Business-Intelligence-Software: So wählen Sie das richtige System aus

Was leistet BI-Software für ein Unternehmen?

In operativen Systemen liegen die Daten verteilt. Das ERP verwaltet Bestellungen, Rechnungen und Lagerbewegungen. Im CRM befinden sich Kunden, Angebote und Geschäfte. Der Online-Shop enthält Besuche, Warenkörbe, Bestellungen und Zahlungen. Die Buchhaltungssoftware erfasst Einnahmen, Ausgaben und Verbindlichkeiten.

Das BI-System verbindet diese Quellen, strukturiert die Informationen und stellt sie in einem gemeinsamen Kontext dar. So kann ein Geschäftsführer beispielsweise Verkäufe nach Vertriebsmitarbeiter, Marge nach Produkt, Bestände nach Lager und überfällige Zahlungen in einem Dashboard sehen. Wichtig ist, dass jede Kennzahl eindeutig definiert ist. „Umsatz“ muss eine konkrete Bedeutung haben und darf nicht in jedem Bericht für einen anderen Betrag stehen.

BI ist nicht einfach nur ein ansprechender Bildschirm mit Diagrammen. Dahinter stehen ein Datenmodell, Zugriffsregeln, automatische Aktualisierungen, Qualitätsprüfungen und Verbindungen zu den operativen Systemen. Wenn Mitarbeiter unterschiedliche Kundennamen eingeben, Lagerbewegungen auslassen oder in unverbundenen Tabellen arbeiten, zeigt das Dashboard das Problem lediglich überzeugender.

Welche Daten sollten in das System einfließen?

Beginnen Sie nicht mit den Diagrammen, sondern mit den Entscheidungen, die Sie jede Woche treffen. Wenn Sie ein Handelsunternehmen führen, benötigen Sie wahrscheinlich Bestellungen, Rechnungen, Rabatte, Einstandskosten, Bestände und Zahlungen. Im Servicegeschäft sind Anfragen, Arbeitskarten, Reaktionszeit, verwendete Materialien und Abrechnung wichtig. In der Produktion kommen Rezepturen, Chargen, Materialverbrauch, Produktionslinien und Haltbarkeitsdaten hinzu.

Die Quellen können ERP, CRM, Online-Shop, Buchhaltungssystem, Kurierdienst, Zahlungsanbieter, Telefonanlage, Werbeplattformen oder CSV-Dateien sein. Für jede Quelle müssen Sie wissen, wer für die Daten verantwortlich ist und wie häufig sie aktualisiert werden. Eine Bestellung sollte beispielsweise eine einheitliche ID haben, damit sie nicht einmal im Shop und ein zweites Mal im ERP gezählt wird.

Bei einem neuen System kann eine gemeinsame Datenbasis rund um Ihre Prozesse aufgebaut werden. In einem bestehenden Unternehmen ist es oft sinnvoller, BI schrittweise einzuführen, statt alles gleichzeitig auszutauschen. Der Service API-Integrationen und Softwareverbindungen ist besonders wichtig, wenn Systeme Kunden, Produkte, Bestellungen, Bestände und Dokumente ohne manuelles Übertragen austauschen sollen.

Welche Funktionen sollten Sie beim Vergleich von BI-Systemen prüfen?

Prüfen Sie auch, wie sich das System bei Korrekturen verhält. Wird eine Rechnung storniert, eine Bestellung retourniert oder eine Zahlung verspätet verbucht, muss der Bericht dies nachvollziehbar abbilden. Fragen Sie, ob eine Historie gespeichert wird und nicht nur der letzte Wert.

Wie verbinden Sie BI mit ERP, CRM und Onlineshop?

Dafür gibt es drei praktikable Ansätze. Der erste ist eine direkte Integration über eine API. Sie eignet sich, wenn die Daten häufig aktualisiert werden müssen und die Systeme über stabile Schnittstellen verfügen. Der zweite ist der regelmäßige Dateiimport. Er ist für alte Systeme kostengünstiger, birgt aber das Risiko von Verzögerungen und Fehlern. Der dritte ist eine umfassende Business-Software, in der operative Funktionen und Berichte gemeinsam konzipiert sind.

Legen Sie bei der Wahl des Ansatzes fest, welcher Datensatz führend ist. So kann beispielsweise das ERP die Quelle für Bestände und Rechnungen sein, das CRM für die Phase des Geschäftsabschlusses und der Shop für die Onlinebestellung. BI sollte Konflikte nicht lösen, indem es willkürlich einen Wert auswählt. Die Regel muss im Voraus vereinbart werden.

Das zeigt sich besonders deutlich bei Systemen mit vielen Rollen und Prozessen. In Saitami ERP sind CRM, Ticketsystem, SIP-Telefonie, E-Mails und die Automatisierung von Geschäftsprozessen gebündelt. In einem solchen Modell können Kennzahlen den gesamten Weg von der Anfrage und dem Gespräch über die Aufgabe und Rechnung bis zum Kundenservice abbilden, statt aus unverbundenen Berichten zusammengesetzt zu werden.

Bei LiftexPro umfasst die Geschäftslogik Gebäude, Inspektionen, Techniker, mobile Arbeit und automatische Rechnungsstellung. Das ist etwas anderes als ein Dashboard, das lediglich den Umsatz anzeigt. Ein nützliches BI-System muss auch Fragen beantworten wie: Welche Inspektionen stehen bald an? Wo gibt es Engpässe? Und wie wirkt sich die Serviceleistung auf die Einnahmen aus?

Welche Rollen und Berechtigungen benötigen Sie?

Der Eigentümer kann eine Gesamtübersicht über Verkäufe, Gewinn, Verbindlichkeiten und Auslastung erhalten. Der Lagerleiter muss Bestände, Bewegungen und Anfragen sehen, aber nicht unbedingt Gehälter. Der Vertriebsmitarbeiter benötigt seine Geschäfte und Kunden. Der Buchhalter muss mit Rechnungen und Zahlungen arbeiten können, braucht aber möglicherweise keinen Zugriff auf alle Vertriebsnotizen.

Berechtigungen sollten nach Rolle, Abteilung, Niederlassung und manchmal nach einem konkreten Objekt vergeben werden. Fragen Sie den Anbieter, ob ein Benutzer nur seine eigenen Kunden oder alle Datensätze sehen kann, ob er Daten exportieren darf und ob der Export in der Historie protokolliert wird. Prüfen Sie außerdem, wie ehemalige Mitarbeiter und externe Partner verwaltet werden.

Wie nutzen Sie automatische Berichte?

Automatisierung ist sinnvoll, wenn sie zu einer Handlung führt. Jeden Montag kann der Geschäftsführer Verkaufszahlen, Marge und überfällige Zahlungen erhalten. Der Lagerverantwortliche kann eine Liste der Artikel erhalten, deren Bestand unter den Mindestbestand gefallen ist. Der Serviceleiter kann offene Vorgänge ohne Aktivität und überfällige Arbeitskarten sehen.

Senden Sie nicht jedem Dutzende von Diagrammen. Legen Sie fest, wer den Bericht wann und in welchem Format erhält und was bei einer Abweichung zu tun ist. Bei kritischen Kennzahlen ist eine Benachrichtigung mit einem konkreten Datensatz und der Ursache hilfreicher als ein weiteres allgemeines Dashboard.

Wie sieht BI in Lager, Produktion und Transport aus?

In der Produktion muss der Managementbericht Anfrage, Rezeptur, Charge, eingesetzte Materialien, Ausschuss, Haltbarkeitsdatum und Fertigprodukt miteinander verknüpfen. Die Demonstration zur Herstellung von Baniza und Teigwaren zeigt genau diese Logik: Anfragen per E-Mail, Planung nach Linien und Schichten, Rezepturen, Selbstkosten, Barcodes und Chargen. Das ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein Bericht aus der täglichen Arbeit entsteht und nicht aus einer manuell gepflegten Tabelle.

Bei einem Transportunternehmen sieht die Situation anders aus. Benötigt werden Touren, Fahrer, Fahrzeuge, Kosten, Kunden, Rechnungen und der Standort des Fuhrparks. In der Demonstration für internationale Transporte gibt es separate Ansichten für Eigentümer, Disponenten, Buchhalter und Fahrer. So wird ein und derselbe Prozess entsprechend der Rolle dargestellt, die die Entscheidung trifft.

Bei Außeneinsätzen ist das ERP-System für Ekovat ein gutes Beispiel, in dem Anfragen, Arbeitskarten, Fuhrpark, Lager und Dokumente miteinander verknüpft sind. BI auf dieser Grundlage kann nicht nur zeigen, wie viele Anfragen abgeschlossen wurden, sondern auch, wie sich Teams, Materialien und Kosten je Auftrag entwickeln.

Wie viel kostet ein BI-System und was bestimmt das Budget?

Für eine eigenständige BI-Schicht wird der Preis im Angebot ausgewiesen. Er hängt von der Anzahl der Datenquellen, der Datenqualität, dem Bedarf an historischen Zeiträumen, der Komplexität der Kennzahlen, der Anzahl der Rollen, der Aktualisierungshäufigkeit und der Pflege der Integrationen ab.

Wenn BI Teil eines ERP, CRM oder einer maßgeschneiderten Business-Software ist, liegt der Richtwert für ein solches Projekt bei 3.000-29.300 €. Am unteren Ende der Preisspanne liegen in der Regel ein begrenzter Umfang, wenige Datenquellen und Standardberichte. Zum oberen Ende führen zahlreiche Module, komplexe Berechtigungen, mobile Arbeit, Altsysteme, spezielle Formeln und die Automatisierung von Prozessen.

Vergleichen Sie Angebote nicht nur nach der Anzahl der Dashboards. Lassen Sie Analyse, Integrationen, Datenbereinigung, Migration, Tests, Schulung und Support separat ausweisen. Andernfalls kann der niedrige Einstiegspreis dazu führen, dass die wichtigste Arbeit nicht im Leistungsumfang enthalten ist.

Wie wählen Sie einen Anbieter für BI-Software aus?

1. 01
   Beschreiben Sie die Entscheidungen, die Sie verbessern möchten

   Notieren Sie, welche Fragen Sie zu Vertrieb, Lager, Produktion, Service und Finanzen stellen. Geben Sie für jede Frage an, wer sie stellt, wie häufig sie gestellt wird und welche Handlung sich aus der Antwort ergibt.

2. 02
   Erstellen Sie eine Quellenübersicht

   Führen Sie ERP, CRM, Shop, Buchhaltung, Kuriere, Telefonie und Dateien auf. Vermerken Sie, welche Quelle für Kunde, Produkt, Bestellung, Bestand und Zahlung führend ist.

3. 03
   Bitten Sie um eine Demonstration mit Ihrem Szenario

   Geben Sie sich nicht mit einer allgemeinen Präsentation zufrieden. Zeigen Sie eine Beispielbestellung, Retoure, Rechnung, Lagerbewegung oder Serviceanfrage und bitten Sie darum, zu sehen, wie sie im Bericht erscheint.

4. 04
   Klären Sie Datenqualität und Eigentumsverhältnisse

   Fragen Sie, wie doppelte Kunden, fehlende Werte und Abweichungen erkannt werden. Klären Sie, wem die Daten gehören, wie sie exportiert werden und was bei einer Vertragskündigung geschieht.

5. 05
   Beginnen Sie mit einem messbaren ersten Umfang

   Wählen Sie einen Prozess mit klarem Nutzen aus – zum Beispiel Vertrieb und Bestände oder Anfragen und Rechnungsstellung. Sobald Daten und Kennzahlen bestätigt sind, können Sie Produktion, Service, Marketing oder Finanzen ergänzen.

Welche Fragen sollten Sie dem Anbieter stellen?

• Welche Systeme können Sie per API anbinden, und was passiert, wenn eines davon keine API hat?
• Wie prüfen Sie doppelte Kunden, fehlende Daten und Abweichungen zwischen ERP, CRM und Online-Shop?
• Wer legt die Formeln für Umsatz, Marge, Gewinn, überfällige Forderungen und Bestände fest?
• Kann jede Abteilung eine eigene Ansicht und eigene Berechtigungen für Filiale, Lager oder Kundengruppe haben?
• Wie werden die Daten aktualisiert, und woran sehen wir, ob die letzte Aktualisierung erfolgreich war?
• Welche automatischen Berichte und Benachrichtigungen können per E-Mail versendet werden?
• Wie werden ein neues Lager, eine neue Filiale, eine neue Währung, eine Produktgruppe oder ein neues operatives System hinzugefügt?
• Was ist im Angebot enthalten: Analyse, Integrationen, Migration, Tests, Schulung und Support?
• Können wir vor der Unterzeichnung eine Demo mit unseren Beispieldaten öffnen?

Wann brauchen Sie BI – und wann ein besseres ERP oder CRM?

Wenn sich die Daten in einem System befinden, die Auswertungen aber nicht ausreichen, kann eine BI-Schicht das Problem lösen. Wenn Mitarbeitende jedoch ständig Informationen zwischen Excel, E-Mail, Lagerprogramm und CRM übertragen, muss zunächst der operative Prozess strukturiert werden.

Dann kann ein ERP, CRM oder eine maßgeschneiderte Business-Software mit integrierten Auswertungen besser geeignet sein. Bei einem Unternehmen mit Außendienstteams, Produktion, komplexem Service oder vielen Rollen fehlt einem fertigen Dashboard oft der nötige Kontext. Ein System, das an Ihren tatsächlichen Abläufen ausgerichtet ist, erfasst die Daten bereits bei der Erstellung der Anfrage, des Angebots, des Arbeitsauftrags oder der Rechnung.

Die Wahl besteht daher nicht nur zwischen zwei BI-Produkten. Entscheidend ist, wo die Daten entstehen, wer sie nutzt und welche Entscheidung schneller und genauer getroffen werden soll. Gut konzipierte BI ist Teil des Managementsystems eines Unternehmens – kein isolierter Bildschirm über chaotischen Tabellen.