Arbeiten mit einem ERP-System: Ein praktischer Prozess
Mit dem ERP-System überträgt der Mitarbeiter nicht dieselben Informationen zwischen Excel, E-Mail, Lagerprogramm und Buchhaltungssoftware. Er führt einen Vorgang durch klar definierte Phasen, und jeder sieht nur das, was er für seine Arbeit benötigt. So sieht dieser Prozess in einem echten Unternehmen aus.
Mit einem ERP-System arbeitet man in einem gemeinsamen Workflow und nicht mit einer Reihe voneinander unabhängiger Bildschirme. Der Vertriebsmitarbeiter legt Kunden und Vorgang an, erstellt daraus ein Angebot und das System legt bei der Genehmigung einen Auftrag an. Anschließend arbeiten Lager, Produktion, Außendienst, Buchhaltung und Geschäftsführung mit denselben Daten. Der Status wird einmal geändert und ist überall sichtbar.
So beginnt der Prozess: Kunde, Anfrage und Angebot
Der Prozess beginnt mit dem Kundenstamm. Dort werden Unternehmen, Ansprechpartner, Adressen, vereinbarte Konditionen, Bestellhistorie und Gespräche gespeichert. Wenn eine neue Anfrage per Telefon, E-Mail, Website oder vor Ort eingeht, ordnet der Vertriebsmitarbeiter sie diesem Kunden zu. Ist der Kunde neu, legt er einen Kundenstamm an, statt die Daten in einer persönlichen Tabelle zu erfassen.
Danach folgt der Vorgang. Dabei kann es sich um den Verkauf einer Ware, eine Dienstleistung, eine Reparatur, eine Montage oder ein komplettes Projekt handeln. Der Vertriebsmitarbeiter ergänzt Produkte und Dienstleistungen, Mengen, Frist, Adresse und besondere Bedingungen. Bei einem Unternehmen mit unterschiedlichen Preisen kann das ERP-System eine Preisliste für den jeweiligen Kunden oder die jeweilige Kundengruppe verwenden.
Das Angebot wird aus dem Vorgang erstellt. Dadurch werden doppelte Eingaben und Fehler bei Mengen, Preisen und Adressen reduziert. Nach dem Versand ändert der Vertriebsmitarbeiter den Status in „versendet“, „zur Genehmigung“ oder „abgelehnt“. Bei Bedarf kann die Geschäftsführung das Angebot einsehen und genehmigen, ohne einen Anhang in der E-Mail-Korrespondenz suchen zu müssen.
So wird aus dem Angebot ein Auftrag und eine Aufgabe
Wenn der Kunde das Angebot annimmt, wandelt der Vertriebsmitarbeiter es in einen Auftrag um. Das System bewahrt die Verbindung zwischen Kunde, Angebot und Auftrag. So ist später ersichtlich, was angeboten, was angenommen und was tatsächlich ausgeführt wurde.
Aus dem Auftrag werden Aufgaben erstellt. Dabei kann es sich um die Vorbereitung der Ware, eine Lieferung, einen Vor-Ort-Termin, eine Montage, eine Reparatur oder die Ausstellung einer Rechnung handeln. Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen, eine Frist, eine Adresse, eine Beschreibung und einen Status. Der Außendienstmitarbeiter erhält über sein Telefon oder Tablet nur seine eigenen Aufgaben. Er kann ein Foto, eine Notiz, verwendete Materialien und die Unterschrift des Kunden hinzufügen.
Dieses Modell ist bei Außendiensteinsätzen besonders wichtig. Bei Ekovat deckt das ERP-System Anfragen, Arbeitskarten, Fuhrpark, Lager und Dokumente für ein Unternehmen mit Außendienst ab. Die Arbeitskarte bleibt nicht nur in einem Ordner des Disponenten, sondern ist mit den Mitarbeitern, Materialien und der anschließenden Rechnungsstellung verknüpft.
So steuert das ERP-System das Lager
Nach der Bestätigung eines Auftrags sieht das Lager, was kommissioniert oder eingekauft werden muss. Der Bestand wird nach Artikeln, Lagern und reservierten Mengen geprüft. Bei einem Engpass kann eine Lieferantenanfrage erstellt werden, ohne dass der Mitarbeiter eine separate Auswertung in Excel erstellen muss.
Bei der Warenannahme werden Lieferant, Artikel, Mengen, Chargen und Fristen erfasst, sofern dies erforderlich ist. Beim Versand bestätigt der Lagermitarbeiter, was ausgelagert wurde. So sieht der Vertriebsmitarbeiter, ob der Auftrag bereit ist, während die Geschäftsführung die Warenbewegungen und den Wert der Bestände im Blick behält.
In der Produktion ist das Lager nicht nur eine Liste fertiger Erzeugnisse. Das System kann ein Rezept oder einen Arbeitsgang mit einer Produktionscharge verknüpfen. Bei Testen Dom umfasst der Prozess B2B-Anfragen per E-Mail, Rezepte, Produktionschargen, ein FEFO-Lager mit Mindesthaltbarkeitsdaten, Barcodes, Rechnungen und Berichte. Das zeigt den Unterschied zwischen einem einfachen Lagermodul und einem an den konkreten Betrieb angepassten Prozess.
So wird eine Rechnung ausgestellt – und was die Buchhaltung sieht
Wenn die Lieferung oder Dienstleistung ausgeführt wurde, wird die Rechnung aus dem Auftrag oder der Arbeitskarte erstellt. Kunde, Rechnungsgrund, Beträge und Artikel sind bereits erfasst. Der Buchhalter prüft das Dokument, ergänzt die erforderlichen Buchhaltungsdaten und verfolgt den Zahlungsstatus.
Je nach Prozess kann die Rechnung bei der Lieferung, nach einer Projektphase, monatlich gemäß Vertrag oder nach der Abnahme der Arbeiten ausgestellt werden. Bei LiftexPro verknüpft das System die Planung von Inspektionen, Gebäuden und Technikern mit der automatischen Rechnungsstellung für Aufzugsunternehmen. Das ist der praktische Sinn eines ERP-Systems: Die Rechnung erscheint als nächster Schritt der ausgeführten Arbeit und nicht als erneute manuelle Eingabe.
Welche Rollen gibt es in einem ERP-System?
Ein gutes System zeigt nicht allen dieselben Bildschirme. Es regelt den Zugriff nach Verantwortlichkeiten und protokolliert, wer die Daten geändert hat. Die Rollen lassen sich an die Struktur des Unternehmens anpassen.
| Rolle | Tägliche Arbeit | Was wird angezeigt? |
|---|---|---|
| Geschäftsführung | Verfolgt Verkäufe, Aufträge, überfällige Aufgaben, Lager und Ergebnisse | Dashboards, Auswertungen, wichtige Abweichungen und der Gesamtüberblick |
| Vertriebsmitarbeiter | Legt Kunden, Anfragen und Angebote an; verfolgt Geschäfte | Eigene Kunden, Angebote, Aufgaben und Kommunikationshistorie |
| Lagermitarbeiter | Nimmt Waren an, reserviert, kommissioniert und übergibt sie | Bestände, Bewegungen, Chargen, Barcodes und Lageraufgaben |
| Buchhalter | Prüft Rechnungen, Zahlungen und Dokumente | Rechnungen, Verbindlichkeiten, Zahlungen und Dokumentenverwaltung |
| Außendienstmitarbeiter | Führt Besuche, Montagen oder Reparaturen durch | Zugewiesene Aufgaben, Adressen, Anweisungen, Materialien und Fotos |
In der Demo des Universal-ERP sind Kontakte, Projekte, Aufgaben, Rechnungen, Kalender und Auswertungen zusammengefasst. Die Demo für internationale Transporte zeigt einen anderen Ansatz: separate Ansichten für Eigentümer, Disponent, Buchhalter und Fahrer sowie Touren, Fuhrpark, Kunden, Rechnungen und Kosten. So wird deutlich, warum ein ERP nicht für jedes Unternehmen gleich aussieht.
Wie die Geschäftsführung eine Auswertung in Echtzeit erhält
Eine Auswertung im ERP ist kein Monatsabschluss, wenn das Team die Informationen direkt bei der Ausführung der Arbeit erfasst. Die Geschäftsführung kann sehen, welche Angebote auf eine Antwort warten, welche Bestellungen überfällig sind, was sich auf Lager befindet, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden und wie viele Aufgaben pro Team offen sind.
Das bedeutet nicht, dass jede Auswertung automatisch nützlich ist. Wenn Mitarbeiter Statusangaben überspringen oder unterschiedliche Bezeichnungen für denselben Artikel verwenden, ist das Ergebnis ungenau. Deshalb werden bei der Einführung Pflichtfelder, Verantwortliche und klare Regeln dafür festgelegt, wann eine Aufgabe als abgeschlossen gilt.
In Saitami ERP sind CRM, Ticketsystem, integrierte SIP-Telefonie, AI-E-Mails und Prozessautomatisierung kombiniert. Ein System dieser Art ist hilfreich, wenn die Geschäftsführung die Kundenkommunikation mit der tatsächlichen Arbeit verknüpfen möchte, statt separate Listen für Gespräche, Aufgaben und Verkäufe zu führen.
Wie Excel-Tabellen und das manuelle Übertragen von Daten ersetzt werden
Excel bleibt für einmalige Analysen oder den Datenimport nützlich. Problematisch wird es, wenn die Tabelle zum zentralen operativen System wird. Dann gibt es verschiedene Versionen, eine Änderungshistorie fehlt, Formeln werden beschädigt und Informationen erreichen Lager oder Buchhaltung nicht rechtzeitig.
ERP ersetzt dies durch einen einzigen Datensatz und aufeinanderfolgende Arbeitsschritte. Der Kunde wird einmal angelegt. Das Angebot verwendet seine Daten. Die Bestellung übernimmt die Angaben aus dem Angebot. Das Lager erhält den Auftrag aus der Bestellung. Die Rechnung basiert auf den erbrachten Leistungen. Die Auswertung wird aus denselben Datensätzen erstellt.
Bei externen Systemen kann eine API-Integration das ERP mit einem Onlineshop, einem Kurierdienst, Zahlungsdiensten, der Telefonanlage, E-Mail oder einer Buchhaltungssoftware verbinden. Ziel ist nicht, jedes Programm zu ersetzen, sondern Daten dort automatisch zu übertragen, wo dies sicher und sinnvoll ist.
Wie ein ERP-Prozess im Unternehmen eingeführt wird
Beginnen Sie nicht mit einem Funktionskatalog. Starten Sie mit einer echten Bestellung und verfolgen Sie, was vom ersten Kontakt bis zur Zahlung geschieht. Halten Sie fest, wer die Informationen erfasst, wer sie prüft, was ausgedruckt wird, wo Verzögerungen entstehen und welche Auswertung fehlt.
- 01Den tatsächlichen Prozess beschreiben
Teilen Sie die Arbeit in Phasen auf: Anfrage, Angebot, Bestellung, Lager oder Produktion, Ausführung, Rechnung und Zahlung. Notieren Sie die Ausnahmen, denn gerade sie verursachen häufig manuelle Arbeit.
- 02Rollen und Regeln festlegen
Legen Sie fest, wer einen Kunden anlegt, wer einen Preis genehmigt, wer Ware reserviert, wer eine Aufgabe abschließt und wer Dokumente ausstellen oder stornieren darf.
- 03Daten einrichten und verknüpfen
Erstellen Sie Felder, Status, Vorlagen und Auswertungen. Entscheiden Sie anschließend, welche externen Systeme über API angebunden werden sollen und welche Daten ausgetauscht werden.
- 04Test mit realen Szenarien
Prüfen Sie einen normalen Verkauf, ein abgelehntes Angebot, fehlende Ware, eine Rücksendung, eine überfällige Aufgabe und die Korrektur einer Rechnung. So werden Probleme vor dem Go-live erkannt.
- 05Schrittweise Einführung und Kontrolle
Beginnen Sie mit dem Prozess, der den meisten manuellen Aufwand verursacht. Beobachten Sie, ob das Team die Daten korrekt erfasst, passen Sie die Ansichten an und fügen Sie weitere Module hinzu, sobald der Kernprozess stabil läuft.
Wann ein Standard-ERP-System nicht ausreicht
Das Standardprodukt ist eine gute Wahl, wenn das Unternehmen nach einem vorgegebenen Prozess arbeiten kann und keine spezifischen Rollen, Dokumente oder Integrationen benötigt. Es wird in der Regel schneller eingeführt, setzt der Arbeitsweise jedoch Grenzen.
Ein maßgeschneidertes ERP ist sinnvoll, wenn das Unternehmen Außendienstteams, eine Produktion, komplexe Verträge, verschiedene Kundentypen, eine spezielle Preisgestaltung oder viele anzubindende Systeme hat. Preis und Zeitrahmen hängen von der Anzahl der Rollen, den Modulen, der Datenmigration, den Integrationen und den erforderlichen Prüfungen ab. Entscheidend ist, dass das Angebot den Arbeitsprozess beschreibt und nicht nur eine Liste von Menüs.
Praxisbeispiele finden Sie in der Demo für die Produktion von Baniza und Teigwaren, in der Demo für Pergolen und Überdachungen sowie in der Demo für internationale Transporte. Jede dieser Demos basiert auf einer anderen Geschäftslogik. Deshalb wird das ERP-System an das Unternehmen angepasst, statt das Team dazu zu zwingen, die Software mit neuen Tabellen zu umgehen.
Häufig gestellte Fragen
- Ist die Arbeit mit einem ERP-System schwierig?
- Nein, sofern die Ansichten und Rollen auf die tatsächliche Arbeit abgestimmt sind. Die Schwierigkeit entsteht meist durch einen unklaren Prozess, überflüssige Felder oder fehlende Schulungen – nicht durch die ERP-Idee selbst.
- Kann ein ERP-System Excel ersetzen?
- Ja, für tägliche Anfragen, Bestellungen, Lager, Aufgaben, Rechnungen und Auswertungen. Excel kann für eine einmalige Analyse oder den Datenaustausch weiter verwendet werden, sollte aber nicht der zentrale Ort für operative Informationen sein.
- Was sieht ein Außendienstmitarbeiter im ERP?
- Er sieht die ihm zugewiesenen Aufgaben, die Adresse, die Frist, die Anweisungen und die benötigten Materialien. Nach dem Besuch kann er den Status, eine Notiz, ein Foto, die verwendeten Teile oder die Unterschrift des Kunden hinzufügen.
- Lässt sich ein ERP mit einem Onlineshop und einer Buchhaltungssoftware verbinden?
- Ja, sofern die jeweiligen Systeme über eine geeignete API oder eine andere zuverlässige Möglichkeit zum Datenaustausch verfügen. Vorab wird festgelegt, welche Daten in welche Richtung übertragen werden und welches System für welchen Datensatz führend ist.
- Wie lange dauert die Einführung eines ERP-Systems?
- Das hängt vom Umfang, der Anzahl der Rollen, der Datenmigration, den Integrationen und der Komplexität der Prozesse ab. Am sichersten ist es, zunächst einen zentralen Prozess zu implementieren und die übrigen Module nach einem Test hinzuzufügen.
