Logiciel hôtelier (PMS) pour petit hôtel : comparaison des logiciels, des prix et de l’ESTI

Pour un hôtel familial avec une personne à la réception, le logiciel prêt à l’emploi couvre la réception. Vladovsoft Hotel coûte 139 € par an. Microinvest Hotel Pro coûte 999 EUR en paiement unique ou 69 EUR par mois hors TVA, soit 2 484 EUR sur trois ans avec l’abonnement. Capella est gratuite tant qu’il n’y a qu’un seul hôtel et un seul utilisateur. Orion 3 Hotel coûte €15 par chambre et par mois, soit 225 € par mois pour 15 chambres, 8 100 € sur trois ans, serrures comprises.

Microinvest et Capella se connectent à un appareil fiscal, tandis que Clock, Hotelify, Orion et HotelRunner disposent d’une connexion à Booking.com, Airbnb et Expedia. Chez eux, le site avec choix de la chambre, le paiement sans commission et les codes de porte sont des produits séparés ou ne sont pas proposés ; chez Saitami, tout est réuni dans un seul système.

Les solutions cloud étrangères sont également une possibilité. Mews et Cloudbeds ne publient pas leurs prix et établissent un devis, Little Hotelier affiche un prix après saisie du nombre de chambres, et eviivo démarre à $50 par mois pour un établissement, hors taxes. Leurs pages tarifaires ne mentionnent pas ESTI. Demandez donc comment vous transmettrez le registre des personnes hébergées avant de signer.

Depuis le 1er octobre 2019, tous les établissements d’hébergement, y compris les chambres, maisons et appartements d’hôtes, transmettent des informations à l’Unified Tourist Information System au titre de l’article 116, alinéa 5, de la loi sur le tourisme. Les données sont saisies sur le site d’ESTI ou importées sous forme de fichier, pour lequel le ministère publie un modèle de registre Excel. Le ministère décrit également une transmission automatisée depuis le système de l’hôtel par le canal « système à système », qui nécessite le dépôt d’une demande.

D’après les pages des éditeurs : Microinvest indique une intégration avec ESTI ; Vladovsoft génère des fichiers CSV à importer ; Capella exporte les données des clients vers ESTI ; dans l’aide de Clock, l’export est un fichier CSV créé et téléversé chaque jour dans ESTI. Autrement dit, le fichier est la norme, tandis que la transmission automatique sans intervention humaine est l’exception : il faut interroger le fournisseur à ce sujet, nommément.

Chez nous, le registre des personnes hébergées est rempli à partir des données saisies une seule fois par le client lors de la réservation, et le système génère le fichier pour ESTI en un clic. Nous avons inscrit la transmission automatique au contrat comme étape suivante, après l’obtention du certificat de l’hôtel. Nous ne disposons pas d’une connexion distincte à la NAP et nous ne le promettons pas : le ticket de caisse est édité par le dispositif fiscal de l’hôtel.

Nous avons réalisé la démonstration « Hôtel sans réceptionniste » à la demande d’un hôtel de Bansko : le client choisit la chambre exacte sur le plan de l’étage, paie par carte, reçoit un code pour la porte et entre seul. Un petit hôtel près de Pazardzhik, avec lequel nous sommes au stade du contrat, a demandé la même chose : réservations depuis le site et les plateformes, paiement par carte, code pour la porte et aucun employé sur place.

Dans ce cas, un système propriétaire a du sens, car les serrures sont déjà installées. L’hôtel est équipé de serrures TTLock qui ne seront pas remplacées : le système génère un code distinct pour chaque réservation, valable de l’arrivée au départ et désactivé automatiquement ; si le SMS n’aboutit pas, le code est envoyé par e-mail et affiché sur une page sécurisée. Le client saisit lui-même les données de son document, sans numérisation. Un mode secours est prévu en cas de coupure d’Internet, de serrure hors connexion ou de SMS non envoyé ; le profil principal des serrures, le domaine, Stripe et les comptes sur les plateformes sont au nom de l’hôtel.

Le propriétaire nous a également interrogés sur une offre étrangère qu’il avait reçue : Microinvest Hotel Pro avec lecteur de documents d’identité. Pour un hôtel avec une personne à la réception, c’est la solution la moins chère et la plus raisonnable. Pour un hôtel sans personne sur place, la solution prête à l’emploi résout la moitié du problème ; l’autre moitié concerne les portes. Si les serrures doivent encore être achetées, Orion 3 Hotel fournit le logiciel et les serrures ensemble, pour un montant par chambre.

Le deuxième cas est celui d’un hôtel avec restaurant et salles événementielles, où les consignes destinées à la cuisine, aux femmes de chambre et aux serveurs se transmettent oralement. Le système relie les tâches à la salle et à la date, gère les couverts et les personnes par rôle, et sépare dans les rapports le restaurant de l’hôtel. Nous n’avons pas trouvé ce fonctionnement décrit sur les pages des solutions prêtes à l’emploi présentées plus haut.

La question la plus fréquente des hôteliers est de savoir si le logiciel maintient la même disponibilité sur le site et les plateformes, afin d’éviter les doubles ventes. Dans les solutions prêtes à l’emploi, c’est le channel manager : dans Clock, la connexion propriétaire avec Booking.com est gratuite, tandis que les autres canaux via RoomCloud coûtent €10 par canal et par mois ; dans HotelRunner, le channel manager est inclus dans l’offre Essential Sell en échange d’un pourcentage des revenus ; chez Capella, la connexion au channel manager est incluse dans l’abonnement payant ; Hotelify et Orion 3 Hotel l’incluent. Microinvest Hotel Pro se connecte au channel manager et au booking engine Quendoo, une plateforme distincte dont le prix est communiqué sur demande (c’est ce qui est indiqué dans la liste des modifications du logiciel, version 1.00.030) ; Vladovsoft ne le mentionne pas sur son site.

Notre réponse est honnête : nous avons décrit dans un devis et un contrat pour un hôtel sans réceptionniste une connexion bidirectionnelle du calendrier des disponibilités, sans frais distincts, mais nous ne l’avons encore jamais connectée à un système en production. C’est pourquoi nous l’inscrivons dans le devis comme une ligne distincte après vérification, et non comme une promesse. Les réservations depuis le site propriétaire fonctionnent sans plateforme et sans commission, comme sur le site d’Eli & Eli Berlin pour des appartements de vacances.

L’hôtel situé près de Pazardzhik a exigé tous ces éléments dans le contrat avant même de parler du prix, et sa liste est utile à tout hôtelier, qu’il nous choisisse ou qu’il opte pour un logiciel prêt à l’emploi :

1. Tous les frais après l’achat, avec leur intitulé : frais mensuels, annuels, licences, SMS, cartes SIM, maintenance, canaux. 2. La confirmation qu’il n’y a rien d’autre à acheter en dehors de l’offre. 3. Le parcours du client de bout en bout : il réserve sur Booking.com, Expedia ou le site, paie, reçoit un code et s’installe seul. 4. La façon dont l’ESTI est transmis : fichier à téléverser ou transmission automatique. 5. Ce qui se passe en cas de coupure d’Internet ou de panne d’un canal, et sous combien de jours le problème est résolu. 6. Ce que vous récupérez si vous arrêtez : les données, le domaine, l’accès aux serrures et, pour un système sur mesure, le code.

Une femme qui gère des locations de vacances pour plusieurs propriétaires nous a posé une autre condition : elle ne veut pas d’une charge fixe qui augmente avec chaque nouveau bien. Si c’est aussi votre cas, comparez le prix par chambre avec le prix forfaitaire et la maintenance 100-350 € par mois, qui est facultative chez nous.