LMS систем во Келн: како се планира платформа за обука

Кога на една организација во Келн ѝ е потребен LMS систем?

Не на секоја организација ѝ е потребен сопствен LMS систем. Ако објавувате неколку курсеви годишно и имате малку обучувани лица, готова платформа може да биде доволна. Проблемот започнува кога запишувањето, плаќањата, присуствата и сертификатите се управуваат во различни алатки.

За бизнис во Келн потребата обично се појавува при интерна обука на вработени, воведување нови луѓе, задолжителни безбедносни упатства или обука на партнери и клиенти. За центар за обука причината може да биде посложена организација на групи, предавачи, распореди, тестови и такси.

Добар знак е ако администраторот одвојува часови за рачно испраќање материјали и следење кој го завршил курсот. Друг знак е ако раководителот не може брзо да одговори кои вработени имаат истечен сертификат или кои тестови не ги положиле.

Кои улоги треба да ги има LMS платформата?

Улогите не се само техничка подробност. Тие определуваат кој ја гледа наставната содржина, кој може да ги менува резултатите и кој има пристап до личните податоци.

Кај организација со неколку компании или филијали важно е улогите да функционираат и на ниво на организација. Така еден администратор може да управува со својата фирма, без да ги гледа корисниците и извештаите на друга.

Добро е да постои дневник на дејства: кој променил оценка, прикачил материјал или деактивирал корисник. При спор или проверка, овој запис е покорисен од разговори по имејл.

Какви курсеви, лекции и тестови се потребни?

LMS платформата треба да го одразува реалниот начин на кој предавате. Еден курс може да биде низа од видео лекции, PDF документи и тестови. Друг може да вклучува настава во живо, домашна задача, оценка од предавачот и завршен сертификат.

При планирањето треба да се одлучи дали обучуваниот ги поминува лекциите по задолжителен редослед. Дали може да прескокне веќе познат материјал? Дали треба да го изгледа целото видео? Колку обиди има за тестот? Што се случува ако не го постигне потребниот резултат?

• Категории и нивоа на курсевите, на пример воведна, специјализирана и освежителна обука.
• Видео, PDF, презентации, слики, надворешни материјали и текстуални лекции.
• Тестови со еден или повеќе точни одговори, слободен текст и прашања по измешан редослед.
• Минимален резултат, број на обиди, временски ограничувања и автоматско оценување.
• Задачи што предавачот ги прегледува рачно.
• Сертификат со датум на издавање, рок на важност и број што може да се провери.
• Повторно доделување на курсот кога сертификатот ќе истече.

За обука на германски, бугарски или англиски јазик, содржината треба да има јасно назначена јазична верзија, а не само преведен интерфејс. Ова го олеснува одржувањето и го намалува ризикот обучуваниот да отвори материјал на погрешен јазик.

Какви извештаи треба да добива раководителот?

Извештајот „кој се најавил во системот“ ретко е доволен. Раководителот обично треба да види кој е запишан, кој започнал, кој завршил, каков резултат постигнал и каде прекинал.

Корисните извештаи вклучуваат напредок по курс, резултати од тестови, присуства, задоцнети обуки и важност на сертификатите. Кај интерната обука треба да има филтри по оддел, работно место, локација и раководител.

За образовен центар важни се и извештаите за запишувања, такси, групи, предавачи и слободни места. Кај корпоративната обука можеби е поважно автоматско известување до менаџерот кога вработен не започнал задолжителен курс.

Извезувањето во Excel или CSV е практично, но не треба да ги замени извештаите во системот. Ако некој секој месец рачно составува извештај, процесот сè уште не е автоматизиран.

Со кои системи треба да се интегрира LMS платформата?

Интеграциите треба да се разгледаат пред развојот, бидејќи ја менуваат структурата на корисниците, плаќањата и извештаите. Дел од податоците треба да се синхронизираат автоматски, наместо тимот да ги копира меѓу програмите.

• CRM систем за запишувања, барања, организации и историја на комуникацијата.
• ERP или сметководствен софтвер за фактури, плаќања и статус на обврските.
• Систем за идентитет и службено најавување, ако организацијата користи централизирани профили.
• Имејл-услуга за покани, потсетници, резултати и известувања за сертификати што истекуваат.
• Платежен оператор за платени курсеви и автоматска потврда на плаќањето.
• Видео-хостинг или складиште за материјали за обука, кога датотеките се големи.
• API кон интерни системи за вработени, оддели и работни места.
• Календар за настава во живо и известувања до предавачите и обучуваните.

Не мора секоја интеграција да биде двонасочна. На пример, LMS може само да добива список со вработени од друг систем, но во него да го враќа статусот на завршената обука. Ова сценарио е полесно за одржување од целосно дуплирање на сите податоци.

При работа со лични податоци треба да се утврдат правата на пристап, роковите за чување, резервните копии и бришењето на профилите. Техничките поставки се дел од проектот, но организацијата треба однапред да утврди кои податоци навистина ѝ се потребни.

Готова LMS платформа или систем по нарачка?

Готовата платформа е соодветна кога вашиот процес се совпаѓа со нејзиниот модел. Добивате побрз почеток и обично не плаќате за развој на основните функции. Компромисот е што ќе треба да се приспособите на ограничувањата на производот, неговите интеграции и начинот на известување.

Систем по нарачка има смисла кога обуката е поврзана со други интерни процеси или кога вашите улоги и правила се специфични. Може да започне со мала прва фаза и да се проширува, наместо да купувате голем пакет непотребни функции.

За софтвер по нарачка ориентациската цена е 3.000–29.300 €. Во овој опсег спаѓаат и проекти за custom software; цената зависи од бројот на улоги, типовите содржина, тестовите, интеграциите, јазиците, извештаите и потребата од мобилна верзија. Точниот опсег се утврдува по анализа, а услугата надвор од утврдениот опсег има цена „се наведува во понудата“.

Ако се двоумите, направете краток список на процесите што готовата платформа не ги покрива. Ако станува збор само за визуелни промени, готовиот производ веројатно е доволен. Ако ги засегаат плаќањата, улогите, извештаите и синхронизацијата со вашиот главен софтвер, системот по нарачка заслужува сериозно разгледување.

Како се одвива реализацијата на LMS проект?

1. 01
   Опишување на процесот

   Се евидентираат типовите обучувани лица, курсевите, групите, улогите, правилата за завршување и потребните извештаи. Се утврдува што денес се прави рачно и кои податоци веќе постојат во други системи.

2. 02
   Утврдување на првата верзија

   Се избира минимален функционален опсег: најавување, профили, курсеви, лекции, тестови, напредок и основни извештаи. Не е разумно првата верзија да ги вклучува сите можни интеграции и сите идни сценарија.

3. 03
   Дизајнирање на податоците и улогите

   Се утврдуваат организациите, корисниците, групите, курсевите, обидите за тестирање, сертификатите и историјата на дејствата. Во оваа фаза се одлучува кој што гледа и менува.

4. 04
   Дизајн и развој

   Се изработуваат интерфејсите за администратор, предавач, менаџер и обучувано лице. Следуваат главните модули, известувањата и избраните API интеграции.

5. 05
   Тестирање со реални сценарија

   Не се проверува само дали копчињата работат, туку и дали целиот процес е доследен: покана, запишување, лекција, тест, сертификат, потсетник и извештај. Се тестираат и одбиени плаќања, истечени сертификати и корисници со различни права.

6. 06
   Пуштање и развој

   Системот се полни со реални курсеви, администраторите се обучуваат и се следат првите регистрации. Потоа подобрувањата се приоритизираат според реалното користење, а не според претпоставките од почетокот на проектот.

Што да побарате од изведувачот пред понудата?

Не барајте само список со функции и вкупна цена. Побарајте опис на корисничките улоги, примерен процес за еден курс, шема на интеграциите и начин на чување на историјата на резултатите.

Утврдете кој го поседува кодот, како се предаваат податоците при промена на изведувачот и што опфаќа одржувањето. Проверете дали понудата вклучува миграција на постојните курсеви, обука на администратори, резервни копии и пристап до тестна околина.

За проект за организација во Келн утврдете ги и јазиците, временската зона, форматот на сертификатите и начинот на комуникација со тимот. Ако важен дел од процесот останува „ќе го утврдиме подоцна“, веројатноста за промени во опсегот е висока. За интеграции со други системи може да се користи одделна фаза за API интеграции и поврзување на софтвер, а за нестандарден процес — софтвер по нарачка.

Како да започнете без непотребен ризик?

Започнете со еден реален курс и една група обучувани лица. Измерете колку лесно администраторот создава курс, како предавачот ги проверува задачите и дали раководителот добива корисен извештај.

По овој тест ќе стане јасно кои функции се задолжителни, а кои можат да почекаат. Така LMS системот се гради околу докажан процес, а не околу долг каталог на можности. Ако разгледувате и други видови системи по нарачка, пристапот можете да го споредите со изработка на ERP систем по нарачка.