Праграмнае забеспячэнне Business Intelligence: як выбраць сістэму

Што робіць праграмнае забеспячэнне BI для кампаніі?

У аперацыйных сістэмах даныя падзеленыя. ERP захоўвае заказы, рахункі-фактуры і складскія рухі. CRM змяшчае кліентаў, прапановы і здзелкі. Інтэрнэт-крама мае наведванні, кошыкі, заказы і плацяжы. Бухгалтарскае праграмнае забеспячэнне адсочвае даходы, выдаткі і абавязацельствы.

BI-сістэма звязвае гэтыя крыніцы, упарадкоўвае інфармацыю і паказвае яе ў агульным кантэксце. Напрыклад, кіраўнік можа ўбачыць продажы па менеджары, маржу па прадукце, рэшткі на складах і пратэрмінаваныя плацяжы на адной панэлі. Важна, каб паказчык меў дакладнае вызначэнне. «Абарот» павінен азначаць канкрэтную рэч, а не розную суму ў кожнай справаздачы.

BI, гэта не проста прыгожы экран з графікамі. За ім стаяць мадэль даных, правілы доступу, аўтаматычнае абнаўленне, праверкі якасці і сувязі з аперацыйнымі сістэмамі. Калі супрацоўнікі ўводзяць розныя назвы кліентаў, прапускаюць складскія рухі або працуюць у не звязаных паміж сабой табліцах, панэль толькі больш пераканаўча пакажа праблему.

Якія даныя павінны паступаць у сістэму?

Пачніце не з графікаў, а з рашэнняў, якія вы прымаеце кожны тыдзень. Калі вы кіруеце гандлем, вам, верагодна, спатрэбяцца заказы, рахункі-фактуры, зніжкі, сабекошт, рэшткі і плацяжы. У сэрвіснай дзейнасці важныя заяўкі, працоўныя карткі, час рэакцыі, выкарыстаныя матэрыялы і выстаўленне рахункаў. У вытворчасці дадаюцца рэцэптуры, партыі, расход матэрыялаў, вытворчыя лініі і тэрміны прыдатнасці.

Крыніцамі могуць быць ERP, CRM, інтэрнэт-крама, бухгалтарская сістэма, кур’ерская служба, плацежны аператар, тэлефанія, рэкламныя платформы або файлы CSV. Для кожнай крыніцы трэба ведаць, хто з’яўляецца ўладальнікам даных і як часта яны абнаўляюцца. Напрыклад, заказ павінен мець адзіны ідэнтыфікатар, каб ён не ўлічваўся адзін раз у краме і другі раз у ERP.

У новай сістэме можна стварыць агульную базу з улікам вашых працэсаў. У дзейным бізнесе часта разумней дадаваць BI паступова, не змяняючы ўсё адначасова. Паслуга інтэграцыі API і злучэнне праграмнага забеспячэння асабліва важная, калі сістэмы павінны абменьвацца кліентамі, прадуктамі, заказамі, рэшткамі і дакументамі без ручнога перапісвання.

Якія функцыі параўнаць пры выбары BI-сістэмы?

Праверце таксама, як сістэма паводзіць сябе пры выпраўленні. Калі накладная будзе сторнавана, заказ вернуты або плацёж праведзены са спазненнем, справаздача павінна адлюстраваць гэта так, каб можна было адсачыць змяненне. Удакладніце, ці захоўваецца гісторыя, а не толькі апошняе значэнне.

Як злучыць BI з ERP, CRM і інтэрнэт-крамай?

Ёсць тры практычныя падыходы. Першы, прамая інтэграцыя праз API. Ён падыходзіць, калі даныя трэба часта абнаўляць, а сістэмы маюць стабільныя інтэрфейсы. Другі, перыядычны імпарт файлаў. Ён таннейшы для старых сістэм, але нясе рызыку затрымак і памылак. Трэці, агульнае бізнес-праграмнае забеспячэнне, у якім аперацыйныя функцыі і справаздачы спраектаваныя разам.

Выбіраючы падыход, удакладніце, які запіс з’яўляецца галоўным. Напрыклад, ERP можа быць крыніцай даных пра запасы і накладныя, CRM, пра этап здзелкі, а крама, пра інтэрнэт-заказ. BI не павінна вырашаць канфлікт, выбіраючы выпадковае значэнне. Правіла трэба ўзгадніць загадзя.

Гэта добра відаць у сістэмах з вялікай колькасцю роляў і працэсаў. У Saitami ERP аб’яднаныя CRM, сістэма тікетаў, SIP-тэлефанія, электронная пошта і аўтаматызацыя бізнес-працэсаў. У такой мадэлі паказчыкі могуць адсочваць увесь шлях, ад запыту і размовы да задачы, накладной і абслугоўвання,, замест таго каб збірацца з не звязаных паміж сабой справаздач.

У LiftexPro бізнес-логіка ўключае будынкі, агляды, тэхнікаў, мабільную працу і аўтаматычнае выстаўленне накладных. Гэта адрозніваецца ад панэлі, якая проста паказвае абарот. Карысны BI павінен адказваць і на пытанні: якія агляды набліжаюцца, дзе ёсць перагрузка і як сэрвісная дзейнасць уплывае на даходы.

Якія ролі і правы вам патрэбныя?

Уладальнік можа мець агляд продажаў, прыбытку, абавязацельстваў і загрузкі. Кіраўнік склада павінен бачыць запасы, рух і заяўкі, але не абавязкова заробкі. Прадаўцу патрэбныя яго здзелкі і кліенты. Бухгалтар павінен працаваць з накладнымі і плацяжамі, але можа не мець доступу да ўсіх камерцыйных нататак.

Правы трэба задаваць паводле ролі, аддзела, філіяла, а часам і канкрэтнага аб’екта. Удакладніце ў пастаўшчыка, ці можа карыстальнік бачыць толькі сваіх кліентаў або ўсе запісы, ці можа экспартаваць даныя і ці запісваецца экспарт у гісторыі. Асобна праверце, як кіруюць былымі супрацоўнікамі і знешнімі партнёрамі.

Як выкарыстоўваць аўтаматычныя справаздачы?

Аўтаматызацыя мае сэнс, калі прыводзіць да дзеяння. Кожны панядзелак кіраўнік можа атрымліваць даныя пра продажы, маржу і пратэрмінаваныя плацяжы. Адказны за склад можа атрымліваць спіс тавараў з запасам ніжэй за мінімальны. Кіраўнік сэрвісу можа бачыць адкрытыя заяўкі без руху і пратэрмінаваныя рабочыя карты.

Не адпраўляйце ўсім дзясяткі графікаў. Вызначце, хто атрымлівае справаздачу, калі, у якім фармаце і што павінен зрабіць пры адхіленні. Для крытычных паказчыкаў больш карыснае апавяшчэнне з канкрэтным запісам і прычынай, чым яшчэ адна агульная панэль.

Як выглядае BI на складзе, у вытворчасці і транспарце?

У вытворчасці кіраўнічая справаздача павінна звязваць заяўку, рэцэптуру, партыю, выкарыстаныя матэрыялы, адходы, тэрмін прыдатнасці і гатовую прадукцыю. Дэманстрацыя вытворчасці баніцаў і цеста паказвае менавіта такую логіку: заяўкі з электроннай пошты, план па лініях і зменах, рэцэптуры, сабекошт, штрыхкод і партыі. Гэта карысны прыклад таго, як справаздача ствараецца з паўсядзённай працы, а не з табліцы, уведзенай уручную.

У транспартнай кампаніі карціна іншая. Патрэбныя рэйсы, кіроўцы, аўтамабілі, выдаткі, кліенты, накладныя і месцазнаходжанне аўтапарку. У дэманстрацыі міжнародных перавозак ёсць асобныя віды для ўладальніка, дыспетчара, бухгалтара і кіроўцы. Так адзін і той жа працэс прадстаўляецца ў залежнасці ад ролі, якая прымае рашэнне.

Для палявых аперацый добрым прыкладам з’яўляецца ERP-сістэма для Ековат, дзе звязаныя заяўкі, рабочыя карты, аўтапарк, склад і дакументы. BI на такой аснове можа паказаць не толькі, колькі заявак завершана, але і як перамяшчаюцца каманды, матэрыялы і выдаткі па працы.

Колькі каштуе BI-сістэма і што вызначае бюджэт?

Для асобнага BI-слоя цана ўказваецца ў прапанове. Яна залежыць ад колькасці крыніц, якасці даных, патрэбы ў гістарычным перыядзе, складанасці паказчыкаў, колькасці роляў, частаты абнаўлення і падтрымкі інтэграцый.

Калі BI з’яўляецца часткай ERP, CRM або бізнес-праграмнага забеспячэння на заказ, арыенцір для такога праекта, 3 000-29 300 €. У ніжняй частцы дыяпазону звычайна знаходзяцца абмежаваны аб’ём, нешматлікія крыніцы і стандартныя справаздачы. Да верхняй частцы вядуць мноства модуляў, складаныя правы, мабільная праца, састарэлыя сістэмы, спецыфічныя формулы і аўтаматызацыя працэсаў.

Не параўноўвайце прапановы толькі паводле колькасці панэляў. Папрасіце асобна апісаць аналіз, інтэграцыі, ачыстку даных, міграцыю, тэставанне, навучанне і падтрымку. Інакш нізкая пачатковая цана можа пакінуць найважнейшую працу за межамі аб’ёму.

Як выбраць пастаўшчыка BI-праграмнага забеспячэння?

1. 01
   Апішэце рашэнні, якія хочаце палепшыць

   Запішыце, якія пытанні вы задаяце пра продажы, склад, вытворчасць, сэрвіс і фінансы. Для кожнага пытання пазначце, хто яго задае, як часта і якое дзеянне вынікае з адказу.

2. 02
   Складзіце карту крыніц

   Пералічыце ERP, CRM, краму, бухгалтэрыю, кур’ераў, тэлефанію і файлы. Пазначце, якая крыніца з’яўляецца галоўнай для кліента, прадукту, заказу, запасу і плацяжу.

3. 03
   Папрасіце дэманстрацыю на вашым сцэнарыі

   Не прымайце агульную прэзентацыю. Пакажыце прыклад заказу, вяртання, накладной, складскога руху або сэрвіснай заяўкі і папрасіце паказаць, як ён з’яўляецца ў справаздачы.

4. 04
   Удакладніце якасць і ўласнасць даных

   Удакладніце, як выяўляюцца дубляваныя кліенты, адсутныя значэнні і разыходжанні. Высветліце, каму належаць даныя, як яны экспартуюцца і што адбываецца пры скасаванні дагавора.

5. 05
   Пачніце з вымяральнага першага этапу

   Выберыце працэс, у якім ёсць відавочная карысць,, напрыклад, продажы і запасы або заяўкі і выстаўленне рахункаў. Пасля пацвярджэння даных і паказчыкаў дадайце вытворчасць, сэрвіс, маркетынг або фінансы.

Якія пытанні задаць пастаўшчыку?

• Якія сістэмы вы можаце звязаць праз API і што адбудзецца, калі ў якой-небудзь з іх няма API?
• Як вы правяраеце дублікаты кліентаў, адсутныя даныя і разыходжанні паміж ERP, CRM і крамай?
• Хто вызначае формулы для абароту, маржы, прыбытку, пратэрмінаванай запазычанасці і запасаў?
• Ці можа кожны аддзел мець асобны выгляд і правы для філіяла, склада або групы кліентаў?
• Як абнаўляюцца даныя і як мы бачым, ці было апошняе абнаўленне паспяховым?
• Якія аўтаматычныя справаздачы і апавяшчэнні можна адпраўляць па электроннай пошце?
• Як дадаюцца новы склад, філіял, валюта, група тавараў або новая аперацыйная сістэма?
• Што ўваходзіць у прапанову: аналіз, інтэграцыі, міграцыя, тэставанне, навучанне і падтрымка?
• Ці можам мы адкрыць дэма-версію з нашымі прыкладнымі данымі да падпісання?

Калі вам патрэбны BI, а калі лепш ERP або CRM?

Калі даныя знаходзяцца ў адной сістэме, але справаздач недастаткова, праблему можа вырашыць BI-слой. Калі ж супрацоўнікі ўвесь час пераносяць інфармацыю паміж Excel, электроннай поштай, складской праграмай і CRM, спачатку трэба ўпарадкаваць аперацыйны працэс.

Тады больш прыдатным можа быць ERP, CRM або бізнес-праграмнае забеспячэнне на заказ з убудаванымі справаздачамі. У кампаніі з палявымі камандамі, вытворчасцю, складаным сэрвісам або вялікай колькасцю роляў гатовая панэль часта не мае патрэбнага кантэксту. Сістэма, пабудаваная вакол вашых рэальных этапаў, збірае даныя ўжо пры стварэнні заяўкі, прапановы, рабочай карты або рахунку-фактуры.

Таму выбар не абмяжоўваецца двума BI-прадуктамі. Пытанне ў тым, дзе ствараюцца даныя, хто іх выкарыстоўвае і якое рашэнне павінна прымацца хутчэй і дакладней. Добра спраектаваны BI, частка сістэмы кіравання кампаніяй, а не асобны экран над хаатычнымі табліцамі.