Автоматизација на email маркетинг кампањи: етапи и тригери

Што всушност автоматизирате во email маркетингот?

Не го автоматизирате само испраќањето на билтенот. Автоматизирате низа одлуки: дали е запишан нов контакт, на кој сегмент му припаѓа, кој email да го добие, кога да биде испратен и што да се случи при клик, одговор, купување или отсуство на активност.

Во основата стои настан. Тоа може да биде пополнет формулар за барање, регистрација на профил, напуштена кошничка, нова нарачка, истечен договор или промена на фазата во CRM. По настанот системот извршува правило, чека одредено време и продолжува по соодветната гранка.

Тоа е разликата меѓу планиран билтен и автоматизирана кампања. Билтенот се испраќа до избрана листа во избран момент. Автоматската кампања реагира на конкретниот човек и на неговата активност.

Кои се главните етапи при изработка на автоматска кампања?

1. 01
   Ја одредувате целта и процесот

   Запишете го конкретниот деловен процес пред да изберете платформа. На пример: ново барање пристигнува од веб-сајтот, продавачот го презема, испраќа понуда, следува потсетник, а при отсуство на одговор се создава задача за повик. Така email пораките се дел од продажбата, а не одделна активност на маркетинг тимот.

2. 02
   Ги подготвувате податоците и согласноста

   Одредете кои полиња се потребни: име, email, град, интерес, извор на контактот, последно купување и фаза на зделката. Одделете ја маркетинг согласноста од службените пораки и овозможете лесно одјавување. Не додавајте контакти од стари Excel датотеки без да ја проверите основата за испраќање.

3. 03
   Избирате сегменти

   Создајте сегменти според реалните разлики во потребите. Нов претплатник, клиент што купил, неактивен клиент и потенцијален B2B клиент не треба да добиваат иста низа пораки.

4. 04
   Ја дизајнирате низата

   Подредете ги email пораките како сценарио. Одредете го почетниот тригер, времето до следниот чекор, условот за разгранување и запирањето на кампањата. Ако контактот купи, треба да излезе од низата за потсетување.

5. 05
   Ги поврзувате системите

   Поставете размена на податоци меѓу веб-сајтот, онлајн продавницата, CRM, ERP и email платформата преку API, webhook или готов конектор. Одредете кој систем е главен за секој тип податоци, за да не го уредувате истиот контакт на повеќе места.

6. 06
   Тестирате и следите

   Испратете тестови до различни адреси и проверете ја мобилната верзија, линковите, одјавувањето, термините и запирањето по купување. Прво пуштете ја кампањата до мала група, а потоа прегледајте ги грешките и одговорите.

Кои тригери ги користите за email автоматизација?

Тригерот е условот што ја активира автоматската активност. Најчесто тоа е регистрација преку формулар, потврден email, преземен материјал, создадена зделка или нарачка. Кај B2B продажбите, тригер може да биде преминувањето на зделката од „ново барање“ во „испратена понуда“.

Друг важен тип е тригерот заснован на однесување. Контактот отворил email, кликнал на линк, посетил одредена страница или не реагирал во зададен период. Однесувањето треба да води до корисен следен чекор, а не до бескрајно испраќање потсетници.

Трансакциските тригери се поврзани со конкретна операција: потврда на нарачка, промена на статус, издадена фактура, испорака или завршување услуга. Тие се разликуваат од рекламните email пораки и често треба да се испраќаат независно од маркетинг согласноста, кога се потребни за извршување договор или побарана услуга.

Можете да додадете и временски тригери: роденден, годишнина од купувањето, приближување на рокот за обновување или отсуство на активност. Кај нив е важно датумот да биде сигурен и да има логика за исклучување ако клиентот веќе презел активност.

Како ги сегментирате примателите без да го усложните системот?

Започнете со мал број сегменти што ја менуваат содржината или следната активност. Практична основа е поделбата според статус: претплатник, потенцијален клиент, активен клиент, клиент со задоцнет процес и неактивен контакт.

Потоа додадете сегментација според производ или услуга, деловен профил, град, претпочитан канал и извор на барањето. Онлајн продавницата може да ги подели клиентите според категоријата на купени производи. Компанија за услуги може да ги подели контактите според типот на објект, рокот за одржување и вредноста на договорот.

Избегнувајте сегменти што никој не ги користи. Ако маркетинг тимот не може да објасни зошто одредена група добива различен email, полето веројатно не е потребно. Подобро е CRM да содржи неколку одржувани вредности отколку многу неточни ознаки.

Како планирате низа и автоматски одговор?

Првиот email треба да ја потврди активноста и да даде јасен следен чекор. Кај ново барање, тоа може да биде потврда со очекуван рок за одговор. Следниот email треба да одговори на приговор или да ги даде потребните информации, а не само да ја повтори понудата.

Планирајте условни разгранувања. Ако примателот кликнал на конкретна услуга, испратете содржина за неа. Ако не реагирал, променете ја темата или каналот и не продолжувајте ја истата низа без ограничување.

Одредете и услови за излез. Купување, отпишување, одговор од трговец, затворена зделка или достигнување на одредена фаза треба да ги запрат несоодветните е-пораки. Ова е особено важно кај кампањите за напуштена кошничка и кај B2B понудите.

Автоматскиот одговор не треба да ветува дејство што никој не го следи. Ако е-пораката вели дека вработен ќе стапи во контакт со клиентот, системот треба да создаде задача, рок и одговорно лице во CRM.

Како ги поврзувате е-поштенските кампањи со CRM и други системи?

Поврзувањето со CRM покажува кој ја примил пораката, како реагирал и во која фаза е зделката. Трговецот ја гледа историјата на комуникацијата, наместо да го прашува маркетинг тимот дали клиентот ја отворил понудата. Кога е потребен CRM систем по нарачка, правилата можат да ги следат вашите фази, улоги и задачи.

Онлајн продавницата испраќа настани за регистрација, нарачка, плаќање, испорака и напуштена кошничка. ERP системот може да испрати информации за фактура, договор или претстоен рок. Формуларот на веб-страницата не треба да испраќа само известување по е-пошта, туку структурирано барање со извор и интерес.

Техничката размена обично се одвива преку API, webhook или готова интеграција. Важно е да има проверка за дуплиран контакт, дневник на грешките и правило за тоа што се случува при прекин на врската. Кај посложен процес, API интеграциите и поврзувањето на софтвер го спречуваат рачното копирање меѓу програмите.

Автоматизацијата е корисна само ако податоците се уредени. Ако CRM содржи три различни вредности за иста фаза, е-пораката може да се испрати до погрешната група. Пред интеграцијата одредете ги имињата на полињата, дозволените вредности и кој систем има право да ги менува.

Како ги мерите резултатите од автоматските кампањи?

Следете ги показателите по фази. Испорачливоста покажува дали пораките стигнуваат до поштенските сандачиња. Отворањата даваат насока за темата и препознатливоста на испраќачот, но не се доволни за оценување на продажбата. Кликовите покажуваат интерес за конкретната понуда.

Поважни за бизнисот се барањата, одговорите, закажаните состаноци, нарачките и приходот поврзан со кампањата. Поврзете го настанот од е-пораката со контакт или зделка во CRM за да видите што се случува по кликот. Кај B2B процес може да се мери и колку понуди стигнале до следната фаза.

Проверувајте ги и негативните сигнали: отпишувања, поплаки за несакана пошта, недоставени адреси и повторливи пораки. Тие укажуваат на проблем со сегментацијата, зачестеноста или содржината. По промената на една променлива, споредете ги резултатите со претходен период или контролна група, кога процесот го дозволува тоа.

Кога е доволна готова алатка?

Готовата платформа за е-пошта е разумен избор кога имате стандардни формулари, билтен, основни сегменти и кратки низи. Таа обично нуди уредувач на е-пораки, листи, шаблони, автоматски одговори и извештаи без развој.

Оваа опција е соодветна и кога вашиот тим сам ќе ги креира кампањите и нема сложена зависност меѓу магацин, фактури, договори и трговски задачи. Сепак, треба да проверите каде се чуваат податоците, како се извезуваат, како функционира отпишувањето и дали постои сигурна врска со CRM што го користите.

Кога е подобра персонализираната деловна автоматизација?

Персонализираниот систем има смисла кога една е-порака зависи од реални операции во фирмата: залиха, маршрута, договор, сервисен рок, кредитен лимит, плаќање или фаза на понудата. Готовата алатка може да испрати порака, но да не знае дали таа е актуелна.

Таа е посоодветна и кога имате неколку канали, различни улоги и потреба од целосна историја. На пример, формуларот на веб-страницата создава контакт, CRM создава зделка, ERP испраќа фактура, а системот ја запира маркетиншката низа при реална нарачка.

При автоматизација на деловни процеси, развојот се планира според вашите правила, наместо тимот да ги заобиколува ограничувањата на готовата алатка. Вообичаениот опсег за таков развој е 3.000–29.300 €. Во него влегуваат различни опфати: бројот на интеграции, улогите, екраните, миграцијата на податоци, логиката на кампањите и потребата од одржување.

Ако процесот вклучува сопствен портал, нестандарден интерфејс или мобилна работа на тимот, можеби ќе биде потребна поширока изработка на софтвер по нарачка, а не само поврзување со платформа за е-пошта.

Како да започнете без скап и хаотичен проект?

Опишете една кампања од почеток до крај. Запишете го почетниот тригер, податоците, сегментот, е-пораките, паузите, разгранувањата, условите за излез и показателот за успех. Потоа проверете во кој систем се наоѓаат сите потребни информации.

Изберете го најмалиот функционален сценарио. Тоа може да биде потврда на барање со автоматска задача за трговец или низа по регистрацијата. Не започнувајте со сите кампањи, канали и исклучоци истовремено.

По тестирањето додајте CRM поврзување, извештаи и уште сегменти. Така ќе видите дали автоматизацијата навистина ја намалува рачната работа и води до подобар процес, наместо само да го зголеми бројот на испратени е-пораки.