Система за управление на задачи — Kanban, спринтове, контрол
Система за управление на задачи по поръчка е собствен софтуер, в който екипът планира, разпределя и проследява работата си с Kanban дъски, deadline-и, зависимости и натовареност — без месечен абонамент на потребител и без чужд облак. Изграждаме я върху вашите процеси, свързваме я с CRM, ERP и календарите ви, и я доставяме като ваша интелектуална собственост с пълен изходен код. Един екип от 30 души спестява €4,000-€7,000 на година спрямо лицензите на Asana или Jira за същия брой места.
Какво включва решението
Всяка система за управление на задачи, която правим, е custom — пасва на вашия workflow, а не обратното. Получавате собствена база данни, собствен backend и пълен контрол върху полета, статуси и автоматизации, без vendor lock-in и без таван на потребителите.
- ✓Kanban дъски и списъци — drag-and-drop колони по ваши статуси, swimlanes по екип или проект, WIP лимити, които спират претоварването на хора и сигнализират за пречки в потока.
- ✓Възлагане и отговорност — всяка задача има отговорник, наблюдатели, приоритет и checklist от подзадачи; промяната на статус задължава полета, така че нищо не се „губи" между хората.
- ✓Срокове и напомняния — deadline, начална дата и estimate; автоматични напомняния 24 часа преди падеж по имейл, Slack или Viber и ескалация към ръководителя при просрочие над 3 дни.
- ✓Зависимости между задачи — „блокира / блокирана от" връзки, които изграждат критичен път; системата не позволява стартиране на задача, докато предходната не е приключена.
- ✓Контрол на натовареността — изглед на капацитета по човек и седмица в часове; пренатоварените се маркират в червено, така че мениджърът преразпределя още преди да възникне закъснение.
- ✓Спринтове и backlog — Scrum/Kanban хибрид с backlog, спринт планиране, story points, burndown графика и автоматично пренасяне на незавършените задачи в следващия спринт.
- ✓Време, отчети и SLA — отчитане на изработени часове, lead/cycle time, throughput и SLA по тип задача; експорт към Excel и BI dashboard за ръководството.
- ✓Роли и права — гранулиран достъп по екип, проект и поле; клиент или подизпълнител вижда само своя проект, без да има достъп до вътрешните данни на фирмата.
За кого е системата за задачи
Компании, които надраснаха Trello и Excel, но не искат да плащат €10-€16 на човек на месец за Jira или Asana. При 60 потребителя това е €7,000-€11,000 годишно завинаги. Custom системата е еднократна инвестиция с предвидим хостинг от €25-€60 на месец и без таван на местата.
Поддръжка, монтаж, IT, административни екипи, които работят със заявки с краен срок и SLA. Системата приема задача от формуляр, имейл или CRM, разпределя я по компетентност и натовареност и алармира при риск от просрочие, преди клиентът да се обади ядосан.
Дигитални агенции и софтуерни екипи с паралелни клиентски проекти и спринтове. Всеки клиент има изолирана дъска, времето се отчита по проект за фактуриране, а ръководителят вижда натовареността на целия екип в един изглед, преди да поеме нов ангажимент.
Как изграждаме системата
Не сме reseller на готова SaaS платформа. Строим решението върху проверен стек (Next.js, PostgreSQL, наш backend), така че данните, логиката и кодът остават при вас — без месечни такси на потребител и без зависимост от чужд облак, който може да вдигне цените.
1. Картиране на workflow-а
Сядаме с ръководителите и описваме как реално текат задачите днес — статуси, кой възлага, кой одобрява, кои стъпки имат зависимости и къде се губи време. Резултатът е карта на процеса с дефинирани статуси, роли, SLA и автоматизации, която става спецификация за разработката. Тук решаваме дали екипът работи на чист Kanban, на спринтове или хибрид.
2. Модел на данните и роли
Дефинираме обектите — задача, проект, спринт, екип, време, зависимост — и матрица на правата по роля и проект. Custom полета (тип, приоритет, клиент, обект, бюджет часове) се моделират според вашата индустрия, не по шаблон. Заради този слой системата по-късно се разширява без пренаписване.
3. Изграждане на дъски и автоматизации
Разработваме Kanban дъските, backlog-а, спринт изгледа, capacity планера и engine-а за зависимости. Добавяме правила: при просрочие — ескалация; при освободен капацитет — предложение за следваща задача; при затваряне на блокираща задача — автоматично известие към блокираните. Автоматизациите свалят ръчната администрация с 30-50%.
4. Интеграции с вашите системи
Свързваме системата с вашата CRM система, ERP система, Google/Outlook календари, Slack, Viber и имейл през API интеграции. Така задача от спечелена сделка или от клиентска заявка влиза автоматично в дъската, а времето се връща за фактуриране — без двойно въвеждане.
5. Миграция, обучение и итерации
Прехвърляме отворените задачи от Trello, Asana, Jira или Excel със скрипт, обучаваме екипа за 1-2 сесии и пускаме пилот с 1 отдел. След старта проследяваме cycle time и адаптираме статуси, автоматизации и отчети спрямо реалното поведение. Получавате изходния код и документация — нямате нужда от нас, за да продължите.
Защо Saitami
Цените са фиксирани в евро — без такса на място, без такса на проект. Ако координирате клиентски ангажименти с бюджети и етапи, вижте система за управление на проекти. Решението е част от по-широката ни линия бизнес софтуер и софтуер по поръчка.
Често задавани въпроси
Защо custom система, а не Trello, Asana или Jira?
SaaS инструментите се таксуват на потребител на месец — при 50-80 души това е €6,000-€15,000 годишно завинаги, а вие не притежавате нищо. Custom система за управление на проекти и задачи е еднократна инвестиция: вашите процеси, вашите данни, вашият код, без таван на местата. Връща се за 12-24 месеца спрямо лицензите и оттам нататък пести всяка година.
Колко струва система за управление на задачи?
Стартова цена €3,200 за пакет с Kanban дъски, възлагане, deadline-и, зависимости, контрол на натовареността и до 2 интеграции (имейл + календар). Версия със спринтове, time tracking, SLA, клиентски достъп и BI отчети започва от €5,500. Месечните разходи са само хостинг и поддръжка — обикновено €25-€90 на месец, без такса на потребител.
За колко време се внедрява?
Стандартна система за управление на задачи е готова за 4-7 седмици: 1 седмица картиране на workflow, 3-5 седмици разработка, 1 седмица миграция и обучение. По-сложни сценарии с няколко екипа, дълбоки ERP/CRM интеграции и custom отчети отнемат 8-12 седмици. Пускаме пилот с един отдел още преди пълния старт, за да валидираме процеса.
Чия собственост е софтуерът и данните?
Изцяло ваши. Получавате пълния изходен код, базата данни и техническа документация. Хостингът може да е на ваш сървър или на ваш облак — не на наш. Можете да продължите развитието с друг екип по всяко време; няма заключване, няма абонамент, без който системата спира.
Можем ли да прехвърлим данните от Trello или Jira?
Да. Като Trello алтернатива и Jira алтернатива пишем еднократен миграционен скрипт, който прехвърля отворените задачи, дъските, приложените файлове и историята. Затворените задачи се архивират само за справка, за да тръгне новата система чиста. Миграцията е включена в пакета и се изпълнява в тестова среда преди реалния старт.
Готови за собствена система за задачи, която екипът обича?
Опишете ни как тече работата ви днес и колко души ще ползват системата. В рамките на 3 работни дни подготвяме карта на workflow-а, прозрачна фиксирана оферта в евро и план за миграция от текущия ви инструмент.
Заявете оферта →Свързани услуги: софтуер по поръчка · бизнес софтуер · автоматизация на бизнес процеси