Anonymisierter ERP-Fall für einen B2B-Distributor: Lagerbestände, Angebote, Verkäufe, Lieferungen, Rechnungsstellung, Rollen und Managementberichte – ohne manuelle Übertragung zwischen Tabellen.
Die Daten zu Lager, Vertrieb und Lieferungen bewegten sich zwischen verschiedenen Tabellen und Mitarbeitern. Dadurch war schwer nachzuverfolgen, wer was zugesagt hatte, ob Bestand vorhanden war und in welchem Stadium sich die Ausführung befand.
Wir entwickelten einen ERP-Ablauf entlang der tatsächlichen Rollen: Vertrieb, Lager, Verwaltung und Geschäftsleitung. Jedes Modul dokumentiert den nächsten Schritt, und die Berichte werden vom System generiert – nicht durch manuelles Kopieren.
Der Kunde arbeitete mit mehreren getrennten Prozessen: Das Lager verwaltete die Bestände in Tabellen, der Vertrieb erstellte Angebote separat und die Verwaltung übertrug Daten in die Fakturierung und Lieferabwicklung. Das Problem lag nicht nur in der Software, sondern im Fehlen eines einheitlichen Ablaufs – von der Anfrage bis zur Umsetzung.
Der erste Schritt war eine Prozessanalyse: Wie geht eine Anfrage ein, wann wird daraus ein Angebot, wer genehmigt Rabatte, wie wird Bestand reserviert, wann wird eine Lieferung erstellt und was muss die Geschäftsleitung sehen? Anschließend entwickelten wir die ERP-Module schrittweise, damit das Team den tatsächlichen Ablauf validieren konnte, bevor komplexere Berichte hinzukamen.
Die Lösung umfasst Lagerkarten, Verkaufsangebote, Bestellungen, Lieferstatus, Fakturierung, Rollen und Berechtigungen, einen Audit-Trail für wichtige Änderungen sowie ein Dashboard für den Managementüberblick. Die Integrationen wurden so geplant, dass sich das System ohne eine Neuentwicklung des Kernprozesses an einen Onlineshop, eine Buchhaltung oder eine externe API anbinden lässt.
Dieser Fall ist ohne Kundennamen und ohne erfundene Prozentangaben veröffentlicht. Er zeigt eine typische Arbeitsweise von Saitami: zuerst der Prozess, dann ein funktionierendes MVP und anschließend Iterationen an Modulen, Berichten und Automatisierungen.
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