Автоматизација на деловните процеси со AI

Што всушност автоматизира AI?

Класичната автоматизација функционира одлично кога правилото е јасно: ако нарачката е платена, испрати известување; ако залихата падне под зададениот праг, креирај задача за добавувачот. Овие правила се предвидливи и треба да останат во основата на системот.

AI е корисен таму каде што влезот е неструктуриран. На пример, добивате фактури во различен формат, имејлови со нецелосни податоци или слободен текст од клиент. Моделот може да извлече добавувач, износ, датум и број на документ, да го класифицира барањето и да предложи следна активност.

Тоа не значи дека AI носи неконтролирани одлуки. Добро изградената автоматизација поставува граници: кои полиња се задолжителни, кога се бара потврда, што се запишува во дневникот и кому се пренесува исклучокот.

Кои процеси се добар прв кандидат?

Започнете со процес што често се повторува, има релативно јасен резултат и предизвикува доцнења или грешки. Ако еден вработен постојано копира податоци помеѓу имејл, Excel и ERP, веројатно постои реален потенцијал за автоматизација.

• Тек на документи: препознавање фактури, договори и формулари, извлекување полиња и испраќање на одобрување.
• Имејлови и барања: групирање по тема, извлекување клиент и производ, креирање задача или понуда во CRM.
• Корисничка поддршка: одговори врз основа на претходно одобрена база на знаење и пренесување на сложените разговори до човек.
• Продажба: сумирање разговори, следна задача, проверка за податоци што недостасуваат во понудата и следење на фазата на зделката.
• Магацин и операции: предупредувања за аномалии, пребарување информации во системот и предлози за активности при исклучок.
• Внатрешни извештаи: прашања на природен јазик кон структурирани податоци, со задржани права за пристап.

Во производството AI може да прочита барање испратено по имејл и да го подготви за проверка од оператор. По потврдата, ERP системот може да планира серија, да ги провери залихите и да ги подготви документите. Таков модел е опишан во ERP системот за производство на Тестен Дом, каде што процесот вклучува барања, рецепти, серии, FEFO магацин, баркод и фактури.

Кај теренските операции, придобивката често е во собирањето на податоците на едно место. ERP системот на Ековат комбинира барања, работни налози, возен парк, магацин и AI препознавање документи и фактури. Ова се разликува од додавањето посебен четбот на веб-страницата: се автоматизира внатрешната работа, каде што обично се губи повеќе време.

AI или обична интеграција — што ви е потребно?

Понекогаш AI не е потребен. Ако два софтвери имаат API, посигурно е нарачката да се пренесе со точно дефинирани полиња, отколку моделот да ја „чита“. AI се вклучува таму каде што податоците се во имејл, PDF, слика или слободен текст.

Најчесто најдобро функционира мешана архитектура: API за безбедна размена, правила за критичните дејства и AI за читање, класификација или пребарување. Овој пристап е опишан и во нашата услуга за API интеграции и поврзување софтвер.

Колку чини AI автоматизацијата?

Цената зависи од бројот на системи, квалитетот на податоците, потребата од човечко одобрување, безбедноста и од тоа дали се развива нов модул или се надградува постоечки ERP/CRM. Наведените опсези се ориентативни за прилагоден развој, а не фиксна понуда.

Надворешните трошоци за AI API, OCR, телефонија, хостинг и лиценци се пресметуваат одделно. При голем обем на документи или разговори, тие можат да ја променат месечната цена. Поскапо е и кога податоците се расфрлани, нема API, недостасуваат права за пристап или секој исклучок бара специјална логика.

Како да започнете без голем и ризичен проект?

1. 01
   Опишете го процесот од почеток до крај

   Запишете ги реалните чекори, а не посакуваната верзија на процесот. Кој ја добива е-поштата? Каде се внесуваат информациите? Кој одобрува? Како се утврдува дека задачата е завршена? Соберете примероци од фактури, барања и одговори, вклучувајќи ги и лошите.

2. 02
   Изберете мерлив пилот

   Добар пилот е ограничен: на пример, влезни фактури од неколку добавувачи или барања од една пошта. Одредете што ќе мерите — време на обработка, број на рачни внесувања, пропусти или време до одговор. Не започнувајте со „AI за целата компанија“.

3. 03
   Дизајнирајте проверки и права

   Одредете кои дејства се само предлог, а кои можат да се извршат автоматски. За фактури, плаќања, попусти и бришење податоци разумно е да има одобрување. Додајте дневник: каков бил влезот, што предложил AI и кој го потврдил резултатот.

4. 04
   Поврзете ги системите на правилен начин

   Користете API кога постои. Не се потпирајте на копирање меѓу прозорци или на автоматизација што притиска копчиња во туѓ софтвер, ако постои посигурен интерфејс. Проверете ги улогите, резервните копии и како системот продолжува да работи при привремен прекин на надворешна услуга.

5. 05
   Тестирајте со реални исклучоци

   Пуштете нормални и проблематични примери: нечитлив PDF, недостасувачки ЕДБ, дуплирана фактура, клиент со две адреси или е-пошта без број на нарачка. На почетокот резултатите треба да ги прегледува човек. Дури по акумулирање доволно проверки можете да го зголемите автоматскиот опсег.

6. 06
   Обучете го тимот и одржувајте го процесот

   Вработените треба да знаат што прави автоматизацијата, кога да го коригираат резултатот и кому да му го ескалираат проблемот. Следете ги погрешните класификации, одбивањата и трошокот за надворешните услуги. Моделот и правилата не се проект што може да се остави без надзор.

Што најчесто тргнува наопаку?

• Се автоматизира лош процес. Ако податоците се внесуваат двапати поради нејасни улоги, AI нема да ја поправи организацијата.
• Се очекува моделот да ги знае правилата на компанијата без подготвена база на знаење. Ценовните услови, роковите и исклучоците мора да бидат јасни и ажурирани.
• Се прескокнува човечката проверка. AI може да погреши при нечитлив документ, двосмислен текст или нетипично барање од клиент.
• Се собираат повеќе лични податоци отколку што се потребни. Определете кои информации се испраќаат до надворешна услуга, кој ги гледа и колку долго се чуваат.
• Нема план при дефект или недостапна услуга. Мора да постои рачна постапка и можност за повторна обработка без губење на влезните податоци.
• Се мери бројот на автоматизираните дејства, а не резултатот. Поважни се побрзата обработка, помалиот број грешки и јасната одговорност.

Како изгледа AI во CRM, ERP и корисничката поддршка?

Во CRM AI може да го сумира разговорот, да предложи следна задача и да предупреди за информации што недостасуваат. Тоа не е замена за трговецот. Го намалува времето за административни дејства и ја остава одлуката за зделката на човекот.

Во ERP AI може да пребарува низ документи и извештаи со природен јазик, да чита влезни фактури или да подготвува податоци за одобрување. Критичните износи, сметководствените операции и промените во залихите мора да се извршуваат според зададени правила и права.

Во корисничката поддршка четботот треба да одговара само врз основа на актуелни услуги, цени и услови. При несигурност, треба да го пренесе разговорот на вработен, заедно со дотогашната историја. Кај телефонските повици, истиот принцип значи да го препознае рутинското, да креира запис и да го означи итното за тимот. Таков пример е AI телефонскиот агент „Гласов агент“.

Ако вашите процеси се распрскани низ Excel, е-пошта и неколку неповрзани програми, првиот чекор веројатно е автоматизација на деловните процеси, а не самостојна AI алатка. Понекогаш правилно уредените улоги, API интеграцијата и единствениот ERP носат поголем ефект од сложен модел.