Система за електронно подписване с КЕП

Подходяща ли е система за електронно подписване за Вашия процес?

Ако документът се разпечатва, подписва, сканира и изпраща обратно, част от процеса остава извън системите Ви. Това затруднява проследяването на версиите, напомнянията към подписващите и архивирането на готовия договор.

Персонализираната система е подходяща за B2B компании, отдели „Човешки ресурси“, юридически и счетоводни кантори, които работят с повтарящи се документи и повече от един подписващ. Потокът може да започва от CRM, имейл, вътрешна заявка или DMS и да завършва с подписан файл в правилния архив.

Какво включва системата?

Как се свързва с останалия Ви софтуер?

Системата може да изпраща събития към CRM, DMS и софтуер за управление на договори чрез API или webhook. При подписване се обновява статусът на сделката, създава се задача, архивира се файлът с метаданни или се стартира следваща стъпка от процеса.

При PDF документи може да се използва PAdES, а при XML или CMS контейнери, съответният формат за подписване. При нужда се добавя timestamp от избран доставчик и проверка на валидността според Вашите изисквания. Конкретният формат, доставчикът на КЕП и начинът на съхранение се уточняват преди разработката.

Ако нямате готова система, свързваме подписването с нов CRM, ERP или вътрешен портал. Вижте какво включва изработката на софтуер по поръчка и как работим при API интеграции и свързване на софтуер.

Какво получавате в различните варианти?

Посоченият диапазон е ориентир за софтуер по поръчка. Цената се променя според броя роли и типове документи, избрания доставчик на КЕП, броя интеграции, мобилния достъп, правилата за архивиране и начина на внедряване.

Как протича проектът?

1. 01
   Карта на документите и участниците

   Описвате какви документи подписвате, кой ги създава, кой подписва, има ли последователност и къде трябва да се съхраняват готовите файлове.

2. 02
   Избор на ниво и доставчик

   Уточняваме къде е достатъчен SES или AES и къде е нужен КЕП. Проверяваме достъпния интерфейс на Stampit, Borica B-Trust или Evrotrust и зависимостите за локален или облачен подпис.

3. 03
   Прототип на потока

   Подготвяме примерен шаблон, роли, екрани, известия и статути. Така виждате какво ще направи служителят и какво ще получи подписващият, преди да изграждаме всички модули.

4. 04
   Разработка и интеграции

   Изграждаме системата, шаблоните, правата, одитния журнал и връзките с CRM, DMS или друг софтуер. Вашият екип предоставя примерни документи, правила за достъп и технически данни за интегрираните системи.

5. 05
   Тестове и въвеждане

   Проверяваме различни роли, отказ, изтекъл срок, промяна на версия, повторно изпращане и неуспешен подпис. След одобрение въвеждаме реалния процес и подготвяме кратки инструкции за екипа.

Какво може да се обърка при друга реализация?

• Подписът се пази като изображение, а не като проверим подписан документ.
• Подписващите получават грешна версия, защото няма контрол на версиите.
• CRM показва договор като приключен, но файлът не е архивиран в DMS.
• КЕП работи на една машина, но не и в реалния процес на останалите служители.
• Няма журнал кой е отворил, отказал или подписал документа и кога.

Затова започваме от процеса, а не от бутона „Подпиши“. Тестовете включват и неуспешните сценарии, защото именно те показват дали системата ще бъде използваема след внедряването.

Често задавани въпроси

Каква е разликата между SES, AES и КЕП?

SES е базов електронен подпис, AES добавя по-силна идентификация и връзка с подписващия, а КЕП е квалифициран подпис чрез оторизиран доставчик. Кое ниво е нужно зависи от документа и конкретния процес.

Може ли системата да работи със съществуващия ми КЕП?

Проверяваме доставчика, вида на сертификата и наличния интерфейс. При облачен КЕП се интегрираме с API, а при локален подпис трябва да се съобразим с токена, картата, драйвера и средата на подписващия.

Може ли да се подписват документи от телефон?

Да, ако избраният подпис и доставчик го позволяват. Мобилният сценарий може да бъде през адаптивен уеб интерфейс, облачен подпис или отделно мобилно приложение.

Какво трябва да подготвим за оферта?

Изпратете примерни документи, списък на ролите, желаните интеграции и описание на текущия процес. Полезно е да посочите кои документи изискват КЕП, къде се съхраняват сега и какво трябва да се случва след подписване.

Контакт

Изпратете описание на процеса и примерен документ през контактната форма. Ще прегледаме нужните нива на подпис, интеграциите и обхвата, за да подготвим конкретна оферта.