Logiciel hôtelier

Pour un hôtel familial, une maison d’hôtes ou un petit hôtel avec restaurant, dont le propriétaire souhaite consulter le taux d’occupation, les recettes et les dépenses depuis son téléphone, sans appeler la réception. Les demandes à l’origine de la solution hôtelière et des offres de cette année étaient au nombre de deux : un hôtel avec salle de mariage et hébergement qui souhaite fonctionner sans réceptionniste, et un hôtel avec restaurant et salles événementielles où les tâches destinées à la cuisine, aux femmes de chambre et aux serveurs sont transmises oralement et parfois oubliées.

La plupart des hôtels et maisons d’hôtes qui nous écrivent veulent d’abord un site : les chambres, les prix, la galerie, une demande de séjour depuis la page de la chambre choisie et, si besoin, une réservation en ligne avec calendrier et paiement. C’est pourquoi nous le proposons aussi séparément, en bulgare, en anglais et dans les langues de vos clients, sous deux semaines à compter de la réception des textes et des photos. Un logiciel hôtelier standard convient à un hôtel qui veut uniquement un calendrier et un registre ; un système sur mesure se justifie lorsque les réservations du site et des plateformes doivent arriver dans un calendrier unique, lorsque l’hôtel fonctionne sans réceptionniste ou lorsque les chambres sont liées à un restaurant, des salles et des événements que le logiciel standard ne prend pas en compte.

Pour la plupart des petits hôtels et maisons d’hôtes avec réceptionniste, un logiciel prêt à l’emploi est la bonne réponse et coûte moins cher que notre solution. Voici les logiciels que les hôteliers en Bulgarie comparent, avec le tarif indiqué sur le site de chacun, relevé le 17 octobre 2026. La comparaison détaillée, avec l’ESTI, les canaux et les serrures, se trouve sur une page distincte.

Quel que soit le logiciel choisi, il doit prendre en charge les obligations suivantes de l’établissement d’hébergement :

• Registre des personnes hébergées et transmission à l’ESTI : depuis le 1er octobre 2019, tous les établissements d’hébergement, y compris les chambres, maisons et appartements d’hôtes, transmettent les données au Système unifié d’information touristique visé à l’art. 116, al. 5 de la Loi sur le tourisme, via le site, par fichier ou automatiquement par le canal « système à système » après demande.
• Taxe touristique par nuitée, dont le montant est fixé par le règlement de la commune, comptabilisée par client et par nuitée.
• Ticket de caisse émis par un dispositif fiscal pour les paiements en espèces et par carte sur place ; lorsqu’un logiciel émet lui-même le ticket, il doit s’agir d’un SUPTO agréé par la NAP.
• Facture en euros comportant les mentions prévues à l’art. 114 de la ZDDS, lorsque le client est une entreprise.
• Protection des données personnelles des clients conformément au GDPR : les documents sont conservés pendant une durée limitée et uniquement pour le registre.

Le client choisit ses dates, voit les chambres disponibles et, s’il le souhaite, le plan de l’étage, sélectionne la chambre exacte et paie par carte ou la réserve avec un acompte. La confirmation arrive par e-mail et SMS. La réservation a un statut : demande, confirmée, arrivé, parti ; le calendrier journalier des chambres est unique pour le site, la réception et les canaux, ce qui rend impossible la double réservation. Le site d’Eli & Eli Berlin pour les appartements de vacances fonctionne avec des réservations directes, afin que le propriétaire ne paie pas de commission pour un client qui vient de son propre site.

La question la plus fréquente concerne Booking.com, Airbnb et Expedia. Notre réponse est honnête : nous avons décrit la synchronisation de l’occupation dans les deux sens, sans frais séparés, dans une offre et un contrat pour l’hôtel sans réceptionniste, mais nous ne l’avons pas encore mise en place dans un système déployé. Nous l’inscrivons donc dans l’offre comme une ligne distincte après vérification, et non comme une promesse.

L’hôtel à l’origine de la solution souhaitait que le client réserve, paie, reçoive un code et entre de manière autonome. Le système génère un code distinct pour chaque réservation, valable de l’heure d’arrivée le jour du check-in jusqu’à l’heure de départ, puis le désactive automatiquement. La femme de chambre dispose de son propre code, avec des horaires limités. Le code est envoyé au client par SMS et, si le SMS n’aboutit pas, par e-mail et sur une page sécurisée. Avec des serrures connectées, le code est enregistré automatiquement dans la serrure via une passerelle située à l’étage ; avec des serrures non connectées, le système fournit la liste des codes à modifier manuellement. Nous déterminons le modèle des serrures à partir de photos avant le démarrage : dans ce projet, il s’agit de serrures TTLock, sans remplacement.

Un mode de secours est également prévu : que se passe-t-il en cas de coupure d’Internet, de serrure non connectée ou de SMS non envoyé. Le compte principal des serrures, le domaine, Stripe et les comptes sur les plateformes sont au nom de l’hôtel, pas au nôtre. Le client saisit lui-même les données du document lors de la réservation, sans scan à la réception.

Le tableau de bord du propriétaire fonctionne sur téléphone et ordinateur. Les chambres ont un statut : libre, occupée, arrivée prévue, départ prévu, à nettoyer, en réparation ; la femme de chambre voit sa journée. Les clients disposent d’une fiche avec leur historique de séjours, les clients réguliers et des rapports par pays. Les finances incluent les recettes par jour et par canal, les dépenses par poste, le taux d’occupation, le prix moyen de la nuitée, la TVA et la taxe de séjour, les factures, les montants dus et l’export pour le comptable.

Le registre des personnes hébergées est rempli à partir des données que le client saisit une seule fois lors de la réservation, et le système génère le fichier pour ESTI en un clic ; vous le téléversez ensuite dans le compte de l’hôtel. Nous n’avons pas de connexion séparée avec NAP et nous ne la promettons pas : le ticket de caisse est émis par le dispositif fiscal de l’hôtel. La transmission automatique à ESTI via RegiX est inscrite au contrat comme une étape ultérieure, après l’obtention du certificat de l’hôtel.

Le deuxième type de demande concerne un hôtel avec restaurant et salles. Le système y rassemble les tâches qui sont aujourd’hui transmises oralement : nettoyage, mise en place, décoration et ventilation pour un événement, rattachées à la salle et à la date ; chaque employé se connecte avec son propre code et voit ses tâches du jour. L’événement indique le nombre de couverts vendus et disponibles, les personnes nécessaires par rôle, par exemple les serveurs, les barmen et les femmes de chambre -, qui est venu et combien d’heures chacun a travaillé selon vos tarifs. L’hôtel et la cuisine voient la journée du lendemain : les chambres, les groupes attendus et le nombre de personnes au petit-déjeuner ; le chef répartit les quantités en fonction du nombre de personnes. Le rapport d’un événement ou du mois présente les recettes et les dépenses par poste, séparées entre le restaurant et l’hôtel.

Vous commencez par décrire l’hôtel : nombre de chambres, origine des réservations, présence d’un restaurant et de salles, droits de visibilité de chacun. Nous vous envoyons nos questions et une fourchette de prix, réalisons une démo adaptée à votre hôtel avant votre décision, puis seulement une offre écrite avec un prix et un délai précis. Nous présentons une version fonctionnelle à examiner sous 4 semaines à compter du premier rendez-vous ; nous mettons un site hôtelier en ligne sous deux semaines à compter de la réception des textes et des photos.

Les systèmes hôteliers que nous avons proposés cette année se situent dans la moitié basse de la fourchette de 3 000-29 300 € ; un site seul, avec demande de séjour ou réservations en ligne, coûte 500-5 000 €. Le paiement s’effectue en deux fois : la moitié au démarrage et la moitié à la livraison. Après la mise en ligne, nous assurons la maintenance du système pour 100-350 € par mois, si vous le souhaitez, ou nous vous remettons le code et le serveur afin que vous travailliez sans frais mensuels envers nous. La réception est actée par un procès-verbal signé ; en cas de résiliation, vous recevez le domaine, les données, le code et l’accès aux serrures.