CRM за консултантски бизнес — клиенти, проекти и фактуриране
CRM за консултантски бизнес, проектиран за реалния микс между ретейнъри, проектни ангажименти и hourly работа. Custom разработка от Saitami за management консултанти, стратегически фрийлансъри, бутикови юридически и фискални кантори, които искат собствени данни и точно фактуриране без излишен админ.
Какво включва CRM за консултантски бизнес
Project-based CRM за professional services — клиентският картон, проектът, часовете и фактурата живеят в една система. Никой консултант не води отделен Excel за billable hours, никой партньор не гадае колко часа са останали по retainer-а през 24-то число на месеца.
Клиенти и история на ангажименти
Контакти, роли, юридически лица и пълна история — кои проекти сте правили, какви документи сте подписвали, кои хора са се местили между компании.
Проекти и часове по проект
Всеки ангажимент — фиксиран scope, етапи, бюджет в часове и в евро. Time tracking за всеки консултант с timer или ръчно въвеждане, веднага видим в P&L на проекта.
Ретейнъри с месечен лимит
Retainer договори с месечен или тримесечен прозорец, автоматично пренасяне на неизползвани часове, ранно предупреждение при 70% и 90% усвояване.
Хибридно фактуриране
Retainer + hourly + fixed-price едновременно на един и същ клиент. Месечна фактура комбинира абонамент, превишените часове и приключени проекти, без ръчно сметане.
Документи и договори
Шаблони за NDA, MSA, SOW и анекси, генерирани с данни от картона, версии, електронен подпис с КЕП и архив, готов за одит.
Share с екип и капацитет
Capacity planning по консултант — седмичен и месечен изглед на ангажираност, утилизация, билейбъл срещу нон-билейбъл часове, ясно кой е свободен за нов проект.
NPS и удовлетвореност
Автоматично NPS запитване в края на всеки етап или проект, агрегиран score по клиент и по консултант, alert при отрицателна обратна връзка.
За кого е този consulting CRM
Consulting firm software за екипи, при които продуктът е експертиза и време, а не SKU. Общите sales CRM-и виждат сделки и продукти; ние виждаме ангажименти, ретейнъри и капацитет.
Management консултанти
Стратегически проекти от 2 до 12 месеца с няколко workstreams и смесен екип от партньор, мениджър и аналисти. Нужно е да виждате P&L по проект, утилизация по човек и истинска маржиналност, не средна стойност в Excel.
IT и стратегически фрийлансъри
Соло консултанти и малки бутици с 3–10 паралелни клиента на retainer плюс инцидентни fixed-price ангажименти. Един екран показва свободен капацитет за идния месец, оставащи часове по абонамент и нефактурирани часове в реално време.
Бутикови юридически и фискални кантори
Адвокатски и данъчни консултантски кантори, чиято работа е смесица от месечен абонамент, hourly за извънабонаментни казуси и проектни ангажименти (одит, due diligence, преструктуриране). Разлика от счетоводна къща: тук няма ежедневно осчетоводяване, а съвет и експертиза.
Как изграждаме CRM-а — стак и интеграции
Без vendor lock-in, без per-seat абонамент. Кодът, базата и хостингът са ваши. Стакът е тестван на десетки внедрявания за professional services фирми в България и ЕС.
Технологичен стак
Frontend: Next.js 15 — бърз UI с keyboard shortcuts за партньори и аналитици, които прекарват часове в системата.
База: PostgreSQL с пълнотекстово търсене на български и английски, аудит лог за всяка промяна по картон и фактура.
Time tracking: вграден timer в браузъра и в десктоп клиента, ръчни bulk корекции, защита срещу двойно фактуриране на един и същ интервал.
Сигурност: role-based достъп, изолация по клиент за чувствителни case-файлове, двуфакторна автентикация.
Готови интеграции
Календар: двупосочна Google Calendar и Microsoft 365 синхронизация — срещите автоматично стават billable часове.
Комуникация: Slack и имейл — нотификации за изтичащ retainer, чакаща за подпис фактура и нов лийд от сайта.
Документи и подпис: генериране на PDF договори и оферти, електронен подпис с КЕП (Borica, Evrotrust) — валиден в България и ЕС.
Плащания: Stripe и SEPA — линк за плащане директно във фактурата, автоматично маркиране на платени и закъснели задължения.
Защо Saitami за CRM за консултантски бизнес
Три числа от реални внедрявания в консултантски и юридически екипи през последните 18 месеца.
Billable utilization на консултант
Точният time tracking и capacity planning превръщат скритите часове в реално фактурирани, без да увеличават работното време.
Време в админ задачи
Автоматично генериране на фактури от часовете и ретейнърите, без Excel разчети и без месечен ден на сметкосъбиране.
Стартова инвестиция
Фиксиран MVP пакет с клиенти, проекти, time tracking, retainer-и и фактуриране. EUR ценообразуване, без per-seat абонамент.
Често задавани въпроси
Кратки отговори на въпросите, които ни задават партньори и operations мениджъри в първите разговори за professional services automation.
С какво се различава от обикновен sales CRM?
Обикновеният sales CRM проследява сделки и pipeline към еднократна продажба на продукт. Този тип система е project-based CRM — центърът е ангажиментът, а не сделката: ретейнър, проект или почасов casework. Той следи billable часове, утилизация на консултант и P&L по ангажимент. Sales pipeline за нови клиенти присъства, но е модул, не сърцето на системата.
Поддържа ли retainer + hourly + fixed-price едновременно?
Да — това е основният use case. Един и същ клиент може да има месечен retainer от 20 часа, активен fixed-price одит за €8,000 и инцидентни hourly консултации извън абонамента. Системата автоматично разпределя въведените часове към правилния ангажимент, следи изчерпване на retainer-а и генерира една консолидирана фактура в края на месеца с ясно разбити линии по тип.
Има ли time tracking за всеки консултант?
Да — всеки консултант има личен timer в браузъра и в десктоп клиента, плюс bulk корекция в края на деня или седмицата. Часовете се привързват към проект и активност (research, deliverable, meeting), маркират се като billable или non-billable и веднага влизат в utilization отчета на партньора. Защитата срещу двойно фактуриране на един и същ интервал е автоматична.
Колко струва внедряването на такава система?
Стартовият пакет е от €3,600 еднократно — клиенти, проекти, time tracking, retainer-и и фактуриране, готови за работа за 4–6 седмици. Пълен PSA проект с capacity planning, NPS, КЕП и Stripe е в диапазона €7,500–€14,000. Цената е фиксирана след discovery, не на час, и включва обучение на екипа и 3 месеца поддръжка. Без месечен per-seat абонамент.
Готови ли сте за CRM, който говори езика на консултантите?
Безплатна 30-минутна консултация — преглеждаме текущия микс от retainer, hourly и fixed-price ангажименти, идентифицираме къде изтичат билейбъл часове и предлагаме конкретен scope и срок. Вижте свързаните страници: Система за управление на проекти, Софтуер за фитнес зала, изработка на CRM система, изработка на софтуер и API интеграции. Качественият CRM за консултантски бизнес започва с реалния процес, не с шаблон.
Заявете демо →