Перавагі ERP-софтуеру для малых і сярэдніх фірм
ERP-софт дапамагае малым і сярэднім фірмам працаваць з адзіным наборам даных замест табліц Excel і не звязаных паміж сабой праграм. Сістэма аб’ядноўвае склад, продажы, рахункі-фактуры, пастаўкі, справаздачы і правы доступу, таму каманда бачыць адну і тую ж інфармацыю і працуе паводле аднаго працэсу.
Якія задачы вырашае ERP-сістэма ў малой фірме?
У малой фірме адна заяўка часта праходзіць праз некалькі месцаў: электронную пошту, тэлефон, Excel, складскую праграму і бухгалтарскі софт. Пры кожным перапісванні ўзнікае рызыка памылковага тавара, прапушчанай пастаўкі або рахунка-фактуры са састарэлай цаной.
ERP-сістэма звязвае гэтыя дзеянні. Продаж можа пачацца як запыт, перайсці ў прапанову, заказ, рэзерваванне тавару, пастаўку і рахунак-фактуру. Даныя ўводзяцца адзін раз і выкарыстоўваюцца на наступных этапах.
Кіраўнік атрымлівае справаздачы аб абароце, запазычанасцях, рэштках, заказах і працы каманды, не збіраючы файлы ад розных супрацоўнікаў. Складскі работнік бачыць, што трэба адправіць. Менеджар бачыць гісторыю кліента. Бухгалтэрыя атрымлівае ўпарадкаваныя дакументы.
Якія модулі найбольш карысныя?
- Кліенты, пастаўшчыкі і кантакты з гісторыяй камунікацыі.
- Прапановы, заказы, продажы і аўтаматычнае адсочванне статусу.
- Склад з рэшткамі, зарэзерваванымі колькасцямі, пастаўкамі, партыямі або серыйнымі нумарамі.
- Рахункі-фактуры, крэдытныя паведамленні і сувязь паміж гандлёвым дакументам і плацяжом.
- Справаздачы аб продажах, маржы, запазычанасцях, рэштках і выкананні задач.
- Ролі і правы, якія паказваюць кожнаму супрацоўніку толькі неабходную інфармацыю.
Якія перавагі ў параўнанні з Excel і не звязанымі паміж сабой праграмамі?
Excel карысны для часовага спісу або ўласнай справаздачы. Праблема пачынаецца, калі некалькі чалавек рэдагуюць розныя копіі аднаго файла. Тады ніхто не ўпэўнены, якія рэшткі актуальныя, ці была адпраўлена пэўная прапанова і хто змяніў значэнне.
Не звязаныя паміж сабой праграмы вырашаюць асобныя задачы, але прымушаюць супрацоўнікаў пераносіць даныя паміж імі. Гэта займае час і ўскладняе кантроль. ERP-сістэма стварае агульную паслядоўнасць дзеянняў і захоўвае гісторыю змяненняў.
| Excel і асобныя праграмы | ERP-сістэма |
|---|---|
| Даныя капіююцца паміж файламі і праграмамі. | Адзін заказ звязвае кліента, склад, пастаўку і рахунак-фактуру. |
| Справаздачы рыхтуюцца ўручную і залежаць ад канкрэтнага супрацоўніка. | Справаздачы ствараюцца на аснове актуальных даных і могуць фільтравацца па перыядзе, кліенце або прадукце. |
| Цяжка ўбачыць, хто змяніў запіс. | Ролі і журнал дзеянняў забяспечваюць кантроль доступу і змяненняў. |
| Працэс адрозніваецца ў залежнасці ад чалавека, які яго выконвае. | Сістэма праводзіць каманду праз вызначаныя крокі і статусы. |
| Для інтэграцый звычайна патрабуецца ручны перанос даных. | API можа злучыць ERP з сайтам, інтэрнэт-крамай, кур’ерам, плацяжамі або CRM. |
Як ERP дапамагае продажам, складу і пастаўкам?
Гандлёвая каманда бачыць, ці ёсць у кліента актыўная прапанова, папярэднія заказы, неаплачаныя рахункі-фактуры і ўзгодненыя ўмовы. Таму размова не пачынаецца з нуля, нават калі супрацоўнік, які працаваў з кліентам, адсутнічае.
Склад атрымлівае канкрэтную задачу, а не паведамленне ў чаце з незразумелым статусам. Сістэма можа зарэзерваваць тавар, паказаць адсутныя колькасці і звязаць пастаўку з замовай. Для прадуктаў з тэрмінам прыдатнасці або партыямі дадаюцца правілы ў адпаведнасці са спосабам работы фірмы.
Падчас палявых аперацый ERP можа ахапіць заяўку, рабочую карту, каманду, выкарыстаныя матэрыялы і наступнае выстаўленне рахункаў. Гэта відаць у ERP сістэме для Ековат, дзе працэсы ўключаюць заяўкі, рабочыя карты, аўтапарк, склад і распазнаванне дакументаў і рахункаў.
Пры паўторных паслугах сістэма можа ствараць задачы і рахункі паводле дамовы. LiftexPro — прыклад ERP для ліфтавых кампаній з планаваннем аглядаў, кіраваннем будынкамі, мабільным дадаткам для тэхнікаў і аўтаматычным выстаўленнем рахункаў.
Калі інвестыцыі ў ERP апраўданыя?
Інвестыцыі апраўданыя, калі страты ад ручной работы, памылак і адсутнасці кантролю ўжо каштуюць даражэй за пераход. Фірма не абавязкова павінна быць вялікай. Важней, каб працэсы былі дастаткова складанымі або часта паўтараліся.
- У вас шмат замоў, кліентаў, пастаўшчыкоў або складскіх рухаў.
- Адзін і той жа дакумент уводзіцца ў некалькі праграм.
- Супрацоўнікі падтрымліваюць розныя файлы Excel і спрачаюцца, якая версія актуальная.
- Кіраўнік чакае справаздачы замест таго, каб бачыць вынікі ў сістэме.
- Узнікаюць памылкі ў рэштках, цэнах, пастаўках або выстаўленні рахункаў.
- Фірма працуе паводле дамоў, падпісак, рабочых карт, маршрутаў або вытворчых задач.
- Вы хочаце новы канал продажаў, які трэба звязаць са складам і выстаўленнем рахункаў.
Калі бізнес невялікі, працэс просты, а адзін чалавек кіруе ўсімі запісамі, ERP можа быць заўчаснай інвестыцыяй. У такім выпадку спачатку апішыце працэсы і праверце, ці закрывае гатовай інструмент рэальную патрэбу. Сістэма не павінна ўскладняць работу, якая ўжо выконваецца хутка.
Колькі каштуе ERP сістэма і што ўплывае на цану?
Арыенцір для распрацоўкі ERP сістэмы — 3 000–29 300 €. Кошт вызначаецца колькасцю модуляў, ролямі, складанасцю працэсаў, неабходнымі інтэграцыямі, міграцыяй даных, мабільным доступам і спосабам укаранення.
| Фактар | Што трэба ўдакладніць |
|---|---|
| Абсяг | Ці патрэбныя толькі склад і продажы, або таксама вытворчасць, дамовы, сэрвіс, дакументаабарот і задачы? |
| Інтэграцыі | Ці патрэбна API-сувязь з інтэрнэт-крамай, кур'ерам, плацежным аператарам, тэлефаніяй, бухгалтэрыяй або банкам? |
| Даныя | Як будуць перанесены кліенты, прадукты, рэшткі, цэны і старыя дакументы? |
| Доступ | Якія ролі будуць працаваць у сістэме і што зможа бачыць або змяняць кожная з іх? |
| Укараненне | Ці будуць навучанне, тэставае асяроддзе, паэтапнае падключэнне і перыяд паралельнай работы? |
Не параўноўвайце прапановы толькі паводле колькасці экранаў. Важней, што адбываецца пры рэальнай замове, памылковай пастаўцы, частковай аплаце, вяртанні тавару або змяненні дамовы. Добрая прапанова апісвае гэтыя сцэнары, а не толькі назвы модуляў.
Гатовая ERP сістэма або ERP на замову?
Гатовая ERP сістэма падыходзіць, калі бізнес працуе паводле стандартнага працэсу і можа прыняць загадзя зададзеныя правілы. Звычайна яе можна запусціць хутчэй, але магчымасці змянення нестандартных экранаў, роляў і сувязяў могуць быць абмежаваныя.
ERP на замову падыходзіць, калі працэс спецыфічны, фірма мае ўласны спосаб работы або сістэма павінна звязаць некалькі розных аперацый. Недахоп — большая патрэба ў аналізе, тэставанні і дакладным вызначэнні абсягу.
| Крытэрый | Гатовая ERP сістэма | ERP сістэма на замову |
|---|---|---|
| Працэсы | Вы працуеце паводле наяўнай мадэлі і налад. | Мадэль будуецца вакол Вашых рэальных крокаў. |
| Запуск | Звычайна хутчэй пры стандартных патрэбах. | Патрабуе аналізу, распрацоўкі, тэстаў і навучання. |
| Змены | Залежаць ад магчымасцяў прадукту. | Можна планаваць у адпаведнасці з прыярытэтамі кампаніі. |
| Інтэграцыі | Падтрымліваюцца даступныя канектары і магчымасці API. | Інтэграцыі можна спраектаваць для канкрэтнага працэсу. |
| Кантроль | Вы залежыце ад правілаў і напрамку развіцця пастаўшчыка. | Вы атрымліваеце сістэму, пабудаваную вакол вашага працэсу, і код, які належыць вам. |
Ёсць і прамежкавы варыянт: вы пачынаеце з асноўных модуляў на замову, а аўтаматызацыі і інтэграцыі дадаеце паэтапна. Такім чынам, першая версія вырашае найбольш дарагую праблему, і вам не трэба спрабаваць алічбаваць усё адразу.
Як выбраць ERP-агенцтва?
Выбірайце ERP-агенцтва не па самым доўгім спісе функцый, а па тым, ці разумее яно ваш працэс. Да атрымання прапановы папрасіце размову з людзьмі, якія непасрэдна працуюць з заяўкамі, складам, пастаўкамі і рахункамі-фактурамі.
- 01Апішыце працэс ад пачатку да канца
Запішыце, як паступае заяўка, хто яе зацвярджае, калі рэзервуецца тавар, як выконваецца пастаўка і калі выпісваецца рахунак-фактура. Адзначце выключэнні, бо менавіта яны паказваюць сапраўдную складанасць.
- 02Папрасіце дэманстрацыю па вашым сцэнарыі
Не прымайце агульную прэзентацыю меню. Прывядзіце прыклад з рэальным кліентам, прадуктам, пастаўкай, частковай аплатай і карэкціроўкай. Паглядзіце, як сістэма адсочвае кожны крок.
- 03Праверце інтэграцыі і даныя
Удакладніце, як злучаюцца сайт, інтэрнэт-крама, кур'еры, плацяжы і бухгалтарскі ўлік. Спытайце, як імпартуюцца старыя даныя і як ствараюцца рэзервовыя копіі.
- 04Аддзяліце абавязковае ад жаданага
Вызначце, якія функцыі патрэбныя для першага ўкаранення. Адкладзіце другасныя справаздачы, аўтаматызацыі і мабільныя экраны на наступны этап, калі гэта зніжае рызыку.
- 05Удакладніце права ўласнасці і падтрымку
Высветліце, каму належаць код і даныя, як кіруюцца доступы, як выпраўляюцца праблемы і як дадаюцца будучыя змены. Удакладніце таксама, што адбываецца пры скасаванні дамовы.
Шукайце рэальныя прыклады, у якіх сістэма ахоплівае больш за адзін модуль. У партфоліа глядзіце не толькі на візуальны інтэрфейс, але і на тое, што аўтаматызавана і з якімі знешнімі сістэмамі яно працуе. Для размовы пра канкрэтны працэс можна скарыстацца кантактнай формай.
Як укараніць ERP, не перагрузіўшы каманду?
Самая распаўсюджаная памылка — пачынаць з усіх магчымых функцый. Лепш выбраць адзін асноўны паток, напрыклад ад замовы да рахунка-фактуры, і праверыць яго на рэальных даных.
Прызначце чалавека з кампаніі, які ведае працэс і можа прымаць рашэнні. Ён павінен збіраць зваротную сувязь ад прадаўцоў, склада, бухгалтэрыі і кіраўніцтва, а не дапускаць, каб кожны даваў асобныя і супярэчлівыя ўказанні.
Перад запускам праверце правы доступу, рэзервовыя копіі, шаблоны дакументаў, імпарт даных і памежныя выпадкі. Пасля запуску адсочвайце, дзе супрацоўнікі абыходзяць сістэму. Звычайна гэта паказвае на адсутную наладу або незразумелы працэс, а не проста на нежаданне мяняцца.
Часта задаваныя пытанні
- Што такое ERP-сістэма простымі словамі?
- ERP — гэта сістэма, якая аб'ядноўвае асноўныя працэсы кампаніі ў адной базе даных. Яна можа аб'яднаць кліентаў, продажы, склад, пастаўкі, рахункі-фактуры, задачы, ролі і справаздачы.
- Ці падыходзіць ERP-сістэма малой кампаніі?
- Так, калі ў кампаніі ёсць паўторныя замовы, складскія аперацыі, некалькі супрацоўнікаў або частыя памылкі пры перапісванні. Калі працэс зусім просты і кіруецца адным чалавекам, спачатку параўнайце патрэбу з больш простым інструментам.
- У чым розніца паміж ERP і CRM?
- CRM канцэнтруецца на кліентах, здзелках, прапановах і камунікацыі. ERP ахоплівае таксама аперацыйныя працэсы — склад, пастаўкі, выстаўленне рахункаў, вытворчасць і справаздачы, пры гэтым абедзве сістэмы можна злучыць.
- Ці лепшая гатовая ERP-сістэма за ERP на замову?
- Гатовая сістэма — добры выбар для стандартных працэсаў і патрэбы хутчэй пачаць працу. ERP на замову больш падыходзіць для спецыфічных аперацый, нестандартных роляў і інтэграцый, якія гатовы прадукт не ахоплівае належным чынам.
- Як выбраць добрае ERP-агенцтва?
- Праверце, ці пачынае агенцтва з аналізу працэсаў, ці паказвае рэальны сцэнарый і ці апісвае інтэграцыі, міграцыю і падтрымку. Папрасіце выразныя этапы і крытэрыі прыёмкі, а не толькі спіс функцый.
