LMS-System in Köln: So wird eine Lernplattform geplant

Wann braucht eine Organisation in Köln ein LMS-System?

Nicht jede Organisation braucht ein eigenes LMS-System. Wenn Sie nur wenige Kurse pro Jahr veröffentlichen und nur wenige Teilnehmer haben, kann eine fertige Plattform ausreichen. Problematisch wird es, wenn Anmeldungen, Zahlungen, Anwesenheiten und Zertifikate mit verschiedenen Tools verwaltet werden.

Für Unternehmen in Köln entsteht der Bedarf meist durch interne Mitarbeiterschulungen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, verpflichtende Sicherheitsschulungen oder die Schulung von Partnern und Kunden. Für ein Bildungszentrum kann der Grund in der komplexeren Organisation von Gruppen, Dozenten, Zeitplänen, Tests und Gebühren liegen.

Ein gutes Zeichen ist, wenn der Administrator mehrere Stunden damit verbringt, Materialien manuell zu versenden und zu verfolgen, wer den Kurs abgeschlossen hat. Ein weiteres ist, wenn die Führungskraft nicht schnell beantworten kann, welche Mitarbeiter ein abgelaufenes Zertifikat haben oder welche Tests nicht bestanden wurden.

Welche Rollen sollte es in der LMS-Plattform geben?

Rollen sind nicht nur ein technisches Detail. Sie bestimmen, wer die Lerninhalte sieht, wer Ergebnisse ändern darf und wer Zugriff auf personenbezogene Daten hat.

Bei Organisationen mit mehreren Unternehmen oder Niederlassungen ist es wichtig, dass die Rollen auch auf Organisationsebene funktionieren. So kann ein Administrator sein eigenes Unternehmen verwalten, ohne die Benutzer und Berichte eines anderen Unternehmens zu sehen.

Ein Aktivitätsprotokoll sollte ebenfalls vorhanden sein: Wer hat eine Bewertung geändert, ein Material hochgeladen oder einen Benutzer deaktiviert? Bei Streitfällen oder Prüfungen ist dieser Eintrag hilfreicher als Gespräche per E-Mail.

Welche Kurse, Lektionen und Tests werden benötigt?

Die LMS-Plattform muss die tatsächliche Art und Weise abbilden, wie Sie unterrichten. Ein Kurs kann aus einer Reihe von Videolektionen, PDF-Dokumenten und Tests bestehen. Ein anderer kann eine Präsenzveranstaltung, Hausaufgaben, eine Bewertung durch den Dozenten und ein Abschlusszertifikat umfassen.

Bei der Planung muss festgelegt werden, ob die Lernenden die Lektionen in einer bestimmten Reihenfolge absolvieren müssen. Können sie bereits bekannte Inhalte überspringen? Müssen sie das gesamte Video ansehen? Wie viele Versuche gibt es für einen Test? Was passiert, wenn das erforderliche Ergebnis nicht erreicht wird?

• Kategorien und Niveaus der Kurse, zum Beispiel Einführung, Spezialisierung und Auffrischung.
• Videos, PDF-Dateien, Präsentationen, Bilder, externe Materialien und textbasierte Lektionen.
• Tests mit einer oder mehreren richtigen Antworten, Freitext und Fragen in zufälliger Reihenfolge.
• Mindestpunktzahl, Anzahl der Versuche, Zeitlimits und automatische Bewertung.
• Aufgaben, die der Dozent manuell prüft.
• Zertifikat mit Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer und überprüfbarer Nummer.
• Erneute Zuweisung eines Kurses, wenn das Zertifikat abläuft.

Bei Schulungen auf Deutsch, Bulgarisch oder Englisch muss der Inhalt über eine klar definierte Sprachversion verfügen und nicht nur die Benutzeroberfläche übersetzt sein. Das erleichtert die Pflege und verringert das Risiko, dass Lernende Inhalte in der falschen Sprache öffnen.

Welche Berichte sollte die Führungskraft erhalten?

Der Bericht „Wer hat sich im System angemeldet?“ reicht nur selten aus. In der Regel muss die Führungskraft sehen, wer angemeldet ist, wer begonnen und wer abgeschlossen hat, welches Ergebnis erzielt wurde und an welcher Stelle jemand aufgehört hat.

Nützliche Auswertungen umfassen den Kursfortschritt, Testergebnisse, Anwesenheiten, überfällige Schulungen und die Gültigkeit der Zertifikate. Bei internen Schulungen sollte es Filter nach Abteilung, Position, Standort und Führungskraft geben.

Für ein Bildungszentrum sind außerdem Auswertungen zu Anmeldungen, Gebühren, Gruppen, Dozenten und freien Plätzen wichtig. Bei Unternehmensschulungen kann eine automatische Benachrichtigung an den Manager wichtiger sein, wenn ein Mitarbeiter einen verpflichtenden Kurs noch nicht begonnen hat.

Der Export nach Excel oder CSV ist praktisch, sollte die Auswertungen im System aber nicht ersetzen. Wenn jeden Monat jemand manuell einen Bericht zusammenstellt, ist der Prozess noch nicht automatisiert.

In welche Systeme sollte die LMS-Plattform integriert werden?

Die Integrationen sollten vor der Entwicklung besprochen werden, da sie die Struktur der Benutzer, Zahlungen und Auswertungen beeinflussen. Ein Teil der Daten sollte automatisch synchronisiert werden, statt dass das Team sie zwischen verschiedenen Programmen kopiert.

• CRM-System für Anmeldungen, Anfragen, Organisationen und die Kommunikationshistorie.
• ERP oder Buchhaltungssoftware für Rechnungen, Zahlungen und den Status offener Verbindlichkeiten.
• Identitäts- und Single-Sign-on-System, wenn die Organisation zentral verwaltete Benutzerkonten nutzt.
• E-Mail-Dienst für Einladungen, Erinnerungen, Ergebnisse und Benachrichtigungen über auslaufende Zertifikate.
• Zahlungsdienstleister für kostenpflichtige Kurse und die automatische Zahlungsbestätigung.
• Video-Hosting oder Speicher für Schulungsmaterialien, wenn die Dateien groß sind.
• API zu internen Systemen für Mitarbeiter, Abteilungen und Positionen.
• Kalender für Präsenzveranstaltungen und Benachrichtigungen an Dozenten und Lernende.

Nicht jede Integration muss bidirektional sein. Beispielsweise kann die LMS lediglich eine Mitarbeiterliste aus einem anderen System empfangen, diesem aber den Status der abgeschlossenen Schulung zurückmelden. Dieses Szenario ist leichter zu warten als eine vollständige Duplizierung aller Daten.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, Backups und die Löschung von Benutzerkonten festgelegt werden. Die technischen Einstellungen sind Teil des Projekts, aber die Organisation muss im Voraus klären, welche Daten sie tatsächlich benötigt.

Fertige LMS-Plattform oder maßgeschneiderte Lösung?

Eine fertige Plattform ist geeignet, wenn Ihre Prozesse ihrem Modell entsprechen. Sie können schneller starten und zahlen in der Regel nicht für die Entwicklung der grundlegenden Funktionen. Der Kompromiss besteht darin, dass Sie sich nach den Einschränkungen des Produkts, seinen Integrationen und seiner Art der Berichterstattung richten müssen.

Eine maßgeschneiderte Lösung ist sinnvoll, wenn die Schulungen mit anderen internen Prozessen verbunden sind oder Ihre Rollen und Regeln spezifisch sind. Sie kann mit einer kleinen ersten Phase beginnen und anschließend erweitert werden, statt ein großes Paket mit unnötigen Funktionen zu kaufen.

Für kundenspezifische Software liegt der Richtwert bei 3.000–29.300 €. In diesen Bereich fallen auch Projekte für custom software; der Preis richtet sich nach der Anzahl der Rollen, den Inhaltstypen, den Tests, den Integrationen, den Sprachen, den Berichten und dem Bedarf an einer mobilen Version. Der genaue Umfang wird nach der Analyse festgelegt. Leistungen außerhalb des definierten Umfangs werden mit „wird im Angebot angegeben“ berechnet.

Wenn Sie unsicher sind, erstellen Sie eine kurze Liste der Prozesse, die die fertige Plattform nicht abdeckt. Wenn es sich nur um visuelle Änderungen handelt, reicht das fertige Produkt wahrscheinlich aus. Wenn Zahlungen, Rollen, Berichte und die Synchronisierung mit Ihrer Hauptsoftware betroffen sind, verdient die kundenspezifische Lösung einen gründlichen Vergleich.

Wie läuft die Umsetzung eines LMS-Projekts ab?

1. 01
   Prozessbeschreibung

   Erfasst werden die Arten von Lernenden, Kurse, Gruppen, Rollen, Abschlussregeln und benötigten Berichte. Dabei wird geklärt, was heute manuell erledigt wird und welche Daten bereits in anderen Systemen vorhanden sind.

2. 02
   Festlegung der ersten Version

   Es wird ein minimaler, funktionsfähiger Umfang festgelegt: Anmeldung, Profile, Kurse, Lektionen, Tests, Fortschritt und grundlegende Auswertungen. Es ist nicht sinnvoll, bereits die erste Version um jede mögliche Integration und alle künftigen Szenarien zu erweitern.

3. 03
   Daten- und Rollenkonzeption

   Festgelegt werden Organisationen, Nutzer, Gruppen, Kurse, Testversuche, Zertifikate und die Aktionshistorie. In dieser Phase wird entschieden, wer was sehen und ändern darf.

4. 04
   Design und Entwicklung

   Es werden Benutzeroberflächen für Administratoren, Lehrkräfte, Manager und Lernende entwickelt. Danach folgen die Kernmodule, Benachrichtigungen und die ausgewählten API-Integrationen.

5. 05
   Tests mit realen Szenarien

   Geprüft wird nicht nur, ob die Schaltflächen funktionieren, sondern auch, ob der gesamte Prozess schlüssig ist: Einladung, Anmeldung, Lektion, Test, Zertifikat, Erinnerung und Bericht. Ebenfalls getestet werden abgelehnte Zahlungen, abgelaufene Zertifikate und Nutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen.

6. 06
   Go-live und Weiterentwicklung

   Das System wird mit realen Kursen befüllt, die Administratoren werden geschult und die ersten Anmeldungen werden verfolgt. Anschließend werden Verbesserungen nach der tatsächlichen Nutzung priorisiert und nicht nach den Annahmen vom Projektbeginn.

Was sollten Sie vor dem Angebot vom Auftragnehmer verlangen?

Verlangen Sie nicht nur eine Funktionsliste und einen Gesamtpreis. Fordern Sie eine Beschreibung der Nutzerrollen, einen Beispielprozess für einen Kurs, ein Integrationsschema und eine Erläuterung dazu, wie die Ergebnishistorie gespeichert wird.

Klären Sie, wem der Code gehört, wie die Daten bei einem Wechsel des Auftragnehmers übergeben werden und was in der Wartung enthalten ist. Prüfen Sie, ob das Angebot die Migration bestehender Kurse, die Schulung von Administratoren, Backups und den Zugang zu einer Testumgebung umfasst.

Bei einem Projekt für eine Organisation in Köln sollten Sie auch die Sprachen, die Zeitzone, das Format der Zertifikate und die Art der Kommunikation mit dem Team klären. Wenn ein wichtiger Teil des Prozesses mit „klären wir später“ offenbleibt, ist die Wahrscheinlichkeit von Änderungen am Umfang hoch. Für Integrationen mit anderen Systemen kann ein eigener Abschnitt für API-Integrationen und Softwareanbindung vorgesehen werden, für einen ungewöhnlichen Prozess dagegen kundenspezifische Software.

Wie können Sie ohne unnötiges Risiko starten?

Starten Sie mit einem realen Kurs und einer Gruppe von Lernenden. Messen Sie, wie einfach der Administrator einen Kurs erstellt, wie die Lehrkraft Aufgaben korrigiert und ob die Führungskraft einen aussagekräftigen Bericht erhält.

Nach diesem Test wird klar, welche Funktionen unverzichtbar sind und welche warten können. So wird das LMS um einen bewährten Prozess herum aufgebaut und nicht um einen langen Katalog von Möglichkeiten. Wenn Sie auch andere Arten kundenspezifischer Systeme in Betracht ziehen, können Sie den Ansatz mit kundenspezifischer ERP-Entwicklung vergleichen.