Система за управление на документи — версии, права, КЕП подпис и audit trail в едно
Система за управление на документи (DMS), която замества споделените папки и претъпканите имейли с централен кабинет: hierarchical folders, версии на всеки файл, full-text search с OCR на български, права по роля, eIDAS-съвместим електронен подпис и пълен audit trail на всяко отваряне, редакция и изпращане.
Какво включва DMS системата — основни модули
Document storage with workflow за компании, които пазят договори, фактури, ТРЗ-документи, проектна документация и кореспонденция в едно. Всеки модул отговаря на конкретно изискване от ISO 27001, ЗЗЛД и GDPR без отделен compliance проект.
Hierarchical folders и тагове
Йерархия от папки по отдел, клиент и проект, плюс тагове за статус, тип документ и retention срок. Един файл живее на едно място, но се намира през няколко среза без копиране.
Версии и check-in / check-out
Всяка редакция създава нова версия с автор, дата и коментар. Заключване на файла при отваряне за писане предотвратява паралелни промени, а сравнение между две версии показва разликите ред по ред.
Full-text search + OCR
ElasticSearch индексира съдържанието на всеки PDF, Word и Excel файл, а OCR pipeline разпознава кирилица в сканирани документи. Намирате клауза в договор или сума във фактура за под секунда.
Права на достъп по роля
Role-based access control с правила на ниво папка, тип документ и поле. Счетоводител вижда фактурите, юрист — договорите, мениджър — обобщенията. Външни одитори получават временен read-only достъп с изтичане.
Електронен подпис (КЕП) и workflow
eIDAS signing с КЕП от Borica, Evrotrust или InfoNotary директно в браузъра. Workflow approvals насочват документа към следващия подписващ, събират подписи в правилен ред и затварят процеса автоматично.
Audit trail и retention rules
Всяко отваряне, сваляне, редакция, подпис и споделяне се записва с потребител, IP и timestamp. Retention правила архивират или унищожават документи автоматично според закон, договор или вътрешна политика.
За кого е тази система за управление на документи
Три профила, в които DMS се изплаща за под година, защото губенето на документи струва повече от софтуера — особено когато идва одит или съдебно дело.
Юридически кантори
Адвокатски кантори с 5-50 юристи, които работят по 200+ активни дела. DMS пази клиентски досиета с матерни документи, кореспонденция и съдебни решения; правата по дело и client confidentiality се спазват автоматично, а версиите на договорите се проследяват ред по ред.
Счетоводни кантори
Счетоводни и одиторски фирми с 30+ клиентски досиета и стотици хиляди първични документи на година. Full-text search с OCR намира конкретна фактура за секунди, retention правила пазят документите 10 години и НАП проверките минават без вадене на класьори от склада.
Средни компании с complex compliance
Производствени, фармацевтични, финансови и енергийни компании със 100-1000 служители и регулатори, които искат audit trail. DMS обединява ISO 27001 политики, GDPR records, договори и QMS документация в едно хранилище с подпис, версии и доказуем retention.
Как изграждаме DMS системата
Open-source стак, доказан в банки и държавни институции в ЕС, без vendor lock-in. Данните, индексите и подписите остават при вас — on-prem, в собствен облак или в наш managed hosting.
Технологичен стак
База данни: PostgreSQL за метаданни, права, версии и audit log — ACID гаранции и партиционирани таблици за милиони документи.
Файлово хранилище: S3-compatible storage (MinIO on-prem, AWS S3 или Wasabi) с server-side encryption и lifecycle policies за archive tier.
Търсене: ElasticSearch с български анализатор и Tesseract / AWS Textract OCR pipeline за сканирани документи.
Сигурност: SSO през Azure AD или Google Workspace, 2FA, end-to-end encryption за чувствителни папки.
eIDAS подпис и интеграции
КЕП подпис: eIDAS-compliant signing с Borica, Evrotrust, InfoNotary и EU Trust List — Qualified Electronic Signature с правна стойност в целия ЕС.
Счетоводен softуер: двупосочна синхронизация с Microinvest, Ажур, Plus Minus — фактурата от счетоводството се появява веднага в DMS-а с правилни тагове.
CRM и ERP: документите се привързват към сделка, клиент или поръчка; продавачът отваря офертата директно от CRM картата.
Email-to-DMS: прикачен файл от имейл влиза в правилната папка автоматично, без drag-and-drop.
Защо Saitami за вашия document management system
Три числа от реални внедрявания при български кантори и компании с регулирана дейност през последните две години. Не маркетингови обещания.
Време за намиране на документ
Full-text search с OCR на български сваля търсенето от 8-12 минути в споделени папки до под 15 секунди в DMS-а.
Audit-ready compliance
Всяко действие е логнато, retention правилата работят автоматично — НАП, ISO и GDPR одитът минават без аврал.
Стартова инвестиция
Фиксиран MVP пакет с папки, версии, OCR търсене, права и КЕП подпис. Без месечен абонамент per seat, завинаги.
Често задавани въпроси
Кратки отговори на въпросите, които ни задават office managers, юристи и IT директори при първи разговор за DMS.
Каква е разликата между DMS и облачно хранилище?
Google Drive, OneDrive и Dropbox са файлово хранилище — пазят файла, но не знаят какво е той. DMS системата управлява документа: версии с автор и коментар, права по роля на ниво папка и поле, full-text search с OCR, workflow за одобрение и подпис, retention правила и пълен audit trail. Drive показва кой е отворил папка; DMS доказва пред одитор кой кога е видял точно тази фактура и дали я е променил.
Поддържа ли OCR за сканирани документи?
Да — OCR pipeline е стандартен модул, не add-on. Tesseract с обучен модел за кирилица обработва договори, фактури и протоколи; за по-сложни форми и таблици добавяме AWS Textract или Azure Document Intelligence. Разпознатият текст влиза в ElasticSearch индекса, така че сканиран PDF се търси точно като native документ. Точността при стандартни договори е над 98%, а ръчна проверка се изисква само за полета с критична стойност като сума и дата.
Можете ли да мигрирате 100,000+ съществуващи документи?
Да — миграцията е част от внедряването. Извличаме файловете от споделени папки, имейл архиви, стария DMS или хартиен архив (със сканиране), пускаме ги през OCR и автоматичен класификатор по тип документ, и попълваме метаданни. Дубликатите се откриват по hash, а грешки в наименования се чистят с правила. За 100,000-500,000 документа миграцията отнема 3-6 седмици и тече паралелно с разработката.
Колко струва DMS система?
Стартовият пакет е от €4,800 еднократно — папки и тагове, версии, full-text търсене с OCR, права по роля, КЕП подпис и audit log, готов за работа за 5-7 седмици. Пълен build с workflow approvals, retention engine, ERP / счетоводна интеграция и миграция на стотици хиляди документи струва €9,500-€18,000. Цената е фиксирана след discovery, не на час, и включва обучение и 3 месеца поддръжка.
Готови за DMS, който одиторът обича колкото и екипът ви?
90-минутен discovery workshop — преглеждаме текущия документен поток, identifying къде се губят файлове и compliance рискове, и предлагаме конкретен scope, срок и цена. Вижте и свързаните страници: софтуер за заплати, софтуер за дигитален архив, изработка на софтуер и API интеграции. Качествена система за управление на документи започва с правилния scope и миграционен план, не с най-широкия SaaS план.
Заявете discovery workshop →