Vorteile von ERP-Software für kleine und mittlere Unternehmen

Welche Probleme löst ein ERP-System in einem kleinen Unternehmen?

In einem kleinen Unternehmen läuft eine Anfrage oft über mehrere Kanäle: E-Mail, Telefon, Excel, Lagerverwaltungsprogramm und Buchhaltungssoftware. Bei jeder manuellen Übertragung steigt das Risiko eines falschen Artikels, einer vergessenen Lieferung oder einer Rechnung mit einem veralteten Preis.

Das ERP-System verbindet diese Abläufe. Ein Verkauf kann als Anfrage beginnen und sich zu Angebot, Auftrag, Warenreservierung, Lieferung und Rechnung entwickeln. Die Daten werden einmal erfasst und in den nachfolgenden Prozessschritten verwendet.

Die Geschäftsleitung erhält Auswertungen zu Umsatz, Verbindlichkeiten, Beständen, Aufträgen und der Teamleistung, ohne Dateien von verschiedenen Mitarbeitern zusammentragen zu müssen. Der Lagermitarbeiter sieht, was versendet werden muss. Der Vertriebsmitarbeiter sieht die Kundenhistorie. Die Buchhaltung erhält geordnete Unterlagen.

Welche Module sind besonders nützlich?

• Kunden, Lieferanten und Kontakte mit einer Kommunikationshistorie.
• Angebote, Aufträge, Verkäufe und automatische Statusverfolgung.
• Lager mit Beständen, reservierten Mengen, Lieferungen, Chargen oder Seriennummern.
• Rechnungen, Gutschriften und die Verknüpfung zwischen dem Verkaufsbeleg und der Zahlung.
• Auswertungen zu Verkäufen, Margen, Verbindlichkeiten, Beständen und der Aufgabenerledigung.
• Rollen und Berechtigungen, die jedem Mitarbeiter nur die benötigten Informationen anzeigen.

Welche Vorteile bietet ein ERP-System gegenüber Excel und unverbundenen Programmen?

Excel ist für eine vorübergehende Liste oder eine eigene Auswertung nützlich. Problematisch wird es, wenn mehrere Personen verschiedene Kopien derselben Datei bearbeiten. Dann weiß niemand sicher, welcher Bestand aktuell ist, ob ein Angebot versendet wurde und wer den Wert geändert hat.

Unverbundene Programme lösen einzelne Aufgaben, überlassen es den Mitarbeitern aber, die Daten zwischen ihnen zu übertragen. Das kostet Zeit und erschwert die Kontrolle. Das ERP-System schafft einen einheitlichen Ablauf und protokolliert die Änderungshistorie.

Wie unterstützt ein ERP den Vertrieb, das Lager und die Lieferungen?

Das Vertriebsteam sieht, ob der Kunde ein aktives Angebot, frühere Bestellungen, unbezahlte Rechnungen und vereinbarte Konditionen hat. So beginnt das Gespräch nicht bei null, auch wenn der Kollege, der den Kunden betreut hat, abwesend ist.

Das Lager erhält eine konkrete Aufgabe statt einer Chatnachricht mit unklarem Status. Das System kann die Ware reservieren, fehlende Mengen anzeigen und die Lieferung mit der Bestellung verknüpfen. Bei Produkten mit Mindesthaltbarkeitsdatum oder Chargen lassen sich Regeln entsprechend der Arbeitsweise des Unternehmens ergänzen.

Bei Außeneinsätzen kann ein ERP die Anfrage, den Arbeitsauftrag, das Team, die verwendeten Materialien und die anschließende Rechnungsstellung abbilden. Das zeigt sich im ERP-System für Ekovat, dessen Prozesse Anfragen, Arbeitsaufträge, Fuhrpark, Lager sowie die Erkennung von Dokumenten und Rechnungen umfassen.

Bei wiederkehrenden Leistungen kann das System Aufgaben und Rechnungen auf Vertragsbasis erstellen. LiftexPro ist ein Beispiel für ein ERP für Aufzugsunternehmen mit Prüfungsplanung, Gebäudeverwaltung, einer mobilen App für Techniker und automatisierter Rechnungsstellung.

Wann lohnt sich die Investition in ein ERP?

Die Investition lohnt sich, wenn die Kosten für manuelle Arbeit, Fehler und fehlende Kontrolle bereits höher sind als die Kosten der Umstellung. Das Unternehmen muss dafür nicht groß sein. Entscheidend ist vielmehr, dass die Prozesse ausreichend komplex sind oder häufig wiederholt werden.

• Sie haben viele Bestellungen, Kunden, Lieferanten oder Lagerbewegungen.
• Dasselbe Dokument wird in mehrere Programme eingegeben.
• Die Mitarbeiter pflegen verschiedene Excel-Dateien und diskutieren darüber, welche Version aktuell ist.
• Die Geschäftsführung wartet auf Auswertungen, anstatt die Ergebnisse im System zu sehen.
• Es gibt Fehler bei Beständen, Preisen, Lieferungen oder der Rechnungsstellung.
• Das Unternehmen arbeitet mit Verträgen, Abonnements, Arbeitsaufträgen, Routen oder Produktionsaufgaben.
• Sie möchten einen neuen Vertriebskanal, der mit dem Lager und der Rechnungsstellung verbunden werden muss.

Wenn das Unternehmen klein ist, der Prozess einfach ist und eine Person alle Datensätze verwaltet, kann ein ERP eine verfrühte Investition sein. Beschreiben Sie in diesem Fall zunächst die Prozesse und prüfen Sie, ob ein Standardtool den tatsächlichen Bedarf abdeckt. Das System sollte eine Arbeit, die bereits schnell erledigt wird, nicht unnötig komplizierter machen.

Was kostet ein ERP-System und wodurch verändert sich der Preis?

Als Richtwert für die Entwicklung eines ERP-Systems gilt 3.000–29.300 €. Der Preis hängt von der Anzahl der Module, den Rollen, der Komplexität der Prozesse, den erforderlichen Integrationen, der Datenmigration, dem mobilen Zugriff und der Art der Einführung ab.

Vergleichen Sie Angebote nicht nur anhand der Anzahl der Bildschirme. Wichtiger ist, was bei einer tatsächlichen Bestellung, einer fehlerhaften Lieferung, einer Teilzahlung, einer Warenrückgabe oder einer Vertragsänderung passiert. Ein gutes Angebot beschreibt diese Szenarien und nicht nur die Namen der Module.

Standard-ERP-System oder ERP nach Maß?

Ein Standard-ERP-System eignet sich, wenn das Unternehmen nach einem standardisierten Prozess arbeitet und vorgegebene Regeln akzeptieren kann. Es lässt sich in der Regel schneller einführen, aber die Anpassung nicht standardisierter Bildschirme, Rollen und Schnittstellen kann eingeschränkt sein.

Ein ERP nach Maß eignet sich, wenn der Prozess spezifisch ist, das Unternehmen eine eigene Arbeitsweise hat oder das System mehrere unterschiedliche Abläufe miteinander verbinden muss. Der Nachteil ist der höhere Aufwand für Analyse, Tests und eine klare Festlegung des Umfangs.

Es gibt auch eine Zwischenlösung: Sie starten mit grundlegenden Modulen nach Maß und ergänzen Automatisierungen und Integrationen schrittweise. So löst die erste Version das kostspieligste Problem, ohne dass Sie versuchen, alles auf einmal zu digitalisieren.

Wie wählen Sie eine ERP-Agentur aus?

Wählen Sie eine ERP-Agentur nicht nach der längsten Funktionsliste aus, sondern danach, ob sie Ihren Prozess versteht. Bitten Sie vor dem Angebot um ein Gespräch mit den Personen, die tatsächlich mit Anfragen, Lager, Lieferungen und Rechnungen arbeiten.

1. 01
   Beschreiben Sie den Prozess von Anfang bis Ende

   Dokumentieren Sie, wie die Anfrage eingeht, wer sie genehmigt, wann die Ware reserviert wird, wie die Lieferung ausgeführt wird und wann die Rechnung ausgestellt wird. Halten Sie auch Ausnahmen fest, denn sie zeigen die tatsächliche Komplexität.

2. 02
   Bitten Sie um eine Demonstration anhand Ihres Szenarios

   Geben Sie sich nicht mit einer allgemeinen Präsentation von Menüs zufrieden. Geben Sie ein Beispiel mit einem echten Kunden, einem Produkt, einer Lieferung, einer Teilzahlung und einer Korrektur. Sehen Sie sich an, wie das System jeden Schritt nachverfolgt.

3. 03
   Prüfen Sie Integrationen und Daten

   Klären Sie, wie Website, Online-Shop, Kuriere, Zahlungen und Buchhaltung angebunden werden. Fragen Sie, wie die alten Daten importiert und Sicherungskopien erstellt werden.

4. 04
   Trennen Sie Pflichtanforderungen von Wünschen

   Legen Sie fest, welche Funktionen für die erste Einführung erforderlich sind. Verschieben Sie nachrangige Auswertungen, Automatisierungen und mobile Ansichten auf eine spätere Phase, wenn dadurch das Risiko sinkt.

5. 05
   Klären Sie Eigentum und Support

   Prüfen Sie, wem Code und Daten gehören, wie Zugriffsrechte verwaltet, Probleme behoben und künftige Änderungen hinzugefügt werden. Klären Sie auch, was bei einer Vertragskündigung geschieht.

Suchen Sie nach konkreten Beispielen, bei denen das System mehr als ein Modul umfasst. Sehen Sie sich im Portfolio nicht nur die Benutzeroberfläche an, sondern auch, was automatisiert ist und mit welchen externen Systemen die Lösung arbeitet. Für ein Gespräch über einen konkreten Prozess können Sie das Kontaktformular nutzen.

Wie führen Sie ein ERP ein, ohne Ihr Team zu überlasten?

Der häufigste Fehler besteht darin, mit allen möglichen Funktionen zu starten. Besser ist es, einen zentralen Ablauf auszuwählen, zum Beispiel von der Bestellung bis zur Rechnung, und ihn mit echten Daten zu testen.

Benennen Sie eine Person aus dem Unternehmen, die den Prozess kennt und Entscheidungen treffen kann. Sie sollte das Feedback aus Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Geschäftsführung bündeln, statt dass jeder einzelne, widersprüchliche Anweisungen gibt.

Prüfen Sie vor dem Go-live Zugriffsrechte, Sicherungskopien, Dokumentvorlagen, Datenimport und Grenzfälle. Beobachten Sie nach dem Start, an welchen Stellen die Mitarbeiter das System umgehen. Das deutet in der Regel auf eine fehlende Einstellung oder einen unklaren Prozess hin – nicht einfach auf mangelnde Veränderungsbereitschaft.