Logiciel pour pharmacie

Les logiciels de pharmacie standard couvrent la caisse d'une pharmacie indépendante : les médicaments sont réceptionnés auprès du distributeur, vendus en caisse et déclarés à la NAP et à la caisse nationale d'assurance maladie. Saitami prend en charge ce qui vient ensuite : une chaîne avec un stock commun, une boutique en ligne, les commandes entre les points de vente et les rapports du propriétaire.

Un logiciel de pharmacie sur mesure a du sens lorsque le logiciel existant vous limite : une chaîne de plusieurs pharmacies avec un stock centralisé et des caisses séparées, des produits fabriqués dans la pharmacie, une boutique en ligne qui doit utiliser le même stock ou un responsable qui souhaite consulter tous les établissements depuis son téléphone. C’est également ce que demandait la chaîne de pharmacies qui nous a contactés cette année : stocks, caisses, ressources humaines et rapports pour les responsables dans un seul système.

Nous concevons le système selon le fonctionnement de votre pharmacie, pas à partir d’un modèle standard. Nous commençons par le module qui vous bloque le plus, généralement le stock et la caisse, puis nous ajoutons les suivants dans le même logiciel lorsque vous en avez besoin.

La réception se fait avec un scanner. Chaque boîte est enregistrée avec son lot, sa date de péremption et son prix d’achat, tandis que la livraison est enregistrée comme un document qui met automatiquement à jour le stock. La facture d’achat du distributeur peut créer un nouvel article directement depuis sa ligne, comme dans le système que nous avons conçu pour un distributeur de matériel de bureau avec entrepôt central et librairie.

Lors de la vente, le système sort en premier la boîte dont la date de péremption est la plus proche. Il n’est pas nécessaire de retenir les dates de mémoire : le logiciel organise les sorties. Le responsable voit à tout moment ce qui expire au cours du mois suivant et ce qui est inférieur au stock minimal, par établissement et par lot.

L’inventaire consiste à compter physiquement les produits de la pharmacie. Dans le système du distributeur, il porte sur 2 500 articles à la fois, est conservé comme brouillon pendant le comptage et distingue un article compté à zéro d’un article non compté, afin que rien ne soit remis à zéro par erreur. Nous reprenons la même logique pour la pharmacie.

Les rapports sont conçus pour le responsable : ventes par jour, par caissier et par groupe, stock par établissement, lots arrivant à expiration, écarts d’inventaire. Chaque employé ne voit que sa partie : le caissier vend, le responsable consulte le chiffre d’affaires et chaque action reste enregistrée dans le journal.

La question la plus fréquente des magasins et des pharmacies est de savoir si le système fonctionnera avec l’équipement déjà installé sur le comptoir. Le scanner de codes-barres fonctionne avec tout système web. Pour la caisse, nous vérifions le modèle : pour un magasin alimentaire, nous avons décrit dans une offre la connexion avec Tremol M20 en mode « imprimante fiscale », afin que le ticket soit imprimé par l’appareil lui-même sur commande du système, tandis que son enregistrement auprès de la NAP reste inchangé. Jusqu’à présent, nous n’avons pas connecté de dispositif fiscal dans un système mis en production. Nous l’indiquons donc comme une ligne distincte dans l’offre, et non comme une promesse.

Nous avons connecté le paiement par carte via MyPOS. Pour un terminal de paiement d’une autre banque, nous vérifions le modèle ; le client nous l’envoie une à deux semaines à l’avance pour le paramétrage.

Le système fonctionne dans un navigateur, sur un serveur que nous entretenons ou qui se trouve dans votre compte. Rien n’est installé sur les ordinateurs de la pharmacie : un nouvel ordinateur ou une nouvelle pharmacie signifie simplement un accès supplémentaire avec un mot de passe. Il n’y a pas de frais par poste de travail : pour un magasin alimentaire équipé d’environ 30 appareils, c’était la première question. La réponse est que vous payez le serveur, pas le nombre de personnes.

Chaque pharmacie a son propre stock et sa propre caisse, tandis que le responsable les consulte toutes depuis son téléphone : chiffre d’affaires par établissement, stocks faibles, transfert de marchandises entre les pharmacies avec un seul document, évalué au prix de l’établissement qui reçoit la marchandise.

Lorsqu’il y a une boutique en ligne, elle puise dans le même stock : la commande passée sur le site arrive comme une commande dans le système, tandis que les articles sont publiés par le système sur le site, comme chez le distributeur de matériel de bureau. Plusieurs pharmacies nous ont précisément interrogés à ce sujet ces derniers mois : catalogue et commandes en ligne pour les produits à base de plantes, les compléments alimentaires et les cosmétiques.

Nous n'avons pas encore développé la déclaration à la NZOK ni les ordonnances électroniques. Si votre pharmacie traite des ordonnances prises en charge par la caisse nationale d'assurance maladie, elles restent dans le logiciel de pharmacie ; nous vérifions les exigences, évaluons l'intégration séparément et l'inscrivons dans l'offre. Nous ne promettons pas un module que nous n'avons pas développé.

Vous commencez par décrire votre fonctionnement : combien de pharmacies, quel équipement, d’où viennent les livraisons et qui voit quoi. Nous vous envoyons nos questions et une fourchette de prix, réalisons une démonstration basée sur votre processus avant que vous ne décidiez, puis seulement nous vous adressons une offre écrite avec un prix et un délai précis.

Les données du logiciel actuel ne sont pas perdues. Nous transférons les articles, les codes-barres, les fournisseurs et les stocks depuis un export Excel ou depuis la base de données de l’ancien logiciel ; les lots sont importés avec leurs quantités restantes et leurs dates de péremption. Nous planifions le transfert un jour où la pharmacie est moins active et restons joignables par téléphone les premiers jours.

Nous mettons en production la première version fonctionnelle avec stock et caisse pour une pharmacie en 5 à 8 semaines ; nous avons proposé un délai de 35 jours pour le stock et la caisse d’un magasin alimentaire avec balances et caisse. Le système d’une chaîne avec entrepôt central, boutique en ligne et rapports par établissement évolue ensuite, module par module. Le paiement se fait en deux fois : la moitié au démarrage et la moitié à la livraison. Ensuite, si vous le souhaitez, nous assurons la maintenance du logiciel pour 100-350 € par mois, ou nous vous remettons le code et le serveur afin que vous travailliez sans frais mensuels.