Система за резервации и графици за услуги

Какво решава системата за резервации?

Обикновеният календар показва свободни часове, но не знае дали е свободен конкретният кабинет, стол или апарат. Самостоятелният инструмент за записване приема резервации, но често оставя екипа да проверява ръчно графици, плащания и промени.

Тук клиентската част и вътрешният календар работят върху една база данни. Системата проверява специалистите, работното време, почивките и ресурсите, преди да потвърди часа. Така един кабинет, стол или апарат не се обещава на двама клиенти.

Какво получавате?

Подходяща ли е за Вашия бизнес?

За салон за красота и СПА системата комбинира графиците на фризьори, козметици или терапевти с конкретни столове и кабинети. Можете да добавите време за подготовка, почистване или съхнене и да позволите избор на специалист.

За дентална, дерматологична и друга медицинска практика една резервация може да заема лекар, кабинет и апарат. При нужда се добавят въпросник преди посещение, декларация, история на клиента и ограничен достъп според ролята.

За треньори, преподаватели и студиа системата съчетава индивидуални сесии, групи, пакети и списък с чакащи. За онлайн срещи може да се създава връзка за Google Meet или Zoom, а неизползваните посещения от пакет да се приспадат.

Как се свързва със сайта и останалия Ви софтуер?

Виджетът се вгражда в съществуващ сайт с кратък код. Ако сайтът е стар или няма подходяща структура, подготвяме отделна страница за услугите и резервациите. При нужда от връзка със счетоводство, CRM, телефония или друга система използваме API, за да не се преписват клиентски данни и плащания.

Двупосочната връзка с Google Calendar показва резервациите в личния календар на специалиста. Външен ангажимент може да затвори съответния час в системата. При няколко обекта всеки управител и служител получава достъп според ролята си.

Какъв е обхватът и каква е цената?

Цената се променя според броя локации и специалисти, сложността на услугите, ресурсите, начина на плащане, миграцията на съществуващи клиенти и необходимите интеграции. SMS и Viber съобщенията се заплащат отделно според реалното потребление. Хостингът, поддръжката и външните услуги се договарят отделно.

Как протича проектът?

1. 01
   Анализ на услугите и ресурсите

   Описвате услугите, продължителността, цените, специалистите, работното време, локациите и ресурсите. Разглеждаме как днес се приемат записванията и къде възникват двойни часове или пропуски.

2. 02
   Модел на резервацията

   Подреждаме ролите, статусите и правилата за аванс, отказ и неявяване. Определяме какво виждат клиентът, рецепцията, специалистът и управителят.

3. 03
   Изработка на клиентската част

   Изграждаме удобен избор на услуга, специалист, дата и час. Тестваме потока на телефон и компютър, включително промяна и отказ на резервация.

4. 04
   Изработка на административния панел

   Добавяме календарите, услугите, ресурсите, отпуските, резервациите, клиентските профили, плащанията и справките. Настройваме достъпа според ролите.

5. 05
   Интеграции и тестове

   Свързваме Google Calendar, плащанията, съобщенията и необходимите вътрешни системи. Тестваме конфликт на ресурс, неуспешно плащане и промяна в последния момент.

6. 06
   Пускане и обучение

   Прехвърляме одобрените услуги и налични данни, обучаваме екипа и наблюдаваме първите реални резервации. След старта коригираме настройки, които практиката показва като нужни.

Какво показва опитът ни?

ZapaziChas, платформа за резервации е решение за салони, зъболекари, фитнес студиа и други услуги с автоматични напомняния. В Bohemia Barber, сайт и система за резервации графикът е организиран по берберин и има административен панел.

За клиничен процес вижте Vida Luxe, сайт за естетична клиника, където сайтът включва онлайн записване на час. Новата система се определя според Вашия процес, а не чрез копиране на готов пакет.

Какво трябва да подготвите?

• Списък на услугите с продължителност, цена, буфер и необходим специалист или ресурс.
• Работно време, отпуски, почивки и изключения по локации.
• Условия за аванс, отказ, възстановяване и неявяване.
• Достъп или съдействие за Google Business Profile, Google Calendar, платежен оператор и канали за съобщения.
• Решение кои данни да се прехвърлят от сегашния календар, Excel файл или друга система.

Колко време отнема изработката?

Срокът се определя след анализа и потвърждението на обхвата. Разширените функции го увеличават според броя интеграции, локации и изключения. Даваме конкретен график, след като видим процеса и данните, а не само броя на екраните.

Често задавани въпроси

Може ли клиентът да резервира директно от Google?

Да. Свързваме профила на обекта в Google с виджета за резервации, така че клиентът да премине от бутона за резервация към свободните часове. Точният начин зависи от категорията на бизнеса и наличните функции в профила.

Подходяща ли е системата за няколко обекта?

Да. Всеки обект може да има собствено работно време, услуги, специалисти и ресурси, а управителят да вижда обобщена информация. Правата за достъп се настройват така, че служителите да виждат само необходимите им данни.

Какво става, ако клиентът не дойде?

Настройваме Ваша политика: аванс, таксуване при определени условия, регистрация на неявяване, ограничение за нови часове или пълно предплащане. Системата изпълнява правилото, но условията трябва да бъдат ясни за клиента предварително.

Мога ли да използвам Stripe и ePay?

Да, когато избраният процес и акаунтите Ви го позволяват. Може да се изисква частичен или пълен аванс, да се обработват откази и да се подава статусът на плащането към конкретната резервация.

Ще останат ли данните и кодът при нас?

Изграждаме системата по поръчка за Вашия процес. Условията за код, хостинг, достъп и поддръжка се описват в офертата, за да знаете как ще се развива и свързва системата занапред.

Свържете се за анализ на графика Ви

Изпратете броя на специалистите и локациите, видовете услуги, използвания сега календар и желаните плащания или напомняния. Ще обсъдим процеса, ще очертаем подходящия обхват и ще подготвим оферта със срок и цена. Свържете се с нас.