Дигитализация на бизнеса и автоматизация на процесите

Кои процеси можете да дигитализирате?

Започваме от работата, която екипът извършва всеки ден, а не от предварително избран продукт. Заявка от имейл, телефон или сайт може да се превърне в задача с отговорник, срок и история. Одобренията минават по зададен маршрут, вместо да се губят в чатове и прикачени файлове.

Документите се въвеждат, намират и проследяват от едно място. Офертата може да стане поръчка, поръчката — складова операция, а продажбата — фактура и отчет. При нужда системата изпраща известия, създава задачи и запазва кой е направил промяната.

• Заявки от сайт, имейл, телефон и комуникационни канали
• Одобрение на оферти, разходи, документи и отпуски
• Входящ и изходящ документооборот, архив и търсене
• Складови наличности, доставки, баркодове, партиди и серийни номера
• Продажби, оферти, договори, фактури и плащания
• Задачи, екипи, теренни дейности и проследяване на изпълнението
• Комуникация с клиенти в CRM, по имейл, телефон, чат и Viber

ERP, CRM, интеграция или автоматизация по поръчка?

ERP е подходящо, когато искате да обедините склад, покупки, продажби, фактури, операции и справки. CRM е по-подходящо, когато основният проблем е управлението на клиенти, сделки, оферти, задачи и история на разговорите. При нужда двете системи работят заедно.

Интеграция е правилният избор, когато вече имате работещи програми, но служителите копират данни между тях. Свързваме сайт, онлайн магазин, ERP, CRM, куриери, плащания, телефония и известия чрез API. Така всяка система запазва своята роля, а данните се движат автоматично.

Автоматизация по поръчка е нужна, когато процесът ви е специфичен или готовият софтуер изисква прекалено много компромиси. Това може да бъде портал за клиенти, мобилно приложение за техници, диспечерски панел, система за документи или цялостен бизнес софтуер. Ако търсите централизирана система за склад, продажби, фактури и роли, вижте ERP системи по поръчка. За управление на клиенти и сделки разгледайте CRM системи по поръчка.

Как заменяте Excel и ръчните операции?

Избираме един реален процес и проследяваме движението на данните от началото до края. Полетата от таблиците се превръщат в записи, статуси и справки. Дублираното въвеждане се премахва, а системата проверява задължителните данни преди следващата стъпка.

Екипът вижда само необходимото за своята роля. Търговецът работи с клиенти и оферти, складът — с наличности и доставки, счетоводството — с фактури и документи, а управителят — с обобщени справки. Старите файлове могат да се подготвят за импорт след преглед и почистване на данните.

Как протича проектът?

1. 01
   Карта на процесите

   Разговаряме с хората, които подават, проверяват и изпълняват работата. Описваме системите, таблиците, документите, изключенията и целите на проекта.

2. 02
   Обхват и архитектура

   Разделяме необходимото от желателното. Определяме дали са нужни ERP, CRM, интеграции, мобилен достъп, портал, роли, известия и справки.

3. 03
   Прототип и потвърждение

   Показваме как ще изглеждат основните екрани и маршрути. Така корекциите се правят преди разработката, когато са по-лесни и по-евтини.

4. 04
   Разработка и свързване

   Изграждаме модулите, API връзките и автоматичните правила. Работим по приоритети, за да може най-важният процес да бъде проверен рано.

5. 05
   Тестове и въвеждане

   Проверяваме роли, данни, известия, грешни входове и обмена между системите. Подготвяме миграция, инструкции и обучение за екипа.

6. 06
   Измерване и развитие

   Сравняваме избраните показатели преди и след въвеждането: време за обработка, забавени заявки, ръчни въвеждания, грешки и видимост на продажбите. След това планираме следващите подобрения.

Какво получавате и какво трябва да подготвите?

От вас са нужни примери за текущите таблици и документи, достъп до информация за използваните системи, описание на ролите и човек, който може да потвърждава процесите. Не е необходимо всичко да бъде подредено предварително — това е част от анализа.

Колко струва и колко време отнема?

Ориентировъчният диапазон за ERP, CRM, бизнес софтуер и автоматизация на бизнес процеси е 3 000–29 300 €. Цената се определя от броя модули, ролите, миграцията на данни, интеграциите, мобилния достъп, сложността на одобренията и необходимите справки. След анализа получавате конкретна оферта с обхват и етапи.

Срокът зависи от това дали свързваме готови системи или изграждаме нов продукт. Малка интеграция и ограничен процес се планират различно от ERP за няколко отдела с документооборот, склад и полеви екипи. Работата на етапи позволява да започнете с най-голямото затруднение, вместо да чакате цялата система.

Как доказвате, че автоматизацията работи?

Още в началото избираме показатели, които имат значение за фирмата: време от заявка до изпълнение, забавени одобрения, повторно въвеждане на данни, неприключени задачи, точност на складовите наличности или видимост на офертите. Системата събира история и справки, с които можете да сравнявате резултата по период, екип или процес.

В LiftexPro — ERP за асансьорни компании са обхванати планиране на прегледи, управление на сгради, мобилна работа на техници и автоматично фактуриране. Този тип проект показва как операциите, теренната работа и финансовите действия могат да бъдат част от една система. За свързване на вече използвани програми вижте API интеграции и свързване на софтуер.

Защо да обсъдите процеса със Saitami?

Работим едновременно по бизнес логиката, софтуера и връзките между системите. Това намалява риска автоматизацията да остане отделен инструмент, който екипът заобикаля. При нужда проектът може да включи ERP, CRM, уеб портал, мобилно приложение, телефония и комуникационни канали в обща архитектура.

Можете да разгледате и портфолиото, където са описани реални системи и платформи с различен обхват — от документооборот и производство до диспечерски панели и клиентски портали.

Как да започнем разговор за вашия процес?

Изпратете описание на процеса, който забавя екипа ви, заедно с примерна таблица, документ или схема на използваните програми. В контактната форма можете да посочите кои системи използвате, кой участва в процеса и какво искате да виждате като резултат.