinden.

Sie können auch unser Portfolio ansehen. Dort finden Sie reale Systeme und Plattformen mit unterschiedlichem Umfang – von Dokumentenverwaltung und Produktion bis hin zu Disponenten-Dashboards und Kundenportalen.

Wie starten wir ein Gespräch über Ihren Prozess?

Senden Sie uns eine Beschreibung des Prozesses, der Ihr Team ausbremst, zusammen mit einer Beispieltabelle, einem Dokument oder einer Übersicht der verwendeten Programme. Im Kontaktformular können Sie angeben, welche Systeme Sie nutzen, wer am Prozess beteiligt ist und welches Ergebnis Sie sehen möchten.

Häufig gestellte Fragen

Können Sie einen Prozess automatisieren, der derzeit ausschließlich in Excel abläuft?: Ja. Wir prüfen die Struktur der Tabellen, die Arbeitsregeln und die Abhängigkeiten zwischen ihnen. Anschließend legen wir fest, welche Daten zu Datensätzen werden, welche Aktionen automatisiert werden und welche Auswertungen benötigt werden.
Müssen wir unser ERP- oder CRM-System wechseln?: Nicht immer. Wenn die bestehende Software über eine geeignete API verfügt, können wir sie mit der Website, dem Onlineshop, dem CRM, der Telefonanlage oder anderen Systemen verbinden. Über einen Wechsel sprechen wir, wenn die aktuelle Lösung wichtige Prozesse oder Schnittstellen nicht unterstützt.
Kann das System von Mitarbeitern im Außendienst genutzt werden?: Ja. Je nach Prozess entwickeln wir eine mobile Benutzeroberfläche, eine App oder einen responsiven Webzugang. Techniker können Aufgaben erhalten, Arbeitsberichte ausfüllen und Informationen an das zentrale System übermitteln.
Was passiert mit den Daten aus den alten Tabellen und Programmen?: Zuerst prüfen wir Format, doppelte Datensätze und fehlende Felder. Nach der Bereinigung bereiten wir den Import oder die Migration vor. Kritische Daten werden dabei gemeinsam mit einer verantwortlichen Person aus Ihrem Team überprüft.
Kann das Projekt mit nur einem Prozess beginnen?: Ja. Häufig beginnen wir mit Anfragen, Freigaben, Lagerprozessen oder dem Vertriebsprozess mit dem größten manuellen Aufwand. Nach der Überprüfung der Ergebnisse ergänzen wir die nächsten Module und Integrationen.