Logiciel de gestion des stocks

La plupart des entreprises qui nous contactent pour leur entrepôt ont déjà un logiciel. Le problème, c’est qu’il est installé sur un ordinateur séparé, que les ventes sont gérées dans un autre logiciel, le site dans un troisième, et qu’un même article affiche des stocks différents à trois endroits. C’est ainsi que se présentait Pelikan DTM avant la mise en place du système : stocks, livraisons, factures et prix dans des logiciels et tableaux séparés, tandis que l’inventaire annuel de 2 500 articles prenait des jours et ne pouvait pas être vérifié.

Le système de gestion des stocks de Saitami s’adresse à une entreprise qui a dépassé son logiciel prêt à l’emploi : il devient pertinent lorsque vous avez plusieurs sites, une boutique en ligne qui doit puiser dans le même stock, des commerciaux qui passent des commandes depuis leur téléphone, ou un catalogue que le logiciel existant ne permet plus de rechercher et de déstocker assez rapidement. Un distributeur de plus de 50 000 articles nous a décrit exactement ce problème : le déstockage dans la nouvelle version de son logiciel prêt à l’emploi prenait plus de deux minutes au lieu de vingt secondes, et l’importation des prix pour six groupes tarifaires passait d’une à huit minutes de travail.

Nous concevons le système selon les processus de votre entreprise, et non à partir d’un modèle. Nous commençons par le module qui vous ralentit le plus, généralement l’entrepôt et la caisse, ou l’entrepôt et les commandes, puis nous ajoutons les suivants dans le même programme lorsque vous en avez besoin.

La réception se fait avec un scanner. La livraison commence par une demande au fournisseur, puis est réceptionnée ligne par ligne avec le prix d’achat et alimente automatiquement le stock. La facture d’achat peut créer un nouvel article directement depuis sa ligne, sans quitter le document. Chaque article comporte un code-barres, une catégorie, un fournisseur et autant de tarifs que vous avez de sites et de types de clients : chez Pelikan DTM, il y en a quatre, prix d’achat, prix de gros, prix en magasin et prix en librairie.

Lorsque la marchandise a une date de péremption, elle entre avec un lot et une date, puis le système sort d’abord l’emballage qui expire le premier. Personne n’a besoin de retenir les dates. Le responsable voit ce qui expire au cours du mois suivant et ce qui est en dessous du stock minimum, par site et par lot. C’est aussi une question fréquente des magasins alimentaires : contrôle à la réception avec numéros de lot et articles vendus au poids, avec une étiquette imprimée par la balance ou une connexion directe à celle-ci.

Le transfert entre sites tient sur un seul document comportant un nombre illimité de lignes, avec impression avant validation et valorisation au prix du site destinataire. L’inventaire correspond au comptage physique : il traite des milliers d’articles à la fois, est conservé comme brouillon pendant le comptage et distingue un zéro compté d’un article non compté, afin que rien ne soit remis à zéro par erreur.

La caisse vend avec un scanner ou une recherche par nom et interdit la vente d’un article qui n’est pas en stock. Les rapports sont destinés au responsable : ventes par site et par période, stocks faibles, mouvements par article et écarts d’inventaire. Chacun ne voit que sa partie, tandis que le journal d’audit conserve la trace de chaque modification et de son auteur.

La commande arrive d’un revendeur, par e-mail, depuis Excel ou depuis le site, et entre dans le système comme une commande dont le statut évolue de « nouvelle » à « reçue ». Nous importons automatiquement les demandes reçues par e-mail et dans Excel dans la solution destinée à la production alimentaire, où les entreprises clientes passent leurs commandes chaque matin.

La boutique en ligne lit dans la même base de données : ses commandes arrivent dans l’entrepôt, tandis que les articles, les prix et les stocks sont publiés sur le site depuis le système. Chez 3DPrintX, les prix sont modifiés dans les deux sens, et chez Pelikan DTM, la boutique pelikan-dtm.com est connectée au système : le stock affiché sur le site est donc celui de l’entrepôt. Le bordereau d’expédition Ekont est créé depuis la commande, sans ressaisie de l’adresse.

La question la plus fréquente est de savoir si le système fonctionnera avec l’équipement que vous possédez déjà. Le scanner de codes-barres fonctionne avec tout système web. Nous connectons la balance-scanner du comptoir et la balance d’étiquetage avec clavier selon le modèle : les articles et leurs prix sont transférés du système vers la balance, qui imprime une étiquette avec code-barres ; la caisse lit ensuite l’article, le poids et le prix. Lorsque la connexion n’est pas possible, le poids est saisi manuellement.

Pour la caisse, nous vérifions le modèle. Pour un magasin alimentaire, nous avons décrit dans une offre la connexion avec un Tremol M20 en mode « imprimante fiscale » : le ticket sort directement de l'appareil sur commande du système, tandis que son enregistrement auprès de la NAP reste inchangé. Dans un système déjà déployé, nous n'avons encore jamais connecté de dispositif fiscal ; c'est pourquoi nous l'indiquons dans l'offre comme une ligne distincte, et non comme une promesse. Nous connectons le terminal de paiement d'une banque selon son modèle ; le client nous l'envoie une à deux semaines à l'avance pour sa configuration. Nous avons déjà connecté les paiements par carte via MyPOS et Stripe.

L'employé d'entrepôt travaille depuis un téléphone ou une tablette : il scanne à la réception, lors de la préparation de la commande et pendant l'inventaire, et l'enregistrement apparaît immédiatement dans le système.

Un catalogue de plusieurs dizaines de milliers d'articles nécessite une arborescence de catégories dont l'ordre est conservé, des variantes et des attributs pour le produit et la variante, plusieurs listes de prix à la fois, ainsi que des groupes tarifaires avec des remises par client. Le fournisseur dispose de son propre catalogue, avec ses codes associés à vos articles ; l'importation des prix depuis ses fichiers affiche le résultat pour vérification avant de l'enregistrer. La recherche accepte plusieurs mots dans un même champ, et l'historique des mouvements reste associé au produit : date d'entrée, prix d'achat et destination.

Le système fonctionne dans le navigateur. Rien ne s'installe sur les ordinateurs : un nouvel ordinateur, un nouvel entrepôt ou un nouveau commercial constitue simplement un accès supplémentaire avec un mot de passe, sans frais par poste de travail. Pour un magasin alimentaire équipé d'environ 30 appareils, c'était la première question ; la réponse est que vous payez le serveur, pas le nombre de personnes.

Le serveur et les sauvegardes peuvent être hébergés chez nous ou sur le compte de votre entreprise chez Hetzner, en Allemagne, avec des sauvegardes quotidiennes et une copie en temps réel, afin qu'en cas de panne la perte de données soit inférieure à une minute et que la restauration prenne au maximum deux heures. Le code et les données vous appartiennent et nous vous les remettons.

Les données de votre logiciel actuel ne sont pas perdues. Nous transférons les articles, les codes-barres, les fournisseurs, les clients et les stocks depuis un export Excel ou depuis la base de données de l'ancien logiciel ; l'importation et l'exportation Excel font partie du système de Pelikan DTM. Nous planifions le transfert un jour de faible activité et restons joignables par téléphone pendant les premiers jours.

Nous avons proposé un entrepôt et une caisse pour un seul établissement en 35 jours ; un catalogue, un entrepôt et un site dans un même système pour un distributeur, en six semaines. Pelikan DTM utilise son système depuis avril 2026 et le développe encore aujourd'hui, module par module. Le paiement se fait en plusieurs fois : la moitié au démarrage et l'autre moitié à la livraison. Après la mise en service, nous assurons la maintenance du logiciel pour 100-350 € par mois, si vous le souhaitez ; sinon, vous pouvez travailler sans frais mensuels, en ne payant que le serveur.