Приемо-предавателен протокол — софтуер с електронен подпис
Приемо-предавателен протокол софтуер замества хартиените бланки с електронно подписан документ, който се генерира на терен от шаблон, прикача снимки като доказателство и влиза в търсим архив за секунди. Технически и приемчикът подписват от телефон или таблет още на обекта, протоколът се заключва против промяна с времеви маркер и PDF-ът тръгва автоматично към клиента и счетоводството — без сканиране, без изгубени бланки, без спор кой какво е приел.
Какво включва решението
Изграждаме системата като custom софтуер по поръчка — структурата на протоколите, полетата и работният поток отговарят точно на вашата дейност, а не на чужд готов продукт с месечен абонамент.
- ✓Конфигурируеми шаблони за протокол — приемо-предавателен, монтажен, ремонтен, на оборудване, на обект; всеки с собствени полета, задължителни точки и автоматична номерация по година и обект.
- ✓Електронен подпис на двете страни — подпис с пръст на екран, КЕП или линк за отдалечено подписване по имейл; всеки подпис се връзва с име, длъжност, час и устройство.
- ✓Снимки и видео като доказателство — техникът снима състоянието преди и след, добавя бележки върху снимката; файловете се вграждат в PDF-а и не могат да бъдат подменени по-късно.
- ✓Заключване и времеви маркер — след подписване протоколът става read-only, получава хеш и timestamp; всяка следваща корекция е нова версия с пълна история кой, кога и какво е променил.
- ✓Търсим дигитален архив — филтър по клиент, обект, дата, изпълнител, статус; намирате конкретен протокол от 2022 г. за 5 секунди вместо да ровите класьори.
- ✓Офлайн режим на терен — мобилното приложение работи без интернет в мазе или цех; протоколът се синхронизира автоматично, щом устройството хване мрежа.
- ✓Автоматично разпращане и интеграции — подписаният PDF тръгва към клиента по имейл, прикача се към сделката в ERP системата и към счетоводството чрез API интеграции.
За кого е подходящ
Бригада предава климатик, асансьор или машина и клиентът после твърди, че нещо не е работило. Със снимков запис преди/след и подпис на място спорът отпада. Протоколът се връзва директно с гаранцията — вижте и системата за гаранционно обслужване.
Предаване на апартамент или обект с десетки забележки. Всяка точка става отделен запис със снимка и срок за отстраняване, а финалният протокол се подписва само когато всички забележки са затворени — без хартиени списъци, които се губят между актове.
Предаване и връщане на ремарке, мотокар, скеле или оборудване под наем. Състоянието при предаване и при връщане се сравнява снимка до снимка, а щетите се документират с подпис на наемателя още преди да напусне склада.
Как изграждаме системата
Не препродаваме готов продукт. Системата седи на собствен backend — протоколите, снимките и архивът остават при вас, без vendor lock-in и без такса на документ.
1. Анализ на вашите бланки
Вземаме реалните хартиени или Word протоколи, които ползвате днес, и ги разбиваме на полета, задължителни точки, подписващи роли и правила за номерация. Резултатът е 1:1 цифров шаблон, който юристът и техническият ви ръководител разпознават веднага, без преучаване на екипа.
2. Мобилно приложение за терен
Разработваме Android/iOS приложение, в което техникът избира шаблон, попълва полетата, снима, дава таблета на клиента за подпис и затваря протокола — целият цикъл отнема 2-3 минути. Работи офлайн и синхронизира при първа връзка, така че обекти без покритие не са проблем.
3. Подписване и заключване
Имплементираме подпис на екран и опция за КЕП/отдалечен подпис по имейл за случаите, когато клиентът не е на място. При финализиране генерираме PDF, изчисляваме хеш и слагаме времеви маркер — документът става неизменяем, а всяка следваща версия е проследима в одитен лог.
4. Архив, права и интеграции
Свързваме протоколите с клиента, обекта и сделката във вашия бизнес софтуер, настройваме права за достъп по роля и автоматизираме разпращането към клиент и счетоводство. Архивът е пълнотекстово търсим и с експорт за одит или НАП проверка.
5. Тестване и въвеждане
Пускаме системата с един екип на реални обекти за 2 седмици, събираме обратна връзка, дошлифоваме шаблоните и едва тогава мащабираме към всички бригади. Обучението на терен е 30 минути на човек, защото интерфейсът повтаря бланката, която вече познават.
Защо Saitami
Цените са фиксирани в евро — без месечни абонаменти и без такса на документ. Системата работи самостоятелно или като модул към вашия бизнес софтуер; за сервизни екипи я комбинираме със софтуер за сервизна дейност.
Често задавани въпроси
Има ли електронният подпис в протокола правна сила?
Да. Подписът на екран с име, длъжност, час и устройство е електронен подпис по смисъла на eIDAS и Регламент 910/2014 и е допустим като доказателство. За случаи с по-високо изискване (договори, актове) включваме квалифициран електронен подпис (КЕП) или отдалечено подписване по имейл с одитна следа. Заедно със снимковия запис и заключването с timestamp протоколът държи в спор много по-добре от хартиена бланка.
Какво става, ако клиентът не е на обекта да подпише?
Техникът финализира своята част и системата изпраща линк за отдалечено подписване по имейл или SMS. Клиентът отваря протокола, преглежда снимките и подписва от телефона си. Протоколът остава в статус „чака подпис" с напомняне, докато не бъде затворен — нищо не се губи и нямате недовършени документи в чекмеджето.
Колко струва и кога е готова системата?
Стартова цена €3,200 за система с до 3 шаблона, подпис на екран, снимков запис, архив с търсене и уеб админ панел. Мобилно приложение с офлайн режим, КЕП и интеграция с ERP/счетоводство започват от €5,500. Стандартен срок за внедряване е 4-6 седмици. Месечни разходи има само за хостинг — обикновено €25-€60.
Чии са данните и можем ли да напуснем по-късно?
Системата е custom разработка на ваш сървър или облак — кодът, базата данни и архивът с всички протоколи са изцяло ваши. Няма vendor lock-in, няма такса на документ и можете да експортирате целия архив като PDF и структуриран файл по всяко време. Получавате и пълна документация на решението.
Може ли да се свърже с гаранционното обслужване?
Да. Подписаният приемо-предавателен протокол стартира гаранционния срок автоматично и се свързва с система за гаранционно обслужване. При рекламация виждате веднага кога и в какво състояние е предаден обектът, с подпис и снимки — без търсене на хартиена бланка.
Дигитализирайте приемо-предавателните протоколи
Изпратете ни вашата текуща бланка и кратко описание на процеса по предаване. В рамките на 48 часа изготвяме демо шаблон с електронен подпис и снимков запис, обвързан с офертна цена за пълната система.
Заявете демо протокол →Свързани услуги: софтуер по поръчка · бизнес софтуер · ERP система