ERP-софтуер для вытворчасці: як выбраць сістэму

Што такое ERP-софтуер

ERP — гэта бізнес-сістэма, якая збірае аперацыйныя даныя кампаніі ў адным месцы. Замест таго каб продажы былі ў адной праграме, склад — у Excel, вытворчы план — на паперы, а рахункі — у асобным софтуеры, ERP аб’ядноўвае гэтыя дзеянні ў агульны працэс.

Калі супрацоўнік уводзіць заказ, сістэма можа праверыць наяўнасць, стварыць заяўку пастаўшчыку, падрыхтаваць вытворчае заданне і паведаміць чаканую дату выканання. Пасля вытворчасці гатовая прадукцыя адлюстроўваецца на складзе, а продаж можа працягнуцца да выстаўлення рахунка і пастаўкі без паўторнага ўводу даных.

ERP — гэта не проста складская праграма з большай колькасцю меню. Яна павінна паказваць, хто адказвае за кожны этап, што адбылося з пэўным заказам і якія выдаткі, тэрміны і адхіленні.

Якія ERP-рашэнні падыходзяць розным кампаніям

Невялікая гандлёвая кампанія з адным складам і абмежаванай колькасцю супрацоўнікаў можа пачаць са стандартнай сістэмы для продажаў, склада, рахункаў і справаздач. Калі працэсы зразумелыя і змяняюцца нячаста, гатовы прадукт звычайна хутчэй укараніць і прасцей асвоіць.

Дыстрыб’ютар з некалькімі складамі мае іншыя патрабаванні. Патрэбныя адсочванне запасаў па лакацыях, пастаўкі, мінімальныя колькасці, партыі, цэны для розных кліентаў і справаздачы пра абарот па гандлёвым прадстаўніку або рэгіёне. У такім выпадку стандартнай ERP можа быць дастаткова, калі гэтыя функцыі даступныя і працуюць з балгарскімі дакументамі і бухгалтарскім працэсам.

У вытворчай кампаніі сувязь паміж продажам, матэрыялам, аперацыяй і гатовым прадуктам больш складаная. Яна можа ўключаць рэцэптуры, тэхналагічныя карты, рабочыя цэнтры, змены, адходы, партыі, серыйныя нумары і кантроль якасці. Напрыклад, у вытворчасці харчовых прадуктаў тэрмін прыдатнасці і парадак спісання гэтак жа важныя, як і сама наяўнасць.

Пры палявых паслугах, мантажы або сэрвісным абслугоўванні ERP павінна ахопліваць таксама заяўкі, каманды, рабочыя карты, аўтапарк, фатаграфіі, дакументы з месца працы і наступнае выстаўленне рахункаў. Тут гатовая сістэма для склада і продажаў можа не ахапіць працэс без сур’ёзнай персаналізацыі.

У чым розніца паміж гатовай ERP і ERP на замову

Гатовая ERP — гэта ўжо распрацаваны прадукт. Вы выбіраеце даступныя модулі, наладжваеце параметры і ўводзіце свае даныя. Галоўная перавага ў тым, што вы пачынаеце з праверанай структуры, а не з пустой сістэмы. Недахоп — камандзе часам даводзіцца змяняць свае звычкі, каб працаваць паводле закладзенага ў прадукце падыходу.

ERP на замову ствараецца вакол вашых роляў, дакументаў і паслядоўнасці работы. Гэта падыходзіць, калі ў вас спецыфічная вытворчасць, уласная логіка падрыхтоўкі прапаноў, нестандартны спосаб цэнаўтварэння або ўжо выкарыстоўваецца некалькі сістэм, паміж якімі трэба абменьвацца данымі. Недахоп — большая патрэба ў аналізе, тэставанні і паступовым развіцці.

Персаналізацыя — прамежкавы варыянт. Вы пачынаеце з гатовага прадукту, але дадаеце пэўны экран, поле, справаздачу, узгадненне або інтэграцыю. Гэта разумны выбар, калі асноўны працэс супадае з прадуктам, а адрозненні абмежаваныя. Калі кожная важная аперацыя патрабуе абыходнага рашэння, дадатковай табліцы або ручнога капіравання, гаворка ўжо не ідзе пра невялікую персаналізацыю.

Што праверыць у ERP для вытворчасці

Склад і матэрыялы

Праверце, ці падтрымлівае сістэма асобныя склады, адзінкі вымярэння, партыі, серыйныя нумары і рэзерваванне матэрыялаў. Для прадуктаў харчавання і іншых тавараў з тэрмінам прыдатнасці важны падыход FEFO — спачатку спісваецца прадукцыя з найбліжэйшым тэрмінам. Для некаторых вытворчасцей таксама патрэбныя адсочванне выкарыстанага матэрыялу, браку і вяртання на склад.

Продажы і пастаўкі

Заказ кліента павінен быць звязаны з наяўнасцю і вытворчым планам. Праверце, ці паказвае сістэма, што можна даставіць адразу, што трэба вырабіць і чаго не хапае ад пастаўшчыка. Карыснымі будуць аўтаматычныя апавяшчэнні пра нізкія рэшткі, заяўкі пастаўшчыкам і гісторыя цэн.

Вытворчыя працэсы

Шукайце рэцэптуры або спецыфікацыі прадукту, тэхналагічныя аперацыі, рабочыя цэнтры, план па зменах і ўлік фактычна выкарыстаных матэрыялаў. Сістэма павінна дазваляць параўноўваць запланаваную і фактычную вытворчасць. Інакш вы будзеце бачыць гатовую колькасць, але не будзеце ведаць, куды пайшлі час, матэрыялы і выдаткі.

Добры прыклад такой логікі — праект Тестен Дом — ERP для вытворчасці. Там працэс уключае заяўкі ад B2B-кліентаў, вытворчыя партыі і рэцэптуры, склад FEFO з тэрмінамі прыдатнасці, штрыхкоды, рахункі-фактуры і справаздачы.

Справаздачы і сабекошт

Кіраўнік павінен бачыць не толькі абарот, але і тое, якія прадукты, кліенты і заказы прыносяць вынік. Праверце, ці можна атрымаць справаздачу пра сабекошт, брак, пратэрмінаваныя пастаўкі, выкарыстаныя матэрыялы і загрузку вытворчых ліній.

Ролі і правы

Вытворца, супрацоўнік склада, менеджар па продажах, бухгалтар і кіраўнік не павінны бачыць і змяняць адны і тыя ж даныя. Ролі павінны абмяжоўваць доступ да модуляў і дзеянняў, а сістэма — захоўваць гісторыю таго, хто ўнёс змяненне, зацвердзіў дакумент або адкарэктаваў колькасць.

Інтэграцыі

ERP рэдка працуе самастойна. Праверце сувязі з бухгалтарскім праграмным забеспячэннем, інтэрнэт-крамай, кур'ерам, банкам, POS, тэлефаніяй або вытворчым абсталяваннем. Важна ўдакладніць, як будуць абменьвацца данымі — праз API, файл, аўтаматычны імпарт або ручное зацвярджэнне. API-інтэграцыі асабліва важныя, калі адзін заказ праходзіць праз некалькі сістэм.

Калі стандартнага прадукту дастаткова

Стандартнае ERP — добры выбар, калі Вашы працэсы падобныя да закладзеных у сістэме, выключэнняў няшмат, а каманда можа працаваць паводле адзіных правілаў. Яно таксама падыходзіць, калі галоўная мэта — хутка спыніць падвойны ўвод даных і атрымаць агульную карціну склада, продажаў і рахункаў-фактур.

Перад пакупкай папрасіце дэманстрацыю на Вашым сцэнарыі. Не згаджайцеся на агульны паказ меню. Дайце прыклад заказу з рэальнымі матэрыяламі, тэрмінамі, частковай наяўнасцю і змяненнем у апошні момант. Так вы ўбачыце не толькі магчымасці сістэмы, але і колькі дзеянняў спатрэбіцца, а таксама дзе супрацоўнікі будуць шукаць абыходны шлях.

Калі патрэбная персаналізацыя або распрацоўка на замову

Персаналізацыя апраўданая, калі адрозненне выразна абмежаванае — напрыклад, спецыфічная справаздача, дадатковае зацвярджэнне або сувязь са знешняй сістэмай. У такім выпадку гатовая аснова эканоміць час, а дадатак вырашае канкрэтную праблему.

Распрацоўка на замову мае сэнс, калі галоўная канкурэнтная перавага кампаніі заключаецца менавіта ў яе працэсе. Гэта можа быць вытворчасць з нестандартнай паслядоўнасцю, работа на аб'екце з вялікай колькасцю дакументаў, складаная мадэль дагавораў або неабходнасць аднаго інтэрфейсу для розных каманд.

Пры распрацоўцы ERP звычайным паказчыкам аб'ёму з'яўляецца 3 000–29 300 €. Месца ў гэтым дыяпазоне залежыць ад колькасці модуляў, складанасці вытворчасці, роляў, міграцыі даных, інтэграцый, мабільнага доступу і ўзроўню аўтаматызацыі.

Якія пытанні задаць перад замовай

1. 01
   Якія працэсы павінны быць у адной сістэме

   Апішыце шлях аднаго заказу ад кліента да дастаўкі. Уключыце выключэнні: адсутны матэрыял, частковае выкананне, рэкламацыя, вернуты прадукт і змяненне тэрміну.

2. 02
   Якія даныя будуць уводзіцца толькі адзін раз

   Высветліце, якія палі, дакументы і колькасці павінны аўтаматычна перадавацца паміж продажамі, складам, вытворчасцю, бухгалтэрыяй і пастаўкамі.

3. 03
   Якія справаздачы патрэбныя для прыняцця рашэння

   Падрыхтуйце канкрэтныя справаздачы, а не толькі патрабаванне «добрай справаздачы». Укажыце, хто імі карыстаецца, за які перыяд і якое дзеянне павінна рушыць услед за іх атрыманнем.

4. 04
   Якія ролі і зацвярджэнні абавязковыя

   Апішыце, што можа рабіць кожны супрацоўнік і якія дзеянні патрабуюць пацвярджэння. Удакладніце таксама, як будзе адлюстроўвацца гісторыя змяненняў.

5. 05
   Як будзе падтрымлівацца сістэма пасля запуску

   Спытайце пра рэзервовыя копіі, абнаўленні, рэакцыю на праблемы, навучанне і працэс дадання новых функцый. ERP не заканчваецца перадачай першай версіі.

Як ацаніць прапанову ERP

Параўноўвайце прапановы па аб’ёме, а не толькі па канчатковым кошце. Праверце, якія модулі ўключаны, якія інтэграцыі апісаны, хто рыхтуе даныя, колькі тэставых сцэнарыяў будзе выканана і што адбудзецца пры змяненні патрабавання.

Добрая прапанова апісвае канкрэтны вынік: напрыклад, каб запыт з электроннай пошты ператварыўся ў заказ, зарэзерваваў матэрыял, трапіў у вытворчы план і стварыў дакумент на дастаўку. Калі напісаны толькі агульныя словы накшталт «склад», «CRM» і «справаздачы», на пазнейшым этапе застанецца занадта шмат нявызначанасці.

Карысна пачаць з прыярытэтнай версіі, якая ліквідуе самае дарагое запаволенне або найбольш часты ручны ўвод. Пасля таго як каманда пачне з ёй працаваць, а даныя будуць правераны, астатнія аўтаматызацыі можна будзе дадаваць з меншай рызыкай.