Клиентска база данни — сегментация и пълна история
Клиентската база данни е централизиран регистър, в който всеки контакт съществува веднъж — без дублиращи се записи в Excel, имейл и фактуриращата система. Изграждаме CRM база с автоматичен дедуп по ЕИК, телефон и имейл, сегментация по поведение, пълна история на комуникацията и съответствие с GDPR. Един екран показва кой е клиентът, какво е купувал, кога последно сте говорили и какво следва — без търсене из пет различни файла.
Какво включва решението
Не продаваме абонамент за чужда платформа, на която плащате на потребител на месец. Изграждаме собствена клиентска база данни на ваш сървър, с ваша схема и пълен експорт по всяко време — без vendor lock-in и без таван на брой контакти.
- ✓Автоматичен дедуп и обединяване — алгоритъм по ЕИК/ЕГН, телефон и имейл с fuzzy match на име и адрес открива дублирани записи, предлага сливане и пази одит на коя стойност от кой източник е останала.
- ✓Сегментация по поведение — динамични сегменти (RFM, неактивни 90 дни, оборот над праг, по град/индустрия) се преизчисляват сами и захранват кампании, без ръчно филтриране на таблици.
- ✓360° картон на клиента — поръчки, фактури, оферти, имейли, обаждания, тикети и бележки на едно място, подредени по време, с филтър по тип събитие.
- ✓Пълнотекстово търсене за под секунда — намирате контакт по фрагмент от име, телефон, ЕИК или дума от бележка дори при 500 000+ записа, благодарение на индексирано PostgreSQL търсене.
- ✓GDPR по дизайн — съгласия с дата и източник, право на изтриване и преносимост с един бутон, журнал кой служител е видял кой запис, маскиране на чувствителни полета по роля.
- ✓Импорт без хаос — мигрираме данните ви от Excel, Google Sheets, стар CRM или фактуриращ софтуер с предварителен dry-run отчет колко записа ще се обединят и кои изискват ръчно решение.
- ✓Двупосочна синхронизация — клиентската база остава актуална с фактуриращата система, онлайн магазина и имейл маркетинга през API, така че няма "коя версия е вярната".
- ✓Роли и права за достъп — търговец вижда само своите клиенти, мениджърът — целия портфейл, счетоводството — само финансовите полета. Всяко четене и редакция се логва.
За кого е CRM базата
Двама търговци звънят на един клиент в рамките на седмица, защото водят отделни Excel-и — типичен сценарий, който убива доверието. Централизираната клиентска база показва последния контакт, отговорния търговец и историята на оферти, така че екипът говори с един глас и нищо не пропада между смените.
Един и същ клиент поръчва като фирма и като физическо лице, с три имейла и два телефона. Дедупът обединява профилите в един картон, RFM сегментацията намира 200-те най-ценни клиента, а двупосочната синхронизация с магазина държи имейл кампаниите точни без ръчен експорт.
Клиники, агенции, счетоводни кантори и SaaS компании пазят чувствителни данни и трябва да докажат GDPR съответствие при проверка. Базата държи съгласия с дата и източник, право на изтриване с одит и пълна история на обслужването — едно място вместо имейл, лист хартия и нечия памет.
Как изграждаме клиентската база данни
Подходът ни е data-first: първо чистим и обединяваме това, което вече имате, после строим интерфейса върху чистите данни. Решението е част от пълноценна CRM система или може да работи самостоятелно като централен регистър на контактите, който захранва останалите ви системи.
1. Одит на източниците и схема на данните
Описваме всеки източник, в който днес живеят клиентски данни — Excel файлове, фактуриращ софтуер, имейл, онлайн магазин, стар CRM. Дефинираме каноничната схема: кои полета са задължителни, кои са идентификатори за дедуп (ЕИК, телефон, имейл) и кой източник е авторитетен при конфликт. Този етап спестява седмици чистене после.
2. Импорт, дедуп и обединяване
Зареждаме всичко в staging таблици и пускаме dedup алгоритъма в dry-run: получавате отчет колко записа са точни дубли, колко са вероятни (fuzzy match) и колко изискват ръчно решение. Чак след одобрение записваме в продукционната клиентска база данни, с пълен одит коя стойност от кой източник е оцеляла — нищо не се изтрива безвъзвратно.
3. Сегментация и правила
Конфигурираме динамичните сегменти спрямо вашия бизнес — RFM скоринг, неактивни клиенти, оборот над праг, географски и индустриален срез. Сегментите се преизчисляват автоматично и са готови да захранят имейл кампания, обаждания или приоритизация в pipeline-а, без ръчно филтриране на таблици всеки месец.
4. Интеграции и синхронизация
Свързваме базата с фактуриращата система, онлайн магазина, имейл платформата и телефонната централа през API. Синхронизацията е двупосочна и идемпотентна — нова поръчка обновява картона, промяна на имейл се разпространява навсякъде, а конфликтите се решават по предефинирано правило, не на случаен принцип.
5. Достъп, GDPR и обучение
Настройваме ролите и правата, активираме журнала за достъп, проверяваме процесите по съгласие, изтриване и преносимост спрямо GDPR. Обучаваме екипа на живо, оставяме кратка документация и 30 дни поддръжка след старта за фини настройки върху реални данни.
Защо Saitami
Цените са фиксирани в евро — без месечни такси на потребител и без таван на брой контакти. Базата може да расте до пълноценен CRM или да остане лек, бърз регистър — решението е софтуер по поръчка, който е изцяло ваш.
Често задавани въпроси
Каква е разликата между клиентска база данни и CRM?
Клиентската база данни е централизираният, дедупликиран регистър — единственият достоверен запис за всеки контакт с история и сегменти. CRM-ът е работният процес отгоре: pipeline, задачи, оферти, автоматизации. Можете да започнете само с чистата база и по-късно да я надградите до пълен CRM, защото схемата е проектирана за това от ден едно. Вижте и CRM за малък бизнес, ако екипът е малък.
Имам контакти в три Excel-а и стар софтуер — ще се загуби ли нещо?
Не. Импортът минава през staging и dry-run отчет: виждате точно колко записа ще се обединят и кои изискват ваше решение, преди да запишем каквото и да е в продукция. Оригиналните стойности се пазят в одит, така че всяко сливане е обратимо. Нищо не се изтрива на сляпо.
Как базата покрива GDPR изискванията?
Всяко съгласие се записва с дата, текст и източник. Право на изтриване и на преносимост се изпълняват с един бутон и оставят журнал. Достъпът е по роля с логване кой служител кой запис е видял, а чувствителните полета се маскират за потребители без права. При проверка показвате одит, не обяснения.
Колко струва и колко време отнема?
Стартова цена €1,900 за база с дедуп, сегментация, 360° картон, търсене и миграция на до един източник. Двупосочни интеграции с фактуриране/магазин и сложен GDPR workflow започват от €3,200. Типичен срок: 3-5 седмици според броя източници и чистотата на данните. Без месечен абонамент — само хостинг.
Притежавам ли данните и кода?
Да. Базата стои на ваш сървър или ваш облачен акаунт, схемата е документирана, експорт на всичко е възможен по всяко време. Получавате и сорс кода. Това е бизнес софтуер, който е ваша собственост — не наемате достъп до чужда платформа.
Готови за една чиста клиентска база вместо пет файла?
Изпратете ни кратко описание на източниците, в които днес живеят клиентските ви данни, и приблизителния брой контакти. В рамките на 48 часа връщаме оценка колко дубли ще намерим и фиксирана цена за изграждане на базата.
Заявете оценка на базата →Свързани услуги: CRM система · CRM система за продажби · софтуер по поръчка