Софтуер за отчитане на време по поръчка

Какво трябва да решава системата за отчитане на време?

Първо описваме как работи екипът, а не започваме от списък с функции. Важно е дали часовете се отчитат по клиент, договор, проект, задача, обект или служител. Проверяваме и кой одобрява времето, кога се заключва периодът и какво се случва при корекция.

Системата може да съдържа календар, списък със задачи, етапи на проект, бюджети часове, почасови ставки и роли. Така един запис не е просто число, а информация за работа, която може да се проследи и използва във фактура, отчет към клиент или вътрешен анализ.

Как служителите въвеждат отработените часове?

Въвеждането трябва да е по-бързо от попълването на таблица. Служителят избира проект и задача, посочва начало и край или въвежда продължителност, добавя бележка и изпраща записа за одобрение. При нужда системата може да предлага последно използвани проекти, повтарящи се задачи или шаблон за седмицата.

Ръководителят вижда непопълнени дни, записи извън работното време, надхвърлен бюджет или часове без задача. Правата се задават по роля: служителят редактира собствените си записи, ръководителят одобрява екипа си, а администраторът управлява настройките и периодите.

За полеви екипи може да се предвиди мобилен интерфейс, работа през телефон и записване към конкретен обект. За работа по договори могат да се разграничат платени, неплатени, вътрешни и гаранционни часове.

Как се следят задачи, проекти и бюджети?

Проектът се разделя на етапи и задачи с отговорник, срок, приоритет и статус. Към него се свързват клиенти, договори, файлове, коментари и отчетено време. При промяна на срока или бюджета ръководителят вижда какво остава и кой трябва да предприеме следващото действие.

Може да има изглед като списък, календар или дъска по статуси. За фирми с повтарящи се услуги се създават шаблони на проекти. За работа по абонамент системата следи договорения обем, използваните часове и часовете, които могат да се прехвърлят към следващ период.

Какви справки получавате?

Справките се избират според решенията, които трябва да подпомагат. Най-често включват време по служител, клиент, проект и задача; платени и неплатени часове; планиран спрямо отчетен труд; себестойност; приходи по почасова ставка; просрочени задачи и натоварване на екипа.

Данните могат да се филтрират по период, отдел, клиент, проект или статус и да се изнасят във формат за счетоводство, управленски отчет или клиентска справка. Важно е справката да показва откъде идва стойността и кой е одобрил записа, вместо да създава нова ръчна проверка.

С какво се свързва софтуерът?

Отчитането на време рядко стои изолирано. Чрез API интеграция може да се свърже с ERP за клиенти, договори, проекти и фактури, с CRM за сделки и задачи, със система за заплати за присъствия и отсъствия или с фактуриране за автоматично включване на одобрени часове.

При нужда се синхронизират потребители, клиенти, ставки, проекти и статуси. Определяме коя система е източник на истината, какво се случва при грешка и дали промените се прехвърлят веднага или по график. Това намалява преписването между таблици и програми. Вижте какво включва услугата ни за API интеграции и свързване на софтуер.

Кога е по-добър готов инструмент и кога решение по поръчка?

Как оценявате срока и цената?

Започваме с кратко описание на процеса: кои са ролите, какво се отчита, как се одобряват часовете, какви справки са нужни и с кои системи ще се обменят данни. След това разделяме проекта на задължителна първа версия и функции за следващ етап.

1. 01
   Разговор за процеса

   Събираме примери от реални проекти, договори, таблици и отчети. Уточняваме кой въвежда, проверява и използва данните.

2. 02
   Карта на модулите

   Описваме потребителите, клиентите, проектите, задачите, часовете, одобренията, справките и необходимите интеграции.

3. 03
   Прототип и оферта

   Подреждаме основните екрани и потоци. Офертата посочва какво влиза в първата версия, какво зависи от външна система и как се променя обхватът.

4. 04
   Разработка и проверка

   Изграждаме модулите по приоритет, тестваме ролите и справките и проверяваме обмена на данни с ERP, CRM, фактуриране или заплати.

5. 05
   Въвеждане на екипа

   Подготвяме настройки, импорт на договорени данни и инструкции. След старта събираме корекциите, които се виждат при реална работа.

Какъв бюджет да предвидите?

За софтуер по поръчка, ERP, CRM и автоматизация диапазонът е 3 000-29 300 €. Цената вътре в диапазона зависи от броя роли и модули, сложността на одобренията, мобилния достъп, импорта на стари данни, броя интеграции и изискванията към справките.

Какъв опит е полезен за такъв проект?

При Account-X, ERP за счетоводни кантори са обхванати клиенти и договори, документооборот, задачи по счетоводител, срокове и клиентски портал. Това е пример защо системата трябва да свърже ежедневната работа с документи, срокове и отчетност, а не само да събира часове.

Подобен подход използваме и при изработка на ERP система по поръчка: първо се подреждат ролите и процесите, после се избират модулите и интеграциите. Ако търсите по-широка система за управление на фирмата, разгледайте бизнес софтуер.

Какво да подготвите за първия разговор?

Изпратете примерна таблица или отчет, списък на ролите, начините за образуване на ставка, един реален проект и имената на системите, с които трябва да има връзка. Полезни са и примерите за справки, които сега се правят ръчно. Не е нужно да сте избрали всички функции предварително.

Контакт

Опишете как отчитате времето днес, колко различни типа проекти имате и с кои системи трябва да се свърже решението. Ще върнем въпроси за обхвата и следващите стъпки. Изпратете запитване през контактната форма.