Система за отпуски и присъствия — workflow и одобрения
Saitami изгражда система за отпуски и присъствия с многоуровнево одобрение, точен баланс по тип отпуска и интеграция с присъствие през badges или мобилен check-in. Заявката на служителя минава през преки ръководители, HR и финанси за минути, не дни, и автоматично се отразява в платежния фиш и отчета към НОИ.
Какво включва нашата система за отпуски и присъствия
Всички типове отпуска по КТ
Платена годишна, неплатена, болничен с прикачен документ, отпуск по майчинство и бащинство, учебна, по чл. 157 и 162. Всеки тип има собствени правила за натрупване, прехвърляне между години и срок за заявяване — без ръчни справки в Excel. Системата следи 20-те дни минимум по КТ и сигнализира при риск от изгаряне на дни.
Баланс по тип в реално време
Служителят вижда колко дни платена, неплатена и компенсаторна почивка има налични към днешна дата и колко след планираните заявки. HR не отговаря повече на въпроса „колко дни ми остават". Балансът се пресмята автоматично при пускане и одобрение, с история на всяка промяна и одит за ТД и инспекция по труда.
Многоуровнево одобрение и заместници
Workflow с до 3 нива — пряк ръководител, отдел HR, финансов директор за дълги отсъствия. Всеки одобряващ има резервен заместник при отпуск, делегиране с един клик и SLA с напомняне след 24 часа. Цялата комуникация остава в системата, без email вериги, и решенията се пазят с timestamp.
Календар за екип и отдел
Visual календар показва кой кога е в отпуска, кой е на болничен и кой работи от вкъщи. Ръководителят вижда конфликти преди да одобри — двама ключови хора в един и същ петък, или цял отдел в августовската седмица. Експорт към Google Calendar и Outlook, синхронизация и в двете посоки.
Отчети към НОИ и работодателски справки
Автоматична подготовка на Декларация образец 1, ДВ-67 за болнични, справки по чл. 62 за инспекция по труда и месечен summary за счетоводството. Болничните листове от НОИ се качват като PDF, OCR попълва номер и дата, а данните се сверяват с електронния регистър — край на двойната работа между HR и счетоводство.
Присъствие през badges и mobile check-in
RFID badges на входа, GPS check-in от мобилно приложение за обектен и отдалечен персонал, биометрия при необходимост. Закъсненията и извънредният труд се фиксират автоматично, обвързват се със заявка за отпуска или компенсаторна почивка и захранват time-sheet за платежния фиш — без ръчно въвеждане от ТРЗ.
За кого е подходяща нашата система за отпуски
Компании 20-100 души
IT компании, агенции, проектантски бюра, юридически и консултантски фирми. Имате HR с няколко души и ръководители на отдели — workflow-ът замества хаоса с Slack заявки и Excel таблици. Внедряване за 2-3 седмици и моментална яснота кой кога може да отсъства.
Ритейл вериги със смени
Магазини, аптеки, бензиностанции, кафенета с десетки локации. Системата свързва отсъствията с графика на смените и автоматично сигнализира на регионалния мениджър ако магазин остава без покритие. Подмяна между обекти, отчет на отработени часове по обект и интеграция с платежен фиш.
Производства с shifts
Цехове, монтажни линии, складови комплекси на 2 или 3 смени. Badge четец на портала или mobile check-in за бригадирите, обвързване с работни поръчки, автоматичен extra pay за нощни и празнични часове. Готови справки за инспекция по труда и доклади за работодателска отговорност.
Как изграждаме вашата HR система за отсъствия
1. Картографиране на политиките по отпуска
Първата седмица описваме текущия процес — типове отпуски, годишно натрупване, прехвърляне между години, кой одобрява, какво стига до ТРЗ. Идентифицираме грешките в текущия Excel и сравняваме с КТ и КСО. Резултатът е workflow диаграма, потвърдена от HR и юрист, преди да напишем ред код.
2. Next.js самообслужване и mobile self-service
Служителският портал е Next.js 15 с responsive интерфейс — заявка от телефона за минута, прикачен болничен лист като снимка, веднага push нотификация към ръководителя. Прогресивно уеб приложение, инсталираемо като icon на началния екран, без App Store или Play Store разпространение.
3. PostgreSQL и интеграция с calendar API
Базата е PostgreSQL с пълен одит на всяка промяна по баланс и заявка. Двупосочна синхронизация с Google Calendar и Outlook 365 — одобрена отпуска автоматично се появява в личния календар на служителя и в споделения календар на екипа. Виж и нашите персонализирани софтуерни решения за специфични правила.
4. Интеграция с payroll и присъствие
REST/SOAP коннектори към Microinvest, Plus Minus, EnterprisePay, ERP.NET — одобрените отсъствия и часовете от check-in влизат директно в платежния фиш без ръчно прехвърляне. Виж и нашата изработка на мобилно приложение ако искате нативно iOS и Android приложение за check-in.
Защо Saitami за система за отпуски
имейли за заявка на отпуска
средно намаление при наши клиенти през първите 3 месеца след пускане на self-service портал
точност на платежен фиш
по-малко корекции и преводи post factum след пряка интеграция с ТРЗ модула и check-in данните
стартова инвестиция
за пълна система за отпуски с workflow, баланс по тип, календар за екип и НОИ отчети
Свързани решения: софтуер за HR и управление на персонал за пълен HRIS с досиета и обучения и софтуер за работни графици за планиране на смените при ритейл и производство.
Често задавани въпроси за система за отпуски
Подходящ ли е за фирма с 15 души?
Да. Стартовият пакет работи перфектно за екипи 10-25 души — един HR човек, двама ръководители, прост workflow с едно или две нива на одобрение. Внедряването отнема около 2 седмици и моментално премахва Excel баланса и Slack заявките. С растежа на компанията добавяте нива на одобрение, нови типове отпуска и заместници, без миграция към друг продукт.
Може ли да отчита болнични за НОИ?
Да, болничните листове се качват като PDF или JPG и системата извлича номер, дата и продължителност чрез OCR. Данните се сверяват с електронния регистър на НОИ и се подготвят за месечната Декларация образец 1 и ДВ-67 справката. Счетоводството получава готов файл за импорт в TРЗ системата, а HR пази оригиналните документи в защитен архив за инспекция по труда.
Има ли мобилно приложение?
Да. Базовият пакет включва прогресивно уеб приложение, което се инсталира като икона на началния екран на iOS и Android — без сваляне от App Store. Заявка за отпуска, прикачване на болничен лист като снимка, преглед на баланс и push нотификации работят еднакво на телефон и десктоп. Нативни iOS и Android приложения за GPS check-in се изграждат при необходимост.
Колко струва система за отпуски?
Стартова инвестиция за фирма до 50 души с базов workflow, баланс по тип отпуска, календар за екип и НОИ отчети — от €2,200 еднократно. По-сложни внедрявания с многоуровнево одобрение, badge присъствие, GPS check-in и интеграция с няколко payroll системи са между €5,000 и €11,000. Хостинг и поддръжка от €70 на месец, без скрити лицензни такси на потребител.
Готови да спрете Excel баланса и Slack заявките за отпуска?
Споделете броя на служителите, типовете отпуска и текущата payroll система. Ще получите конкретен план за система за отпуски и присъствия с цени и срокове — без лицензни такси на потребител.
Поискайте демо →