Wie läuft die Entwicklung individueller Software ab?

Wann lohnt sich individuelle Software?

Standardsoftware ist eine gute Wahl, wenn Ihre Prozesse üblich sind und Sie Ihre Arbeitsweise nicht ändern müssen. Individuelle Software ist besser geeignet, wenn Sie spezielle Regeln, mehrere Teams, komplexe Freigaben oder Daten haben, die manuell zwischen Excel, E-Mail, ERP und CRM übertragen werden.

Ein Beispiel ist ein System, das Anfrage, Besichtigung, Angebot, Montage und Garantie miteinander verbindet. Ein anderes ist ein Disponenten-Dashboard mit Aufträgen, GPS-Karte, Fahrern und Rechnungen. Bei solchen Prozessen deckt ein fertiges Programm oft nur einen Teil des Bedarfs ab, während der Rest über Tabellen und Telefongespräche verwaltet wird.

Die Lösung kann eine über den Browser zugängliche Webanwendung, eine mobile App, ein internes Portal, ein Kundenportal oder eine Kombination daraus sein. Bei Bedarf wird das System über API mit Zahlungsdiensten, Kurierdiensten, Telefonie, Buchhaltungssoftware und anderen Diensten verbunden.

Wie werden Ziele und Anforderungen festgelegt?

Zunächst wird beschrieben, wie das Unternehmen derzeit arbeitet. Betrachtet werden die Rollen im Team, Dokumente, Freigaben, Ausnahmen und die Stellen, an denen Informationen verloren gehen. Wichtig ist nicht nur, was die Geschäftsführung tut, sondern auch, was der Bediener, der Vertriebsmitarbeiter, der Buchhalter oder der Techniker eingibt.

Anschließend wird das Ziel des Systems formuliert. Es sollte konkret sein: Alle Anfragen sollen an einem Ort sichtbar sein, Angebote sollen nachverfolgt werden können, Rechnungen sollen aus einem bestätigten Auftrag erstellt werden oder das manuelle Kopieren zwischen zwei Programmen soll entfallen.

Die Anforderungen werden in verpflichtende und wünschenswerte Anforderungen unterteilt. Die verpflichtenden Anforderungen fließen in die erste Version ein. Die wünschenswerten werden für eine spätere Phase eingeplant, sofern sie für den Start nicht erforderlich sind. So wird das Risiko begrenzt, dass das Projekt unkontrolliert wächst.

In dieser Phase werden außerdem Zugriffsrechte, benötigte Auswertungen, Datenmigration, mobiler Zugriff, Sicherungskopien, die Anmeldemethode und Integrationen festgelegt. Wenn das System personenbezogene oder Finanzdaten verarbeitet, werden die Anforderungen an Zugriffe und ein Aktionsprotokoll bereits zu Beginn eingeplant.

Wie wird eine individuelle Webanwendung geplant?

Nach der Klärung der Prozesse werden die wichtigsten Bildschirme und Aktionen beschrieben. Für jede Rolle muss klar sein, was sie sieht, was sie erstellen kann, was sie freigibt und welche Benachrichtigungen sie erhält. So wird die Logik des Systems festgelegt, bevor es an das visuelle Design geht.

Bei komplexeren Projekten wird ein Prototyp der wichtigsten Abläufe erstellt. Zum Beispiel erstellt der Vertriebsmitarbeiter ein Angebot, der Kunde öffnet es, die Geschäftsführung gibt es frei und der Buchhalter erhält die Daten für die Rechnung. Mit dem Prototyp lassen sich diese Schritte mit den tatsächlichen Personen besprechen, die später mit dem System arbeiten.

Geplant wird auch die technische Grundlage: Datenbank, Benutzer und Rollen, API, Dateien, Benachrichtigungen, Protokolle, Hosting und Sicherungskopien. Bei einem öffentlich zugänglichen System werden außerdem Auslastung, Schutz der Formulare und das Verhalten im Fehlerfall berücksichtigt.

Die Entwicklung sollte selten mit allen denkbaren Funktionen beginnen. Sinnvoller ist es, wenn die erste Version den Kernprozess abdeckt und vom Team eingesetzt wird. Auf Grundlage des Feedbacks werden Automatisierungen, zusätzliche Auswertungen und neue Integrationen ergänzt.

Wie läuft die eigentliche Entwicklung ab?

1. 01
   Grundlage schaffen

   Datenbank, Benutzer, Rollen, Grundeinstellungen und Projektstruktur werden angelegt. Es wird eine Umgebung vorbereitet, in der neue Funktionen unabhängig vom laufenden System geprüft werden können.

2. 02
   Entwicklung der Kernprozesse

   Es werden die Module entwickelt, die den größten Nutzen bringen: Anfragen, Kunden, Geschäfte, Aufgaben, Lager, Kalender, Dokumente oder andere Bestandteile – je nach Prozess. Jedes Modul wird mit den übrigen verbunden, statt als isolierter Bildschirm zu bestehen.

3. 03
   Integrationen und Automatisierung

   Über API werden Verbindungen zu Zahlungsdiensten, Kurierdiensten, Telefonie, E-Mail, Buchhaltung oder externen Katalogen hergestellt. Wiederkehrende Aktionen wie das Erstellen einer Rechnung, das Versenden einer Benachrichtigung oder das Ändern eines Status werden automatisiert.

4. 04
   Schrittweise Präsentation

   Es wird ein funktionierender Teil des Systems gezeigt, nicht nur Screenshots. So können Sie bestätigen, ob die Logik der tatsächlichen Arbeitsweise entspricht, und Änderungen vorschlagen, bevor alle Module entwickelt sind.

5. 05
   Vorbereitung auf den Praxiseinsatz

   Benutzer, Daten, Einstellungen, Zugriffsrechte und Anleitungen werden geprüft. Es wird festgelegt, wer aus dem Team das System überwacht und wer künftige Änderungen freigibt.

Wie wird die Software vor der Einführung getestet?

Beim Testen wird nicht nur geprüft, ob sich eine Schaltfläche anklicken lässt. Der gesamte Prozess wird anhand realistischer Szenarien geprüft: Kunden anlegen, Status ändern, abgelehnte Bestellung, Teilzahlung, fehlender Lagerartikel oder ein Benutzer ohne Berechtigung für eine bestimmte Aktion.

Geprüft werden verschiedene Rollen, mobile Geräte, Browser, Benachrichtigungen, Dateien und Integrationen. Bei Änderungen am System werden auch die bereits funktionierenden Bereiche erneut geprüft. Dadurch sinkt das Risiko, dass eine neue Funktion einen bestehenden Prozess beeinträchtigt.

Vor dem Go-live ist es sinnvoll, dass wichtige Mitarbeiter mit dem System in einer Testumgebung arbeiten. Dabei erkennen sie Dinge, die in einer technischen Beschreibung nicht auffallen: ein fehlendes Feld, ein unklarer Status oder ein unnötiger Schritt bei einer täglichen Aufgabe.

Wie läuft die Einführung ab?

Die Einführung umfasst die Einrichtung der Produktivumgebung, den Import von Daten, das Anlegen von Benutzern und die Prüfung der Zugriffsrechte. Wenn Informationen aus Excel oder einem alten System übernommen werden, bereinigt man vorab doppelte, unvollständige und falsch formatierte Datensätze.

In der Regel wird ein Termin für die Umstellung sowie ein klarer Plan für den Fall von Problemen festgelegt. Je nach Risiko kann es eine kurze Übergangszeit geben, in der das alte und das neue System parallel betrieben werden. Das Team erhält Anleitungen und konkrete Beispiele aus seinem Arbeitsbereich.

Nach dem Go-live werden Fehler, langsame Abläufe und Fragen der Benutzer beobachtet. In dieser Phase werden häufig kleinere Anpassungen an Feldern, Benachrichtigungen, Berechtigungen und Auswertungen vorgenommen. Das bedeutet nicht, dass das Projekt schlecht geplant wurde. Die tatsächliche Nutzung zeigt Details, die sich in einer Präsentation im Büro nicht vollständig erkennen lassen.

Was umfasst die Wartung nach der Entwicklung?

Die Wartung kann Überwachung, Backups, Updates, Fehlerbehebung und kleinere Änderungen am System umfassen. Bei einer Webanwendung werden der Server, das SSL-Zertifikat, die Zugriffe und externe Integrationen überwacht.

Wartung ist nicht dasselbe wie eine Neuentwicklung. Das Hinzufügen eines neuen Moduls, einer neuen Rolle oder einer umfangreichen Integration wird separat geplant. Für die laufende technische Wartung dient 100–350 € pro Monat als Richtwert. Der konkrete Betrag hängt von der Anzahl der Systeme, der erforderlichen Reaktionszeit und dem Umfang der enthaltenen Leistungen ab.

Bereits zu Beginn sollte geklärt werden, wem der Code, die Datenbank, die Zugänge und die Dokumentation gehören. Bei der Entwicklung von Individualsoftware wird das System rund um Ihren Prozess aufgebaut. Diese Fragen sollten daher Bestandteil des Angebots und der Vertragsbedingungen sein.

Wie werden Zeitrahmen und Preis festgelegt?

Der Zeitrahmen hängt von der Anzahl der Module, der Komplexität der Regeln, den Integrationen, der Datenmigration und der Geschwindigkeit des Feedbacks ab. Ein Projekt mit mehreren Rollen und Standardauswertungen wird anders geplant als eine Plattform mit mobiler App, Zahlungen, Geolokalisierung und externen API-Anbindungen.

Der Preis wird nach einem Gespräch, der Prüfung der Prozesse und der Beschreibung des Leistungsumfangs festgelegt. Bei Individualsoftware dient 3.000–29.300 € als Richtwert. Der niedrigere Preis ist bei einem begrenzten Umfang und fertigen Komponenten möglich. Der höhere Preis ergibt sich bei mehr Rollen, komplexer Geschäftslogik, Integrationen, einem mobilen Teil, Datenmigration und besonderen Sicherheitsanforderungen.

Die Tabelle dient als Orientierung und ist kein automatisches Angebot. Wichtig ist, zu klären, was enthalten ist: Analyse, Design, Programmierung, Tests, Datenimport, Schulung, Hosting, Garantiezeitraum und Wartung. So vergleichen Sie tatsächliche Leistungsumfänge und nicht nur Endpreise.

Wie sieht ein reales Projekt aus?

Bei LiftexPro – ERP für Aufzugsunternehmen umfasst das System die Planung von Inspektionen, die Verwaltung von Gebäuden, eine mobile App für Techniker und die automatische Rechnungsstellung. Das ist ein gutes Beispiel dafür, warum die Entwicklung beim gesamten Arbeitsprozess und nicht bei einem einzelnen Bildschirm beginnt.

Bei einem solchen System haben die verschiedenen Rollen unterschiedliche Aufgaben. Der Disponent plant, der Techniker arbeitet vor Ort, der Manager überwacht die Ausführung und die Buchhaltung nutzt die Daten für die Rechnungsstellung. Wenn diese Bereiche nicht miteinander verbunden sind, muss das Unternehmen Informationen weiterhin manuell übertragen.

Wenn das Hauptproblem in verstreuten Informationen zwischen verschiedenen Programmen liegt, werden API-Integrationen und die Vernetzung von Software geplant. Wenn das System Lager, Vertrieb und Rollen in einer Umgebung verwalten soll, ist ein individuelles ERP-System ein geeigneter Ausgangspunkt.

Wie bereiten Sie eine Anfrage für eine Entwicklung vor?

• Beschreiben Sie, welcher Prozess am meisten Zeit kostet oder zu Fehlern führt.
• Listen Sie die Rollen auf, die das System nutzen werden, und was jede Rolle können muss.
• Nennen Sie die Programme, Dateien und Dienste, mit denen eine Verbindung bestehen muss.
• Geben Sie ein konkretes Beispiel aus der Praxis – vom Anfang bis zum Ende.
• Markieren Sie, welche Funktionen für die erste Version unverzichtbar sind.
• Klären Sie, welche Daten übertragen werden müssen und welche Auswertungen benötigt werden.
• Fordern Sie ein Angebot mit Leistungsumfang, Phasen, Zeitrahmen sowie Bedingungen für Abnahme und Wartung an.

Je klarer der Prozess beschrieben ist, desto fundierter lässt sich das Projekt bewerten. Sie müssen keine technischen Begriffe kennen. Wichtig ist, zu zeigen, wie das Unternehmen arbeitet und was sich ändern muss.