Интеграция между ERP и счетоводен софтуер

Подходяща ли е тази интеграция за Вашата фирма?

Услугата е за фирми, в които ERP управлява склад, продажби, производство или онлайн поръчки, а счетоводството се води в отделна програма или от външна кантора. Вместо един и същ документ да се въвежда два пъти, ERP остава мястото, където той се създава, а счетоводният софтуер получава проверени данни.

• Производствени и дистрибуторски фирми с покупки, продажби, складови движения и партиди.
• Онлайн търговци с поръчки от собствен магазин, маркетплейси и физически обект.
• Групи от дружества с общо ERP и отделни счетоводни бази.
• Фирми с вътрешно счетоводство или външна счетоводна кантора, които искат общ процес и по-малко ръчна работа.

Какви данни и документи се прехвърлят?

Обхватът се определя според ERP системата, счетоводната програма и начина, по който работи счетоводителят. Обикновено картата на данните включва:

• Фактури за продажби и покупки с контрагент, дата, основание, данъчна основа, ДДС ставка и счетоводни контировки.
• Контрагенти, ЕИК, ДДС номер и избрани номенклатури.
• Кредитни известия, сторно документи и авансови фактури, когато системите поддържат нужните полета.
• Синхронизация на номерации и референции между ERP и счетоводния софтуер.
• Дневници покупки и продажби и файлове за ДДС регистри в поддържания формат.
• Обмен за няколко фирми с отделни ЕИК, счетоводни бази и правила.
• Справка за изключенията и съпоставка между оборота в ERP и счетоводната програма.

С кои счетоводни програми работи връзката?

Не избираме предварително плъгин. Първо проверяваме конкретното издание, версията, локалната инсталация и наличната документация. При API изграждаме директна връзка. При файлов импорт подготвяме XML, CSV или TXT в необходимата структура и го подаваме по договорения начин.

Какво получавате вместо ръчно преписване?

Връзката пренася документите по предварително описани правила и оставя следа за всеки обмен. Може да се настрои пакетно изпращане веднъж или няколко пъти дневно, обмен през определен интервал или обработка при създаване на документ, ако конкретните системи го позволяват.

• Проверка преди публикуване за контрагент, ЕИК, ДДС номер, номенклатура, стойност и счетоводен период.
• Статус за всеки документ: прехвърлен, чакащ, отхвърлен или изискващ корекция.
• Лог на обмена с причина при грешка и възможност за повторно изпращане.
• Съпоставка на брой документи, суми и ДДС ставки между двете системи.
• Отделен отчет за разликите и при нужда нощен обмен.

Как се обработва грешен документ?

Документ с липсващ контрагент, несъществуващ код, невалидна стойност или затворен период не се публикува безконтролно в счетоводството. Системата го маркира като изключение и записва причината. След корекция в ERP или в предвидения работен екран документът се включва в следващия обмен.

Ако API или счетоводната програма временно не работи, задачата остава с незавършен статус. След възстановяване се прави повторен обмен, вместо документът да се създава ръчно отначало.

Как протича проектът?

1. 01
   Преглед на системите и документите

   Уточняваме ERP системата, счетоводната програма и версията им, броя фирми, видовете документи, номенклатурите, ДДС правилата и желаната честота на обмен. Нужни са достъп до документация, тестова база или примерни файлове.

2. 02
   Карта на данните и правилата

   Описваме кое поле от ERP къде отива в счетоводната програма. Отделно уточняваме кредитни известия, авансови фактури, сторно, вътреобщностни доставки, OSS, износ и начина за обработка на изключения.

3. 03
   Разработка на връзката

   Изграждаме междинен слой на Node.js или .NET, който чете данните, преобразува ги и ги подава през API или файлов импорт. Добавяме логове, статуси, повторно изпращане и известия при проблем.

4. 04
   Тестове и съпоставка

   Пускаме обмена в тестова или копирана база. Сравняваме документи, суми, ДДС ставки, контрагенти и периоди, преди да преминем към работната среда.

5. 05
   Въвеждане и наблюдение

   Определяме дата за включване, начален документ и процедура при грешка. Предаваме описание на процеса на ERP оператора и счетоводителя, а при нужда добавяме текущ мониторинг.

Какъв е обхватът и как се определя цената?

Цената е „указва се в офертата“, защото зависи от броя фирми и счетоводни бази, видовете документи, честотата на обмен, наличието на API, качеството на номенклатурите и нуждата от ДДС, складови или други справки. След технически преглед получавате обхват, архитектура, срок и конкретна оферта.

Какво да изпратите за първоначален преглед?

Изпратете името и версията на ERP и счетоводната програма, примерен документ, ориентировъчния месечен обем, броя фирми и желаната честота на синхронизация. Ако връзката е част от по-голяма автоматизация, разгледайте и услугата API интеграции и свързване на софтуер.

За пример на ERP процеси със склад, заявки, производствени партиди, фактури и отчети вижте Тестен Дом. За работа със счетоводни кантори и отделни счетоводни срокове вижте Account-X.

Често задавани въпроси

Трябва ли да сменим счетоводната си програма?

Не непременно. Свързваме съществуващата програма чрез нейния API или чрез поддържания файлов импорт. Подходът се проверява за конкретната версия и локалната конфигурация преди офертата.

Може ли да се прехвърлят покупки, кредитни известия и авансови фактури?

Да, когато ERP и счетоводната програма поддържат необходимите полета и правила. Всеки тип документ се включва в картата на данните и се тества отделно от стандартните фактури.

Може ли интеграцията да подготвя ДДС регистрите?

Да, ако данните в системите съдържат необходимата информация и форматът се поддържа. Генерираните файлове се преглеждат от счетоводител преди подаване; интеграцията не заменя счетоводната проверка.

Колко време отнема проектът?

Срокът се определя след техническия преглед. Най-много влияят наличието на тестова среда, състоянието на номенклатурите, броят документи и фирми и това дали обменът ще бъде през API или файлов импорт.

Какво става при временно прекъсване на едната система?

Документът и задачата остават със статус за неприключен обмен, вместо да се отбележат като успешно прехвърлени. След възстановяване се изпълнява повторен обмен според зададената процедура.

Свържете се с нас

Изпратете кратко описание на ERP системата, счетоводната програма, видовете документи, броя фирми и желаната честота на синхронизация. Можете да ни пишете през контактната форма.