Integriertes System zur Steuerung der Geschäftsprozesse eines Bürogeräte-Distributors: zwei Standorte, 2 564 Artikel, Kasse mit Barcodescanner, Lieferungen, Einkaufsrechnungen, PDF-Dokumente, Angebote, Preislisten, Inventuren, Berichte und Anbindung an den Onlineshop. Entwickelt im Rahmen eines von der Europäischen Union kofinanzierten Projekts.
Ein Unternehmen mit Hauptlager, Buchhandlung und Onlineshop führte Bestände, Lieferungen, Rechnungen und Preise in getrennten Programmen und Tabellen. Dieselbe Ware hatte an drei Stellen unterschiedliche Bestände, und die jährliche Inventur von 2 500 Artikeln dauerte Tage und ließ sich nicht überprüfen.
Ein maßgeschneidertes System für den gesamten Ablauf: Lieferung, Lager, Umlagerung, Kasse, Dokumente, Inventur und Auswertungen. Jede Warenbewegung läuft über ein Dokument und hinterlässt eine Spur im Audit-Log, während der Onlineshop auf dieselbe Datenbank zugreift.
Die tägliche Arbeit hinter dem Verkaufstresen und der Überblick über das Unternehmen auf einem Bildschirm.
Artikelstamm mit 2 564 Artikeln, vier Preisen, Beständen je Standort und kritischen Mengen.
Die Lieferantenbestellung wird mit Artikeln und Mengen erstellt. Sobald die Ware eintrifft, wird sie Zeile für Zeile zum tatsächlichen Einkaufspreis erfasst. Mit der Schaltfläche „Erhalten“ wird der Bestand am bestellten Standort automatisch erhöht - ohne separate Eingabe. Eine Einkaufsrechnung kann direkt aus ihrer Position heraus einen neuen Artikel anlegen, wenn der Lieferant etwas liefert, das noch nicht im Artikelstamm vorhanden ist.
Rechnung, Proformarechnung, Kassenbon und Lieferschein werden in einem einzigen Modul ausgestellt - mit Nummerierung, Firmendaten und dem in den Einstellungen hinterlegten Bankkonto. Das PDF enthält den Rabatt, die Steuerbemessungsgrundlage und die MwSt.; unter dem Betrag in € steht der Wert in Lewa zum festen Wechselkurs. Ein Angebot wird per Knopfdruck in eine Rechnung umgewandelt, und eine bezahlte oder stornierte Rechnung ändert ihren Status, ohne gelöscht zu werden.
Die physische Bestandsaufnahme an einem Standort - so gestaltet, dass sie abgeschlossen und überprüft werden kann.
Sechs Auswertungen mit Filter nach Standort und Zeitraum sowie Export nach Excel.
Die Kasse verkauft keine Menge, die am Standort nicht vorhanden ist; bei einer Umbuchung wird vor einem Fehlbestand gewarnt, statt den Betrieb zu stoppen.
Die Inventur setzt nur das auf null, was tatsächlich von jemandem mit null gezählt wurde; nicht gezählte Artikel behalten ihren Bestand.
Ware, die aus dem Lager in die Buchhandlung umgebucht wird, wird zum Preis der Buchhandlung bewertet, nicht zum Lagerpreis.
Die Beträge sind in Euro angegeben, und die Dokumente zeigen zusätzlich den Wert in Lew zum festen Wechselkurs 1.95583.
Pelikan DTM ist offizieller Vertreter von CITIZEN SYSTEMS JAPAN für Bulgarien und hat seinen Sitz in Gabrovo. Das Unternehmen verkauft Taschenrechner, Thermodrucker, Gesundheitsprodukte und Bürotechnik im Groß- und Einzelhandel und betreibt in derselben Stadt eine Buchhandlung. Vor der Einführung des Systems wurden Lager, Buchhandlung, Rechnungen und Onlineshop in getrennten Tabellen und Programmen geführt, während der Bestand manuell abgeglichen wurde.
Das System wurde von Grund auf für dieses Unternehmen entwickelt und bildet die Grundlage des Projekts BG16RFPR001-1.012-1066-C01 „Aufbau eines integrierten Systems zur Steuerung der Geschäftsprozesse bei Pelikan DTM OOD“ im Rahmen des Programms „Wettbewerbsfähigkeit und Innovation in Unternehmen“ 2021-2027, kofinanziert von der Europäischen Union über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung.
Jeder Artikel hat vier Preise (Einkaufspreis, Großhandelspreis, Ladenpreis und Buchhandlungspreis) sowie einen Bestand je Standort: Büro als Hauptlager und Buchhandlung. An der Kasse wird per Barcode-Scanner oder Namenssuche verkauft; der Verkauf nicht vorhandener Ware ist nicht möglich. Der Wareneingang beginnt mit einer Lieferantenbestellung, wird Zeile für Zeile zum Einkaufspreis erfasst und bucht die Ware automatisch ins Lager. Eine Einkaufsrechnung kann direkt aus ihrer Position heraus einen neuen Artikel anlegen, ohne das Dokument zu verlassen.
Verkäufe werden als Rechnung, Proformarechnung, Kassenbon oder Lieferschein ausgegeben - als PDF und zum Drucken, mit Rabatt und MwSt. nach Steuersatz. Ein Angebot wird per Klick in eine Rechnung umgewandelt, während die Preisliste einen Katalog mit ausgewählter Preisquelle und einem Rabatt für den jeweiligen Kunden erstellt. Die Beträge werden in Euro geführt; die Dokumente zeigen außerdem den Wert in Lew nach dem festen Kurs 1.95583, wie es die Umstellung auf den Euro erfordert.
Die Inventur ist die physische Bestandsaufnahme an einem Standort. Sie verarbeitet 2 500 Artikel auf einmal, mit serverseitiger Seitennavigation und Suche, und bleibt während der Zählung als Entwurf gespeichert. Dabei wird eine gezählte Null von einem nicht gezählten Artikel unterschieden, sodass nicht versehentlich Bestände auf null gesetzt werden. Die Umlagerung zwischen Lager und Buchhandlung erfolgt über ein Dokument mit beliebig vielen Positionen, kann vor dem Speichern gedruckt werden und bewertet die Ware zum Preis des Zielstandorts.
Der Onlineshop pelikan-dtm.com ist mit dem System verbunden: Bestellungen aus dem Shop werden als Bestellungen in das ERP übernommen, Artikel werden aus dem ERP im Shop veröffentlicht. Darüber stehen Rollen (Administrator und Buchhandlung sehen unterschiedliche Inhalte), ein Audit-Log für jede Aktion, ein Echtzeit-Fehlerprotokoll der Benutzer und eine Einstellung für die Schriftgröße, die das Lesen hinter dem Verkaufstresen erleichtert.
SaaS-ERP-System für Aufzugsunternehmen – von der Planung von Prüfungen und der Verwaltung von Gebäuden bis zur mobilen App für Techniker und automatisierten Rechnungsstellung.
Individuell entwickelte ERP mit AI-E-Mails, integriertem SIP-Telefon, CRM, Ticketsystem und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
KI-Telefonagent, der jeden Anruf entgegennimmt – spricht nach Ihrem Skript natürlich Bulgarisch, unterscheidet dringende von routinemäßigen Anliegen und übergibt dem Team einen fertigen Vorgang statt einer Aufzeichnung.
Projekt BG16RFPR001-1.012-1066-C01 „Aufbau eines integrierten Systems zur Steuerung der Geschäftsprozesse bei Pelikan DTM OOD“, finanziert im Rahmen des Programms „Wettbewerbsfähigkeit und Innovation in Unternehmen“ 2021-2027, kofinanziert von der Europäischen Union durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung.
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