Business Intelligence софтвер: како да изберете систем

Што прави BI софтверот за една фирма?

Во оперативните системи податоците се поделени. ERP ги чува нарачките, фактурите и магацинските движења. CRM содржи клиенти, понуди и зделки. Онлајн продавницата има посети, кошнички, нарачки и плаќања. Сметководствениот софтвер ги следи приходите, расходите и обврските.

BI системот ги поврзува овие извори, ги подредува информациите и ги прикажува во заеднички контекст. На пример, управителот може да ги види продажбите по трговец, маржата по производ, залихите по магацин и доспеаните плаќања на една табла. Важно е показателот да има јасна дефиниција. „Промет“ треба да значи конкретна работа, а не различна сума во секој извештај.

BI не е само убав екран со графикони. Зад него стојат модел на податоците, правила за пристап, автоматско ажурирање, проверки на квалитетот и врски со оперативните системи. Ако вработените внесуваат различни имиња на клиенти, пропуштаат магацински движења или работат во неповрзани табели, таблата само поубедливо ќе го прикаже проблемот.

Кои податоци треба да влегуваат во системот?

Започнете не од графиконите, туку од одлуките што ги носите секоја недела. Ако управувате со трговија, веројатно ќе ви бидат потребни нарачки, фактури, попусти, набавна вредност, залихи и плаќања. Кај сервисната дејност важни се барањата, работните налози, времето на реакција, употребените материјали и фактурирањето. Во производството се додаваат рецептури, серии, потрошувачка на материјали, производни линии и рокови на траење.

Изворите може да бидат ERP, CRM, онлајн продавница, сметководствен систем, курир, платежен оператор, телефонија, рекламни платформи или CSV датотеки. За секој извор треба да знаете кој е сопственик на податоците и колку често се ажурираат. Податоците за нарачката, на пример, треба да имаат единствен идентификатор, за да не се брои еднаш од продавницата и вторпат од ERP.

Кај нов систем може да се изгради заедничка база околу вашите процеси. Кај постоечки бизнис често е поразумно BI да се додава постепено, без сè да се менува одеднаш. Услугата API интеграции и поврзување на софтвер е важна токму кога системите треба да разменуваат клиенти, производи, нарачки, залихи и документи без рачно препишување.

Кои функции да ги споредите при избор на BI систем?

Проверете и како системот се однесува при корекција. Ако фактурата е сторнирана, нарачката е вратена или плаќањето е евидентирано со задоцнување, извештајот треба да го одрази тоа на начин што може да се следи. Прашајте дали се зачувува историја, а не само последната вредност.

Како да го поврзете BI со ERP, CRM и онлајн продавница?

Постојат три практични пристапи. Првиот е директна интеграција преку API. Тој е погоден кога податоците треба често да се ажурираат и системите имаат стабилни интерфејси. Вториот е периодичен увоз на датотеки. Тој е поевтин за старите системи, но носи ризик од доцнења и грешки. Третиот е заеднички деловен софтвер, во кој оперативните функции и извештаите се проектирани заедно.

При изборот на пристапот утврдете кој запис е водечки. На пример, ERP може да биде извор за залихите и фактурите, CRM, за фазата на продажниот процес, а продавницата, за онлајн нарачката. BI не треба да го решава конфликтот со избирање случајна вредност. Правилото треба да биде однапред договорено.

Ова добро се гледа кај системите со многу улоги и процеси. Во Saitami ERP се обединети CRM, тикет-систем, SIP телефонија, е-пошта и автоматизација на деловните процеси. Во таков модел показателите можат да го следат целиот пат од барањето и разговорот до задачата, фактурата и услугата, наместо да се составуваат од неповрзани извештаи.

Кај LiftexPro деловната логика опфаќа згради, прегледи, техничари, мобилна работа и автоматско фактурирање. Тоа е различно од табла што едноставно го прикажува прометот. Корисниот BI треба да одговара и на прашања како кои прегледи се наближуваат, каде има оптоварување и како сервисната дејност влијае врз приходите.

Кои улоги и права ви се потребни?

Сопственикот може да има општ преглед на продажбата, добивката, обврските и оптоварувањето. Управителот на магацинот треба да ги гледа залихите, движењата и барањата, но не и нужно платите. Трговецот има потреба од своите зделки и клиенти. Сметководителот треба да работи со фактури и плаќања, но можеби не треба да има пристап до сите трговски белешки.

Правата треба да се поставуваат според улога, оддел, филијала и понекогаш според конкретен објект. Прашајте го добавувачот дали корисникот може да ги гледа само своите клиенти или сите записи, дали може да извезува податоци и дали извозот се запишува во историјата. Одделно проверете како се управува со поранешни вработени и надворешни партнери.

Како да ги користите автоматските извештаи?

Автоматизацијата има смисла кога води до дејство. Секој понеделник управителот може да добива податоци за продажбата, маржата и задоцнетите плаќања. Одговорното лице за магацинот може да добива список со артикли под минималната залиха. Раководителот на сервисот може да ги гледа отворените барања без активност и задоцнетите работни налози.

Не испраќајте десетици графикони до сите. Одредете кој го добива извештајот, кога, во кој формат и што треба да направи при отстапување. Кај критичните показатели, покорисно е известување со конкретен запис и причина отколку уште една општа табла.

Како изгледа BI во магацин, производство и транспорт?

Во производството управувачкиот извештај треба да ги поврзува барањето, рецептот, серијата, вложените материјали, отпадот, рокот на траење и готовиот производ. Демонстрацијата за производство на баници и тестени производи токму таква логика: барања од е-пошта, план по линии и смени, рецепти, набавна цена, баркод и серии. Ова е корисен пример како извештајот произлегува од секојдневната работа, а не од рачно внесена табела.

Кај транспортна компанија сликата е поинаква. Потребни се тури, возачи, возила, трошоци, клиенти, фактури и локацијата на возниот парк. Во демонстрацијата за меѓународен транспорт има одделни прикази за сопственик, диспечер, сметководител и возач. Така истиот процес се прикажува според улогата што ја носи одлуката.

Кај теренските операции добар пример е ERP системот за Ековат, каде што се поврзани барањата, работните налози, возниот парк, магацинот и документите. BI изграден врз таква основа може да покаже не само колку барања се завршени, туку и како се движат тимовите, материјалите и трошоците по работа.

Колку чини BI системот и што го одредува буџетот?

За самостоен BI слој, цената е наведена во понудата. Таа зависи од бројот на извори, квалитетот на податоците, потребата од историски период, сложеноста на показателите, бројот на улоги, зачестеноста на ажурирањето и одржувањето на интеграциите.

Ако BI е дел од ERP, CRM или деловен софтвер по нарачка, ориентациската цена за таков проект е 3.000-29.300 €. Во долниот дел од опсегот обично се ограничениот опфат, мал број извори и стандардните извештаи. Кон горниот дел водат многу модули, сложени права, мобилна работа, наследени системи, специфични формули и автоматизација на процесите.

Не споредувајте ги понудите само според бројот на табли. Побарајте одделно да бидат опишани анализата, интеграциите, чистењето на податоците, миграцијата, тестирањето, обуката и одржувањето. Во спротивно, ниската почетна цена може да ја остави најважната работа надвор од опфатот.

Како да изберете добавувач на BI софтвер?

1. 01
   Опишете ги одлуките што сакате да ги подобрите

   Запишете кои прашања ги поставувате за продажбата, магацинот, производството, сервисот и финансиите. За секое прашање наведете кој го поставува, колку често и кое дејство следува од одговорот.

2. 02
   Направете мапа на изворите

   Наведете ги ERP, CRM, продавницата, сметководството, куририте, телефонијата и датотеките. Одбележете кој извор е водечки за клиентот, производот, нарачката, залихата и плаќањето.

3. 03
   Побарајте демонстрација со ваше сценарио

   Не прифаќајте општа презентација. Покажете примерна нарачка, враќање, фактура, магацинско движење или сервисно барање и побарајте да видите како се појавува во извештајот.

4. 04
   Утврдете го квалитетот и сопственоста на податоците

   Прашајте како се откриваат дуплирани клиенти, вредности што недостасуваат и несовпаѓања. Разјаснете кој ги поседува податоците, како се извезуваат и што се случува при раскинување на договорот.

5. 05
   Започнете со мерлив прв опфат

   Изберете процес во кој има јасна корист, на пример продажба и залихи или нарачки и фактурирање. Откако ќе ги потврдите податоците и показателите, додајте производство, сервис, маркетинг или финансии.

Кои прашања да му ги поставите на добавувачот?

• Со кои системи можете да се поврзете преку API и што се случува ако некој нема API?
• Како проверувате дуплирани клиенти, податоци што недостасуваат и несовпаѓања меѓу ERP, CRM и продавницата?
• Кој ги утврдува формулите за промет, маржа, добивка, доцнење и залиха?
• Може ли секој оддел да има различен изглед и права за филијала, магацин или група клиенти?
• Како се ажурираат податоците и како гледаме дали последното ажурирање е успешно?
• Кои автоматски извештаи и известувања може да се испраќаат по е-пошта?
• Како се додаваат нов магацин, филијала, валута, група производи или нов оперативен систем?
• Што е вклучено во понудата: анализа, интеграции, миграција, тестирање, обука и поддршка?
• Можеме ли да отвориме демо со наши примероци на податоци пред да потпишеме?

Кога ви треба BI, а кога подобар ERP или CRM?

Ако податоците се во еден систем, но извештаите се недоволни, BI слој може да го реши проблемот. Но, ако вработените постојано префрлаат информации меѓу Excel, е-пошта, магацинска програма и CRM, најпрво треба да се уреди оперативниот процес.

Тогаш посоодветен може да биде ERP, CRM или деловен софтвер по нарачка со вградени извештаи. Кај компанија со теренски тимови, производство, сложен сервис или многу улоги, готовата табла често го нема потребниот контекст. Систем изграден околу вашите реални чекори ги собира податоците уште при создавањето на нарачката, понудата, работниот налог или фактурата.

Затоа изборот не е само меѓу два BI производи. Прашањето е каде се создаваат податоците, кој ги користи и која одлука треба да се донесе побрзо и попрецизно. Добро дизајнираниот BI е дел од управувачкиот систем на фирмата, а не изолиран екран над хаотични табели.