ERP-Software für die Produktion: So wählen Sie das richtige System
ERP-Software verbindet Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, Rechnungen und Auswertungen in einem System. Für ein Produktionsunternehmen hängt die richtige Wahl nicht von der Anzahl der Funktionen in der Präsentation ab, sondern davon, ob das System den realen Prozess abbildet – von der Anfrage bis zum fertigen Produkt und der Auslieferung. In einem individuellen ERP-System lassen sich diese Prozesse auf die Arbeitsweise des jeweiligen Unternehmens zuschneiden.
Was ist ERP-Software?
ERP ist ein Geschäftssystem, das die operativen Daten eines Unternehmens an einem Ort bündelt. Statt den Vertrieb in einem Programm, das Lager in Excel, den Produktionsplan auf Papier und die Rechnungen in einer separaten Software zu verwalten, verbindet ERP diese Vorgänge zu einem durchgängigen Prozess.
Wenn ein Mitarbeiter einen Auftrag erfasst, kann das System die Verfügbarkeit prüfen, eine Anfrage an einen Lieferanten erstellen, einen Produktionsauftrag vorbereiten und das voraussichtliche Fertigstellungsdatum anzeigen. Nach der Produktion wird das fertige Produkt im Lager erfasst, und der Verkauf kann ohne erneute Dateneingabe mit Rechnung und Auslieferung fortgesetzt werden.
ERP ist nicht einfach nur eine Lagerverwaltungssoftware mit mehr Menüpunkten. Das System muss zeigen, wer für jeden Schritt verantwortlich ist, was mit einem bestimmten Auftrag geschehen ist und wie hoch Kosten, Fristen und Abweichungen sind.
Welche ERP-Lösungen eignen sich für verschiedene Unternehmen?
Ein kleines Handelsunternehmen mit einem Lager und einer begrenzten Zahl an Mitarbeitern kann mit einem Standardsystem für Verkauf, Lager, Rechnungen und Auswertungen beginnen. Wenn die Prozesse klar sind und sich nicht häufig ändern, lässt sich ein Standardprodukt in der Regel schneller einführen und leichter schulen.
Ein Händler mit mehreren Lagern hat andere Anforderungen. Er benötigt Bestandsverfolgung nach Standort, Lieferungen, Mindestmengen, Chargen, Preise für verschiedene Kunden und Auswertungen zum Umsatz nach Vertriebsmitarbeiter oder Region. In diesem Fall kann ein Standard-ERP ausreichen, sofern diese Funktionen vorhanden sind und mit den bulgarischen Dokumenten und Buchhaltungsprozessen arbeiten.
Bei einem Produktionsunternehmen ist die Verbindung zwischen Verkauf, Material, Arbeitsgang und fertigem Produkt komplexer. Es kann Rezepturen, Arbeitspläne, Arbeitszentren, Schichten, Ausschuss, Chargen, Seriennummern und Qualitätskontrollen benötigen. Bei der Lebensmittelproduktion sind beispielsweise Haltbarkeit und Ausgabereihenfolge ebenso wichtig wie der eigentliche Bestand.
Bei Außendiensteinsätzen, Montagen oder Serviceleistungen muss ein ERP auch Anfragen, Teams, Arbeitskarten, Fuhrpark, Fotos, Dokumente vom Einsatzort und die anschließende Rechnungsstellung abdecken. Ein fertiges System für Lager und Verkauf kann den Prozess dort ohne umfassende Anpassungen möglicherweise nicht abbilden.
| Unternehmenstyp | Was das System abdecken muss | Wann ein Standardprodukt ausreicht |
|---|---|---|
| Handel | Verkauf, Lager, Einkauf, Rechnungen, Kunden und Auswertungen | Wenn einheitliche Regeln und wenige Ausnahmen bestehen |
| Distribution | Mehrere Lager, Lieferungen, Preislisten, Chargen und Routen | Wenn die benötigten Lager- und Logistikmodule bereits vorhanden sind |
| Produktion | Rezepturen, Arbeitsgänge, Materialien, Chargen, Selbstkosten und Planung | Wenn die Produktion einem vom Produkt unterstützten Standardmodell folgt |
| Außendienst | Anfragen, Arbeitskarten, Teams, Fuhrpark, Lager und Rechnungsstellung | Wenn die vorhandenen Module eine Anpassung des Arbeitsablaufs ermöglichen |
Was ist der Unterschied zwischen einem Standard-ERP und einem individuellen ERP?
Ein Standard-ERP ist ein bereits entwickeltes Produkt. Sie wählen die verfügbaren Module aus, konfigurieren die Parameter und übernehmen Ihre Daten. Der wichtigste Vorteil: Sie starten mit einer bewährten Struktur und nicht mit einem leeren System. Der Nachteil ist, dass das Team seine Gewohnheiten manchmal ändern muss, um nach den im Produkt vorgesehenen Abläufen zu arbeiten.
Ein individuelles ERP wird auf Ihre Rollen, Dokumente und Arbeitsabläufe zugeschnitten. Dieser Ansatz eignet sich, wenn Sie eine spezifische Produktion, eine eigene Angebotslogik, eine unübliche Preisgestaltung haben oder bereits mehrere Systeme nutzen, die Daten austauschen müssen. Der Nachteil ist der höhere Aufwand für Analyse, Tests und die schrittweise Weiterentwicklung.
Eine Anpassung ist die Zwischenlösung. Sie starten mit einem Standardprodukt und ergänzen einen bestimmten Bildschirm, ein Feld, eine Auswertung, einen Genehmigungsprozess oder eine Integration. Das ist sinnvoll, wenn der grundlegende Prozess mit dem Produkt übereinstimmt und die Abweichungen begrenzt sind. Wenn für jeden wichtigen Vorgang ein Umweg, eine zusätzliche Tabelle oder manuelles Kopieren erforderlich ist, handelt es sich nicht mehr um eine kleine Anpassung.
| Variante | Stärke | Risiko |
|---|---|---|
| Fertigprodukt | Schneller Einstieg und fertige Basismodule | Einschränkungen bei individuellen Prozessen |
| Fertigprodukt mit Anpassungen | Balance zwischen fertiger Basis und spezifischen Funktionen | Erweiterungen können künftige Updates erschweren |
| Individuell entwickeltes ERP | Das System folgt exakt Ihren Regeln | Erfordert eine detaillierte Analyse, Tests und einen klaren Entwicklungsplan |
Was Sie bei einem ERP für die Produktion prüfen sollten
Lager und Materialien
Prüfen Sie, ob das System separate Lager, Maßeinheiten, Chargen, Seriennummern und die Reservierung von Materialien unterstützt. Bei Lebensmitteln und anderen Waren mit Mindesthaltbarkeitsdatum ist der FEFO-Ansatz wichtig – zuerst wird die Produktion mit dem nächstliegenden Ablaufdatum entnommen. Für manche Produktionsbereiche sind außerdem die Rückverfolgbarkeit der eingesetzten Materialien, Ausschuss und die Rückführung ins Lager erforderlich.
Vertrieb und Beschaffung
Die Kundenbestellung muss mit dem Bestand und dem Produktionsplan verknüpft sein. Prüfen Sie, ob das System anzeigt, was sofort geliefert werden kann, was produziert werden muss und was beim Lieferanten fehlt. Nützlich sind automatische Benachrichtigungen bei niedrigen Beständen, Bestellungen an Lieferanten und eine Preishistorie.
Produktionsprozesse
Achten Sie auf Rezepturen oder Produktspezifikationen, Arbeitsgänge, Arbeitsplätze, Schichtpläne und die Erfassung der tatsächlich verwendeten Materialien. Das System sollte einen Vergleich zwischen geplanter und tatsächlicher Produktion ermöglichen. Andernfalls sehen Sie zwar die fertige Menge, wissen aber nicht, wo Zeit, Materialien und Kosten geblieben sind.
Ein gutes Beispiel für diese Art von Logik ist das Projekt Testen Dom – ERP für die Produktion. Dort umfasst der Prozess Bestellungen von B2B-Kunden, Produktionschargen und Rezepturen, ein FEFO-Lager mit Mindesthaltbarkeitsdaten, Barcodes, Rechnungen und Auswertungen.
Auswertungen und Selbstkosten
Die Leitung muss nicht nur den Umsatz sehen, sondern auch, welche Produkte, Kunden und Bestellungen zum Ergebnis beitragen. Prüfen Sie, ob Sie Auswertungen zu Selbstkosten, Ausschuss, verspäteten Lieferungen, verwendeten Materialien und der Auslastung der Produktionslinien erstellen können.
Rollen und Berechtigungen
Der Produktionsmitarbeiter, der Lagermitarbeiter, der Vertriebsmitarbeiter, der Buchhalter und die Geschäftsleitung sollten nicht dieselben Daten sehen und ändern können. Rollen müssen den Zugriff auf Module und Aktionen beschränken. Außerdem sollte das System dokumentieren, wer eine Änderung vorgenommen, ein Dokument genehmigt oder eine Menge korrigiert hat.
Integrationen
Ein ERP arbeitet selten allein. Prüfen Sie die Anbindungen an Buchhaltungssoftware, Onlineshop, Kurierdienst, Bank, POS, Telefonanlage oder Produktionsanlagen. Wichtig ist, festzulegen, wie die Daten ausgetauscht werden – per API, Datei, automatischem Import oder manueller Freigabe. API-Integrationen sind besonders wichtig, wenn eine Bestellung mehrere Systeme durchläuft.
Wann ein Standardprodukt ausreicht
Ein Standard-ERP ist eine gute Wahl, wenn Ihre Prozesse den im System vorgesehenen Abläufen ähneln, es nur wenige Ausnahmen gibt und das Team nach einheitlichen Regeln arbeiten kann. Es eignet sich auch, wenn das wichtigste Ziel darin besteht, die doppelte Dateneingabe schnell zu beenden und einen Gesamtüberblick über Lager, Vertrieb und Rechnungen zu erhalten.
Fordern Sie vor dem Kauf eine Demonstration anhand Ihres Szenarios an. Akzeptieren Sie keine allgemeine Vorstellung der Menüs. Geben Sie eine Beispielbestellung mit realen Materialien, Fristen, teilweise verfügbaren Beständen und einer kurzfristigen Änderung vor. So sehen Sie nicht nur, was das System kann, sondern auch, wie viele Schritte erforderlich sind und wo die Mitarbeiter nach Umgehungslösungen suchen werden.
Wann eine Anpassung oder individuelle Entwicklung erforderlich ist
Eine Anpassung ist sinnvoll, wenn die Abweichung klar begrenzt ist – zum Beispiel bei einer spezifischen Auswertung, einem zusätzlichen Genehmigungsschritt oder einer Anbindung an ein externes System. In diesem Fall spart die fertige Basis Zeit, während die Erweiterung das konkrete Problem löst.
Eine individuelle Entwicklung ist sinnvoll, wenn der wichtigste Wettbewerbsvorteil des Unternehmens gerade in seinem Prozess liegt. Das kann eine Produktion mit ungewöhnlicher Reihenfolge, die Arbeit vor Ort mit vielen Dokumenten, ein komplexes Vertragsmodell oder die Notwendigkeit einer einheitlichen Oberfläche für verschiedene Teams sein.
Bei der Entwicklung eines ERP ist 3.000–29.300 € der übliche Richtwert für den Umfang. Die Position innerhalb dieser Spanne hängt von der Anzahl der Module, der Komplexität der Produktion, den Rollen, der Datenmigration, den Integrationen, dem mobilen Zugriff und dem Automatisierungsgrad ab.
Welche Fragen Sie vor der Beauftragung stellen sollten
- 01Welche Prozesse in einem System abgebildet werden müssen
Beschreiben Sie den Weg einer Bestellung vom Kunden bis zur Lieferung. Berücksichtigen Sie auch Ausnahmen: fehlendes Material, Teilerfüllung, Reklamation, Retouren und eine Änderung des Liefertermins.
- 02Welche Daten nur einmal eingegeben werden
Klären Sie, welche Felder, Dokumente und Mengen automatisch zwischen Vertrieb, Lager, Produktion, Buchhaltung und Beschaffung übertragen werden müssen.
- 03Welche Auswertungen für Entscheidungen benötigt werden
Bereiten Sie konkrete Auswertungen vor und fordern Sie nicht nur einen „guten Bericht“. Geben Sie an, wer sie nutzt, für welchen Zeitraum und welche Handlung daraus folgen soll.
- 04Welche Rollen und Freigaben sind erforderlich?
Beschreiben Sie, was jeder Mitarbeiter tun darf und welche Aktionen eine Bestätigung erfordern. Legen Sie außerdem fest, wie die Änderungshistorie angezeigt wird.
- 05Wie wird das System nach dem Start betreut?
Fragen Sie nach Backups, Updates, der Reaktion bei Problemen, Schulungen und dem Prozess für neue Funktionen. Mit der Übergabe der ersten Version ist ein ERP-Projekt nicht abgeschlossen.
Wie bewertet man ein ERP-Angebot?
Vergleichen Sie die Angebote nach Leistungsumfang, nicht nur nach dem Endpreis. Prüfen Sie, welche Module enthalten sind, welche Integrationen beschrieben werden, wer die Daten vorbereitet, wie viele Testszenarien durchgeführt werden und was bei einer Änderung der Anforderungen passiert.
Ein gutes Angebot beschreibt ein konkretes Ergebnis: So soll beispielsweise eine Anfrage per E-Mail in einen Auftrag umgewandelt, ein Material reserviert, in den Produktionsplan aufgenommen und ein Lieferdokument erstellt werden. Wenn dort nur allgemeine Begriffe wie „Lager“, „CRM“ und „Auswertungen“ stehen, bleiben für eine spätere Phase zu viele Fragen offen.
Sinnvoll ist es, mit einer priorisierten Version zu beginnen, die die kostspieligste Verzögerung oder die häufigste manuelle Eingabe beseitigt. Sobald das Team damit arbeitet und die Daten geprüft sind, können die übrigen Automatisierungen mit geringerem Risiko ergänzt werden.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist ERP-Software?
- ERP-Software bündelt die wichtigsten Prozesse eines Unternehmens – Vertrieb, Beschaffung, Lager, Produktion, Rechnungen und Auswertungen. Die Daten werden in einem gemeinsamen System erfasst und von den verschiedenen Teams entsprechend ihren Rollen genutzt.
- Welches ERP eignet sich für ein Produktionsunternehmen?
- Geeignet ist eine Lösung, die Rezepturen oder Spezifikationen, Produktionsabläufe, Materialien, Chargen, Selbstkosten, Lager und Planung unterstützt. Bei der Auswahl sollte der konkrete Prozess geprüft werden – nicht nur, ob das Produkt über ein Modul „Produktion“ verfügt.
- Ist ein Standard-ERP besser als eine maßgeschneiderte Lösung?
- Nicht immer. Ein Standard-ERP ist bei standardisierten Prozessen praktisch, während eine maßgeschneiderte Lösung bei spezifischer Fertigung, individuellen Rollen oder zahlreichen Integrationen besser geeignet ist.
- Wie viel kostet ein ERP-System?
- Für die ERP-Entwicklung liegt der ermittelte Preisrahmen bei 3.000–29.300 €. Der Preis hängt von den Modulen, Integrationen, der Datenmigration, den Rollen, dem mobilen Zugriff und der Komplexität des Produktionsprozesses ab.
- Was sollte ich bei einer ERP-Demonstration anfordern?
- Bitten Sie um eine Demonstration anhand eines realen Szenarios: Kundenauftrag, Lagerprüfung, Materialengpass, Produktionsauftrag, Fertigprodukt, Lieferung und Rechnung. So sehen Sie, wie viele manuelle Schritte verbleiben und ob das System Ihre Arbeitsabläufe abbildet.
