Saitami ERP est le système dans lequel notre équipe travaille chaque jour. Il n’y en a qu’un : les contacts, les affaires, les appels, les e-mails, les réunions, les devis, les factures et les tâches sont au même endroit et se répondent.
La file organise le travail par priorité. Chaque tâche indique sa raison : promesse en retard, personne qui attend notre réponse, client chaud, montant de l’affaire, devis ouvert, e-mail prêt. La personne ouvre la première et avance, tâche après tâche, avec des appels que le système compose automatiquement lorsqu’elle le demande.
L’appel se fait depuis le navigateur. La conversation est enregistrée, transcrite en quelques minutes et résumée ; pendant l’appel, l’écran indique ce qui a déjà été dit, ce qui a été promis et ce qu’il faut demander. Après l’appel, le système propose automatiquement l’étape suivante : e-mail, réunion, devis.
Les e-mails sont préparés par l’intelligence artificielle selon les règles de l’entreprise : ce qui peut être promis, ce qui ne le peut pas et le ton à employer. La personne lit, corrige et clique sur « Envoyer ». Chaque réponse que nous devons envoyer reste dans la file jusqu’à son envoi.
Les devis, contrats, spécifications et factures sont des documents du système avec une page publique : le client les ouvre, la date et l’origine de l’ouverture sont visibles, il accepte en un clic et le paiement est enregistré sur le document. L’affaire sait combien elle vaut et combien a été payé.
Les réunions sont enregistrées et résumées, qu’elles aient lieu dans la salle du système, en ligne ou en présentiel avec un enregistrement depuis le téléphone. Les tâches laissées par la réunion sont extraites du résumé.
Les campagnes écrivent à de nouvelles entreprises pour une raison mesurée : le système ouvre le site de l’entreprise, l’analyse et écrit à propos de ce qu’il a observé. La machine crée une démonstration du système pour chaque entreprise qui répond, puis la personne l’envoie avec son e-mail.
Une application pour iPhone et Mac regroupe la file, les appels et les notes. Les membres de l’équipe ont des rôles : qui voit quoi, qui approuve quoi et qui transmet une tâche à qui.
