Софтуер за сервизна дейност — заявки, изпълнители, разходи
Софтуер за сервизна дейност е единна система, която управлява целия цикъл на услугата — от приета заявка през планиране и възлагане на техник до приключване, фактуриране и SLA отчет. Изграждаме custom платформа за фирми с изнесени екипи: водоснабдяване, климатична техника, асансьори, ИТ поддръжка, поддръжка на сгради, монтажни услуги. Един екран за диспечера, мобилно приложение за техника и реален поглед върху рентабилността на всяка заявка.
Какво включва системата
За разлика от тясно специализиран софтуер за сервиз на техника, който проследява серийни номера на конкретно устройство, тук фокусът е върху операциите на цялата сервизна фирма — хора, графици, обекти и парите зад всяка интервенция.
- ✓Приемане и диспечиране на заявки — заявки влизат от телефон, имейл, форма на сайта или клиентски портал, попадат в обща опашка и се възлагат на свободен техник с няколко клика, по локация и компетенции.
- ✓График на техниците и капацитет — drag-and-drop календар по екипи, който показва натовареност, отпуски и пътно време, така че не обещавате час, който не можете да изпълните.
- ✓SLA и срокове за реакция — за всеки клиент или договор задавате време за реакция и за отстраняване; системата отброява, ескалира при риск от просрочване и пази SLA отчет за всеки месец.
- ✓Мобилно приложение за терен — техникът вижда дневния маршрут, отваря заявка офлайн, добавя снимки, изразходвани материали и часове, и взима подпис на клиента директно на телефона.
- ✓Разходи и рентабилност на заявка — труд, материали, командировъчни и подизпълнители се сумират по всяка заявка, така че виждате маржа още преди да издадете фактурата.
- ✓Договори за поддръжка и абонаменти — повтарящи се профилактики се генерират автоматично по график, а абонаментните клиенти се фактурират периодично без ръчна работа.
- ✓Фактуриране от заявка до плащане — приключена заявка става оферта или фактура с един клик, с проследяване на плащания и автоматични напомняния за просрочени суми.
- ✓База от обекти и история на клиента — всеки адрес, инсталация и предишна интервенция е в едно досие, така че техникът знае контекста още преди да тръгне.
За кого е подходящ софтуерът за сервизна дейност
Фирми за асансьори, ОВК, ВиК, електро и пожарни системи с десетки обекти на абонамент. Профилактиките се планират автоматично по график, аварийните заявки скачат най-отгоре в опашката с SLA до 4 часа, а всеки обект пази пълна история на интервенциите.
Фирми, които изпращат бригади на терен — климатици, фотоволтаици, кухни, изолации. Диспечерът разпределя заявките по локация и квалификация, оптимизира маршрута за деня и съкращава празното пътно време с 20-30%.
Аутсорс ИТ поддръжка с retainer договори. Часовете по клиент се отчитат точно, SLA отчетите се генерират автоматично за месечната фактура, а ръководителят вижда кой клиент е печеливш и кой яде ресурс под договорената ставка.
Как изграждаме решението
Не продаваме готова кутия с месечен абонамент на потребител. Картографираме реалния ви процес — как влиза заявката, кой я възлага, какво пише техникът на терен — и изграждаме система около него като софтуер по поръчка, който остава ваша собственост.
1. Анализ на сервизния процес
Минаваме един работен ден с диспечера и един с техник на терен. Записваме всяка стъпка, всяка карта на хартия и всеки Excel файл, който държи бизнеса. Дефинираме статусите на заявката, правилата за SLA по тип клиент и точките, в които сега се губи време или пари.
2. Диспечерски модул и графици
Изграждаме централния екран на диспечера — опашка от заявки, календар по техници, карта на обектите. Възлагането става с drag-and-drop, а системата предупреждава при конфликт в графика, недостиг на квалификация или риск от просрочен SLA, преди заявката да е потвърдена пред клиента.
3. Мобилно приложение за техниците
Доставяме PWA или native приложение, което работи и без мрежа в мазе или асансьорна шахта. Техникът вижда маршрута, чеклиста по тип услуга, добавя снимки и материали, и взима електронен подпис на клиента — данните се синхронизират щом има сигнал.
4. Финанси, SLA и интеграции
Свързваме приключването на заявка със фактуриране, разходи и SLA отчети. Интегрираме счетоводен софтуер, банкови плащания, SMS/имейл известия и при нужда съществуваща ERP система или склад, така че няма двойно въвеждане на данни между отделите.
5. Пилот, обучение и продукция
Пускаме пилот с един екип за 2-3 седмици, събираме обратна връзка от терена и шлифоваме потоците, преди да включим цялата фирма. Обучаваме диспечери и техници, мигрираме активните договори и обекти, и оставаме на поддръжка с гарантирано време за реакция.
Защо Saitami
Цените са фиксирани в евро — без такса на потребител, без месечен абонамент за достъп. Системата е модулна: можете да започнете с диспечер и заявки, после да добавите приемо-предавателни протоколи или интеграция с вашия бизнес софтуер.
Често задавани въпроси
Каква е разликата спрямо софтуер за сервиз на техника?
Софтуерът за сервизна дейност управлява операциите на цялата сервизна фирма — заявки, графици на изпълнители, SLA, разходи и фактуриране за услуги, които често са на терен. Специализираният софтуер за сервиз на техника е по-тесен — върти се около конкретно устройство със сериен номер, гаранция и склад за части. Често ги комбинираме в едно решение, когато фирмата прави и двете.
Колко струва система за сервизна дейност?
Стартова цена €4,500 за модул заявки и диспечер с мобилен достъп за техниците. Пълна платформа с графици по екипи, SLA, разходи по заявка, договори за поддръжка и фактуриране е в диапазона €9,000-€16,000 според броя екипи и интеграциите. Цената е фиксирана в евро и еднократна — без такса на потребител и без месечен абонамент за достъп.
Работи ли мобилното приложение без интернет на терен?
Да. Приложението за техници е офлайн-first — дневният маршрут и отворените заявки се кешират на устройството. Техникът добавя снимки, материали, часове и подпис на клиента дори в мазе или асансьорна шахта без сигнал; всичко се синхронизира със сървъра автоматично при възстановена връзка, без загуба на данни.
Можете ли да интегрирате счетоводството и съществуващия ни ERP?
Да. Свързваме фактурирането с български счетоводен софтуер, банкови плащания и при нужда вашата CRM система или ERP през API. Целта е една заявка да не се въвежда втори път — приключването на терен автоматично подава данните към финанси и отчети, без двойна работа между диспечер и счетоводство.
Чия собственост е софтуерът след разработката?
Ваша. Получавате изходния код, базата данни и пълна документация. Хоствате при нас или на ваш сървър, добавяте екипи без допълнителен лиценз и развивате системата с нас или с друг екип. Няма vendor lock-in и няма риск доставчик да вдигне цената или да спре услугата.
Готови за софтуер за сервизна дейност, който плаща сам за себе си?
Опишете ни как влизат заявките днес, колко екипа имате на терен и кои SLA-та ви горят. В рамките на 48 часа изпращаме конкретна архитектура, фазиран план и фиксирана оферта в евро.
Заявете консултация →Свързани услуги: софтуер по поръчка · CRM система · бизнес софтуер