Система за одобрение на разходи — workflow и бюджети
Системата за одобрение на разходи е софтуер, който превръща хаоса от имейли и хартиени бордера в контролиран многостъпален workflow — всяка фактура, командировка или авансов отчет минава през правилните одобряващи, проверява се срещу бюджет в реално време и стига до счетоводството напълно осчетоводима. Изграждаме я по поръчка за вашата йерархия, лимити и центрове на разход, с OCR на касови бележки и автоматичен експорт към счетоводния ви софтуер — без месечен абонамент на потребител.
Какво включва решението
Всяко решение, което изграждаме, е custom приложение върху ваш backend — не SaaS под наем. Получавате собствени данни и правила за маршрутизация, без vendor lock-in.
- ✓Многостъпален workflow за одобрение — правила по сума, отдел, проект и доставчик, с условни клонове, делегиране при отпуск и автоматична ескалация след 48 часа.
- ✓Бюджети в реално време — всеки разход се проверява срещу бюджета на центъра на разход; заявка над лимита се блокира или маркира за допълнително одобрение.
- ✓OCR на касови бележки и фактури — служителят снима бордерото от телефона, OCR извлича доставчик, дата, сума и ДДС и попълва автоматично авансовия отчет.
- ✓Авансови отчети и командировки — служителите подават разходи по дни, валута и категория, а курсовете се конвертират автоматично по дата на документа.
- ✓Експорт към счетоводен софтуер — готови счетоводни статии към Microinvest, Бизнес Навигатор, Ажур или ERP по сметкоплан, аналитичност и ДДС код.
- ✓Пълен одитен журнал — кой, кога и какво е одобрил или върнал — несменяем log за вътрешен контрол и одит.
- ✓Мобилно одобрение и нотификации — push, имейл или Viber известие; ръководителят одобрява от телефона за секунди.
- ✓Отчети и dashboard — разходи по отдел, проект и период, среден срок на одобрение и тесни места във workflow-а.
За кого е подходяща системата за одобрение на разходи
50-300 души, където имейл одобренията вече не се проследяват. Многостъпалният workflow с лимити по сума и автоматична ескалация съкращава цикъла на одобрение от дни до часове.
Магазини, клонове или площадки с локални мениджъри. Всяка заявка се обвързва с центъра на разход и се проверява срещу бюджета в реално време, под централен контрол.
Няколко юридически лица с общ финансов контрол. Всяка фирма има свои бюджети и вериги, но отчетът е консолидиран на ниво група, заедно с възстановяването на разходи.
Как изграждаме системата
Не ви даваме готов template с чужда логика. Моделираме точно вашата йерархия на одобрение, лимити и сметкоплан, така че системата работи както реално движите парите днес — само по-бързо и проследимо. Това е част от нашата изработка на софтуер по поръчка.
1. Картографиране на workflow и лимити
Описваме всеки тип разход — фактура, авансов отчет, командировка — кой инициира, кой одобрява, при каква сума се включва следващото ниво и кога ескалира, плюс центровете на разход и правилата за делегиране. Резултатът е матрица на одобрение, която валидираме, преди да пишем код.
2. Workflow engine и бюджетен контрол
Конфигурируем workflow engine — правилата за маршрутизация се променят от админ панел, без ре-деплой. Бюджетите се водят по център на разход с разделяне на ангажирана и реализирана сума, така че одобряващият вижда оставащия лимит в момента на решението.
3. OCR и интеграция със счетоводство
OCR pipeline чете касови бележки от снимка или PDF и извлича доставчик, сума, ДДС и дата. Одобрените разходи постъпват към счетоводния ви софтуер чрез API интеграции или файлов експорт — статии по сметкоплан, аналитичност и ДДС код.
4. Пилот, обучение и доработка
Пускаме пилот с един отдел и реални документи, мерим срока на одобрение и калибрираме правилата. След това разгръщаме на цялата организация с кратко обучение, а workflow-ът остава ваш да го менажирате сами.
Защо Saitami
Цените са фиксирани в евро — без месечен абонамент на потребител. Често комбинираме одобрението на разходи със софтуер за бюджетиране за пълен план/факт контрол и със софтуер за управление на договори, когато разходът е обвързан с договор и приемане на работа.
Често задавани въпроси
Колко струва система за одобрение на разходи?
Стартова цена €3,200 за пакет с многостъпален workflow, бюджети по център на разход, мобилно одобрение и експорт към един счетоводен софтуер. Версия с OCR на касови бележки, авансови отчети по валута и двупосочна ERP интеграция започва от €6,500. Заплащате веднъж за разработка — няма месечна такса на потребител, само хостинг около €25-€90 на месец.
Защо custom вместо готова SaaS платформа?
Готовите платформи налагат своя логика на одобрение и таксуват на потребител — при 50 одобряващи това са €400+ месечно завинаги. Custom системата следва точно вашата йерархия и сметкоплан, данните остават при вас, а след първоначалната инвестиция нямате растящ абонамент. Това е и причината клиентите ни да предпочитат софтуер за бюджетиране и одобрение по поръчка.
С кой счетоводен софтуер се интегрира?
Правили сме експорти към Microinvest, Бизнес Навигатор, Ажур L и собствени ERP системи. Където има API — синхронизираме в реално време; където няма — генерираме файл за импорт по точния формат на сметкоплана ви, с ДДС код и аналитичност, така че счетоводството само осчетоводява без ръчни корекции.
За колко време се внедрява?
Стандартно внедряване е готово за пилот за 5-7 седмици: 1 седмица картографиране на workflow, 3-4 седмици разработка, 1-2 седмици пилот и доработка. Версия с OCR и сложна ERP интеграция отнема 9-12 седмици. Разгръщаме поетапно — първо един отдел, после цялата организация.
Можем ли да променяме правилата сами след старта?
Да. Лимитите по сума, веригите на одобряващите, центровете на разход и правилата за ескалация се менажират от админ панел без намеса на разработчик. Системата е ваша — кодът и базата данни остават при вас, без зависимост от наша поддръжка за ежедневни промени.
Готови да овладеете одобрението на разходи?
Изпратете ни кратко описание на текущия процес — кой одобрява, при какви суми и към кой счетоводен софтуер експортирате. В рамките на 3 работни дни връщаме матрица на одобрение и фиксирана оферта в евро за вашата система за одобрение на разходи.
Заявете оферта →Свързани услуги: софтуер за управление на договори · софтуер за бюджетиране · изработка на софтуер