Софтуер за сервизни заявки
Софтуер за сервизни заявки от Saitami обхваща пълния път на едно устройство в сервиз — от момента, в който клиентът го донесе или се обади, до подписания приемо-предавателен протокол и фактурата при предаване. Едно работно място за приемчик, диспечер и техник, без Excel-и и без изгубени бележки.
Какво включва системата
Един типичен ticket flow в сервиз изглежда така: устройство влиза през форма на сайта, телефон или имейл, получава уникален номер, минава през статуси нова → в работа → готова → доставена и приключва с печат на протокол и фактура. Нашият софтуер за сервизни заявки покрива целия този цикъл и води пълен дневник на ремонти по клиент и по устройство.
- Приемане през web форма, телефон и имейл — клиентски портал с self-service подаване, входящ имейл за RMA случаи и pop-up на картон при обаждане през SIP централа. Всяка нова заявка влиза в общата опашка автоматично.
- Автоматично номериране и баркод стикер — всяка заявка получава уникален номер по схема, която вие задавате (S-2026-00123). Стикер с QR код се принтира при приемане и се лепи върху устройството, така че техникът сканира и отваря картона за 2 секунди.
- Статус workflow — нова → в работа → готова → доставена — конфигурируеми преходи, задължителни полета на всеки етап, автоматични SMS и Viber известия до клиента при смяна на статус. Без обаждания „готово ли е?".
- Диспечер board за разпределение — drag-and-drop kanban с натовареност на всеки техник, приоритети, гаранционни срокове и наличност на резервни части. Софтуерът за сервизни заявки предлага кой техник да поеме всяка нова заявка.
- SLA с alerts и ескалация — таймер по тип заявка (24 ч за приоритет 1, 72 ч за стандарт), визуални индикатори при приближаване на крайния срок и автоматична ескалация до управителя при просрочка.
- Печат на приемо-предавателен протокол — PDF с подпис на клиента (на тъчскрийн или на хартия), снимки на устройството при приемане, описание на дефект, цена и QR за верификация. Стандартен формат, приет от съда при спор.
- История по клиент и по устройство — пълен дневник на ремонти със сериен номер, IMEI или партиден номер. При втора заявка системата показва всички предишни ремонти, използваните части и техника, който е работил.
- Фактуриране при приключване — при смяна на статус на „доставена" софтуерът автоматично генерира фактура през Microinvest, Ажур или Бизнес Навигатор, изпраща я на имейл и затваря заявката счетоводно в същия ден.
За кого е подходящ
Електронен сервиз
Телефони, лаптопи, таблети, дронове. Висок обем малки заявки, всяка с уникален IMEI или сериен номер, гаранционни и извънгаранционни случаи, RMA към производител. Софтуер за сервизни заявки със service intake през QR код на касата приключва приемането за под 60 секунди.
Сервиз на бяла техника
Хладилници, перални, фурни, климатици. Заявки идват често по телефон с обяснение „не работи добре", изискват диагностика на място и резервна част от склад. Дневник на ремонти по модел спестява време на техника при повтарящ се дефект.
Индустриална поддръжка
CNC машини, мотокари, поточни линии. По-малък обем заявки, но всяка със спрял производствен процес и SLA в часове. Софтуерът държи договорите за абонаментна поддръжка, планови профилактики и доказателства за изпълнен ремонт пред одитор.
Как го изграждаме
1. PostgreSQL ядро. Релационна база за заявки, устройства, клиенти, части и протоколи. Гарантирана консистенция при едновременна работа на приемчик, диспечер и техник. Готова за милиони редове история.
2. Next.js фронтенд. Бърз server-side рендериран интерфейс за приемчик и диспечер, реално време през WebSocket за статус updates, чист dark/light режим за работа на рецепцията и в офиса.
3. Мобилно приложение за техник. React Native, offline-first, защото в сервизното помещение често няма стабилна мрежа. Сканер на QR код за бързо отваряне на заявка, камера за снимки, локална SQLite база и автоматична синхронизация при сигнал.
4. PDF протокол с подпис. Генериране на приемо-предавателен протокол с фирмено лого, дефект, цена, подпис на клиента (тъчскрийн или сканиран от хартия) и QR за верификация. Стандартен формат, който се пази 5 години по закон.
5. Интеграция със счетоводен софтуер. Двупосочна връзка с Microinvest, Ажур, Бизнес Навигатор или собствено ERP — клиенти, артикули, фактури и плащания се синхронизират автоматично, без двойно въвеждане.
Защо Saitami
+34%
повече приключени заявки на ден след внедряване — измерено в електронен сервиз с 6 техника
−29%
грешки при предаване на клиент благодарение на подписания протокол и снимки преди/след
от €3,800
стартова цена за софтуер за сервизни заявки с диспечер, протокол и мобилно приложение
Често задавани въпроси
С какво се различава от helpdesk софтуер?
Helpdesk софтуер обработва имейли и чатове — заявката е въпрос или проблем, който се решава с отговор. Софтуер за сервизни заявки работи с физически устройства, които влизат в сервизното помещение, имат сериен номер, минават през ремонт с резервни части и излизат с подписан приемо-предавателен протокол. Затова ядрото е устройство и протокол, не разговор.
Може ли да печата протокол с подпис?
Да. Системата генерира PDF приемо-предавателен протокол с лого на фирмата, описание на дефект, цена, снимки преди и след работата и място за подпис. Подписът се събира на тъчскрийн при приемане и при предаване или се сканира от хартиен оригинал. Документът се пази 5 години и се приема при спор пред съда.
Поддържа ли SLA нотификации?
Всяка заявка има конфигурируем SLA таймер според приоритет и тип услуга. При 75% от изтекъл срок системата праща напомняне до техника, при 100% ескалира до управителя през email, SMS и Telegram. Клиентът също получава автоматично Viber или SMS уведомление при смяна на статус, така че няма обаждания „готово ли е?".
Колко струва софтуер за сервизни заявки?
Стартовата конфигурация с приемане, диспечер, статус workflow и PDF протокол започва от €3,800 еднократно — без месечни такси на потребител. По-широк обхват с мобилно приложение за техник, SLA модул, интеграция със счетоводен софтуер и клиентски портал — €6,500–€12,000. Демо за 30 минути и точна оферта в рамките на 48 часа.
Готови сте за софтуер за сервизни заявки, който затваря цикъла от приемане до фактура?
Запазете 30-минутна сесия — ще видите реална демо инсталация с ticket flow, диспечер board и протокол с подпис, и ще получите оферта по вашия процес. EUR ценообразуване, без месечни такси на потребител.
Безплатна консултация и демо →Свързани решения: Система за управление на проекти · Ticketing система за поддръжка · изработка на CRM система · изработка на софтуер · мобилно приложение за техник · API интеграции
Saitami изгражда софтуер за сервизни заявки по поръчка за електронни сервизи, бяла техника и индустриална поддръжка в България и региона — с RMA, SLA и подписан протокол по български стандарт.