Клиентски портал за заявки и фактури

Имате ли нужда от отделен портал за клиенти?

Порталът е полезен, когато обслужването се разпилява между лични имейли, телефонни разговори, чатове и таблици. Клиентът изпраща заявка на грешен адрес, служител я препраща, а после някой търси последната версия на фактурата или файла. Губи се контекст и трудно се вижда кой какво е поел.

В портала всеки клиент вижда само собствените си заявки, документи и история. Има един вход, ясни статуси и място за комуникация. Вътрешният екип получава структурирана заявка с тип услуга, приоритет, описание и прикачени файлове, вместо непълен текст в имейл.

Какво получава клиентът ви?

Заявки с номер и прикачени файлове

Формулярът може да съдържа тип услуга, описание, приоритет, обект, договор и файлове, PDF документ, снимка, скрийншот или видео. Всяка заявка получава уникален номер и се насочва към правилния екип в CRM или ERP системата.

Статус и история на обработката

Клиентът вижда дали заявката е получена, в обработка, готова или затворена. При нужда добавяме отговорник, срок, дата на промяна и отделни вътрешни или видими коментари. Така актуалното състояние не зависи от последния имейл.

Услуги, договори и използвани часове

При месечен пакет порталът може да показва извършените дейности, консултанта, датата и изразходваното време. Клиентът вижда какво е свършено, а екипът разполага с история за отчет и периодичен преглед.

Фактури и документи в PDF

В отделна секция се показват издадените фактури с филтри по период, статус и обект. Клиентът изтегля PDF документа сам, без да го иска повторно по имейл. Можем да добавим договори, протоколи, отчети и други файлове с различни права за достъп.

Онлайн плащане на отворени фактури

Свързваме портала със Stripe или ePay според пазара, платежния оператор и счетоводния ви процес. След плащане системата може да получи статуса чрез webhook и да го запише в свързания софтуер, когато интеграцията го поддържа. Начинът на издаване на касов документ се уточнява според счетоводната и фискалната ви организация.

Известия и комуникация

Клиентът може да получава имейл или SMS при нов отговор, промяна на статуса и издадена фактура. Вграденият чат е подходящ за кратки въпроси, които не изискват формална заявка, като съобщенията остават в историята на акаунта.

Как се свързва порталът със системите ви?

Порталът не е задължително да заменя ERP, CRM или счетоводната програма. Обикновено той е клиентският слой пред съществуващите процеси. Свързването може да стане през REST API, webhooks, импорт и експорт на данни или междинна услуга, когато старият софтуер няма достатъчно API възможности.

• CRM или ERP за клиенти, договори, заявки, задачи и отговорници.
• Счетоводен софтуер за фактури, статус на плащане и PDF документи.
• Stripe или ePay за онлайн плащане на отворени фактури.
• S3-съвместимо файлово хранилище за прикачени файлове и документи.
• Имейл и SMS услуга за известия при конкретни събития.
• Единен вход, магически линк по имейл или Google вход; при чувствителни данни, двуфакторна автентикация.

При повече от една система първо описваме кои данни са водещи. Това предотвратява дублирани клиенти, различни суми по фактури и неяснота коя система трябва да промени статуса. При нужда от по-широко свързване можете да разгледате услугата ни за API интеграции.

Кой вариант на портал ви е нужен?

Цената се движи според броя и състоянието на интеграциите, ролите, вида на документите, правилата за плащане, обема на файловете и нуждата от custom дизайн. Броят екрани сам по себе си не е достатъчен за оценка, най-много работа обикновено има в данните, правата и синхронизацията.

Как протича разработката?

1. 01
   Описание на процеса

   Разглеждаме как клиентът подава заявка днес, къде се записва, кой я обработва, как се издава фактура и кои известия са нужни. Вие подготвяте примерни заявки, роли, документи и достъп до API или тестова среда.

2. 02
   Прототип и технически план

   Подреждаме екраните, статусите, правата и интеграциите. Описваме кои данни се четат и записват във всяка система, за да няма скрити допускания по време на разработката.

3. 03
   Разработка на основните модули

   Изграждаме входа, клиентските профили, формуляра за заявки, статусите, файловете, фактурите и административната част. Интерфейсът се адаптира за телефон, таблет и компютър.

4. 04
   Интеграции и проверки

   Свързваме CRM, ERP, счетоводен софтуер, плащания и известия. Тестваме достъпа между клиенти, фирми и обекти, както и сценариите при неуспешно плащане, липсващ документ или прекъсната връзка.

5. 05
   Пускане и предаване

   Публикуваме портала на ваш поддомейн, настройваме SSL, хранилище и резервни копия. Обучаваме екипа, предаваме документация и уточняваме кой поддържа интеграциите след старта.

Какво доказва, че можем да изградим такава система?

Работили сме по системи, в които клиентският портал е част от по-голям процес, заявки, договори, документи, фактуриране и работа на екипа. В Account-X, ERP за счетоводни кантори има портал за документи, срокове и фактури. В Ековат, ERP по поръчка системата обхваща заявки, работни карти, автопарк, склад и фактури.

Често задавани въпроси

Подходящ ли е порталът за малка фирма с малко клиенти?

Да, ако клиентите са на абонамент, изпращат редовни заявки или често искат документи и статуси. Ако комуникацията е рядка и процесът е прост, обикновена форма или организирана система за задачи може да е по-разумният избор.

Може ли порталът да бъде с нашата марка?

Да. Може да работи на ваш поддомейн с логото, цветовете, шрифтовете и имейл шаблоните на компанията ви. При нужда разработваме напълно custom интерфейс по съществуващ брандбук.

Могат ли различни служители на един клиент да имат различни права?

Да. Достъпът може да се раздели по фирма, обект, договор, тип документ и роля. Например един потребител да вижда фактури, друг да подава заявки, а управителят да вижда цялата история.

Колко време отнема изработката?

Основният вариант обикновено се планира за няколко седмици след уточняване на процесите и достъпите. Онлайн плащания, чат, SLA отчети, повече интеграции и миграция на стари документи увеличават срока.

Оставате ли без достъп до кода и данните?

Порталът се разработва за вашия процес, а собствеността върху кода и данните се уточнява в договора. Преди старта описваме хостинга, резервните копия, достъпите и отговорностите по поддръжката.

Контакти

Изпратете ни кратко описание на услугите ви, клиентските фирми, CRM, ERP или счетоводния софтуер и начина, по който днес получавате заявки и изпращате фактури. Можете да добавите примерен формуляр, фактура или схема на процеса чрез контактната ни форма.