Софтуер за оферти и фактури — продажби на едно място
Единен софтуер за оферти и фактури свързва запитване, оферта, поръчка, фактура и плащане в един процес — без Excel и без копиране между Word и счетоводната програма. Виждате колко оферти са изпратени, кои са приети, коя фактура е платена и коя е просрочена в реално време. Внедряваме модула към съществуващото ви счетоводство или като част от ERP система. От €4,200, 6-10 седмици.
Симптомите, които ви доведоха тук
Не става дума за „малко повече ред". Без единна система за оферти и фактури изтичат пари и сделки.
- ✓Изпратена оферта изчезва от радара — никой не знае дали клиентът я е отворил и кога да последва обаждане, а в папка „Оферти_2026_final_v3" версиите се множат.
- ✓Фактурата „виси" без плащане — банковото извлечение е в счетоводството, фактурата в Microinvest, клиентът в Excel, а нищо не съпоставя автоматично кое плащане към коя фактура отива.
- ✓Нулева видимост към pipeline — на въпроса „колко имаме за затваряне този месец" отговорът е „трябва да попитам Иван". Прогнозата е догадка, не данни.
- ✓Оферта и фактура не съвпадат — клиентът е приел €4,800, фактурата излиза €5,150, защото някой е сменил цена. Спор, забавено плащане, отписан клиент.
- ✓Просрочени вземания, които никой не следи — фактура от 45 дни се открива случайно при тримесечен преглед. Без напомняния, без ageing report, само загубен оборот.
- ✓Дублирано въвеждане навсякъде — клиентските данни се пишат три пъти: оферта, фактура, счетоводство. Един грешен ЕИК и фактурата е невалидна за получателя.
Решението е унифициран quote-to-cash слой — собствен бизнес софтуер, в който оферта, поръчка, фактура и плащане са един запис в различни състояния.
За кого е подходящ unified quote-to-cash
Дистрибутори и B2B доставчици, при които 3-7 търговци издават оферти ежедневно. Word шаблоните им струват 10-15 часа седмично на лице. Единен софтуер за оферти и фактури сваля това под 2 часа и вдига conversion с 15-25%.
Агенции, ремонтни фирми, IT и инженерни услуги с проектни оферти и междинни фактури. Pipeline-ът тече 30-180 дни и без CRM система със статуси половината сделки се забравят.
Цеха, шивашки ателиета, метални конструкции — там, където офертата зависи от спецификация, материали и часове труд. Системата заключва себестойност и марж при офертата, генерира работна карта при приемане и фактурира при доставка.
Как изграждаме quote-to-cash системата
Не продаваме SaaS с месечен абонамент на потребител. Изграждаме модул върху вашата база, интегриран със счетоводството (Microinvest, Ажур, Бизнес Навигатор), банковите извлечения и каналите за запитвания. Пет стъпки.
1. Audit на текущия процес
Преглеждаме как тече една оферта днес — от форма или имейл, през ръчно въвеждане, до фактура и плащане. Идентифицираме къде данните се копират, кои хора имат „shadow Excel" и бизнес правилата (отстъпки по обем, ценови нива, ДДС режими). Изходът е процесна карта и backlog с автоматизации по приоритет.
2. Шаблони с фирмен брандинг
PDF шаблон с лого, шрифт и условия. Един източник на истината — клиенти, артикули и цени се теглят от една база. Офертата се изпраща с уникален линк, клиентът я отваря и приема с един клик. При приемане се генерира поръчка автоматично.
3. Pipeline и проследяване на статуси
Всяка оферта има статус: чернова, изпратена, отворена, в преговори, приета, отказана, изтекла. Системата маркира кога клиентът е отворил PDF-а, напомня на търговеца след X дни и закрива изтеклите оферти. Собственикът вижда обем, weighted forecast, conversion по търговец и среден размер на сделката.
4. Фактуриране и автоматично съпоставяне на плащания
Приетата оферта става фактура с един бутон — същите редове, същите цени. Интеграция с банка (Open Banking, MT940/CAMT) съпоставя плащания към фактури по сума и основание. Просрочените се маркират от ден 0, напомнящи имейли тръгват на 7, 14, 30 дни, финансовият отдел вижда ageing report с един клик.
5. Интеграция със счетоводството и отчети
Издадените фактури отиват към счетоводния софтуер по API или нощен експорт. Никой не въвежда два пъти. Отгоре седят BI отчети: оборот по период, маржове по продукт, conversion по търговец, top 20 клиенти и среден DSO. Решенията спират да са на усещане.
Защо Saitami
Цените са в евро, без абонамент на потребител. Ако вече имате счетоводен софтуер, интегрираме модула към него. За правилен обхват вижте управление на бизнес с Excel и CRM по поръчка.
Често задавани въпроси
Защо ми трябва нов софтуер за оферти и фактури, ако имам счетоводна програма?
Счетоводните програми са оптимизирани за финално фактуриране и подаване в НАП, не за продажбения процес преди това. Те не следят оферти, не показват pipeline, не маркират кога клиент е отворил PDF и не съпоставят плащания. Нашият модул живее преди счетоводството и подава готовите данни към него.
Колко време отнема внедряването?
6-10 седмици за стандартен обхват — оферти, фактури, pipeline, банкова интеграция, един счетоводен exporter. По-сложни сценарии (мулти-валута, проектни фактури с междинни плащания, нестандартна продуктова конфигурация) добавят 2-4 седмици. Първите резултати се появяват от втората седмица.
Какво включва стартовата цена €4,200?
Модул за оферти и фактури с фирмен PDF шаблон, pipeline с до 6 статуса, до 5 потребители, интеграция с един счетоводен софтуер, импорт на банково извлечение и базови отчети (оборот, conversion, DSO). Без абонамент на потребител. Допълнителни модули — склад, проекти, договори — стартират от €1,500-€3,000.
Може ли клиентът да приеме офертата онлайн?
Да. Всяка оферта получава уникален линк — клиентът отваря страница в брандинга ви, преглежда позициите и натиска „Приемам". Системата записва дата, IP и при нужда e-signature, генерира поръчка и уведомява търговеца. Само тази стъпка вдига conversion с 15-25%.
Готови да виждате pipeline в реално време?
Изпратете една текуща оферта и кратко описание на процеса. В рамките на 72 часа подготвяме прототип върху вашите шаблони и фиксирана котировка с обхват и срок.
Заявете аудит на quote-to-cash →Свързани услуги: край на Excel хаоса · CRM по поръчка · ERP система