Предности на ERP софтверот за мали и средни фирми

Што решава ERP системот во една мала фирма?

Во една мала фирма една нарачка често минува низ неколку места: е-пошта, телефон, Excel, магацинска програма и сметководствен софтвер. При секое препишување се појавува ризик од погрешен артикл, пропуштена испорака или фактура со застарена цена.

ERP системот ги поврзува овие активности. Продажбата може да започне како прашање, да премине во понуда, нарачка, резервирање стока, испорака и фактура. Податоците се внесуваат еднаш и се користат во следните фази.

Раководителот добива извештај за прометот, обврските, залихите, нарачките и работата на тимот без да собира датотеки од различни вработени. Магационерот гледа што треба да се испрати. Трговецот ја гледа историјата на клиентот. Сметководството добива средени документи.

Кои модули се најкорисни?

• Клиенти, добавувачи и контакти со историја на комуникацијата.
• Понуди, нарачки, продажби и автоматско следење на статусот.
• Магацин со залихи, резервирани количини, испораки, серии или сериски броеви.
• Фактури, кредитни известувања и врска меѓу трговскиот документ и плаќањето.
• Извештаи за продажба, маржи, обврски, залихи и извршување на задачите.
• Улоги и права што на секој вработен му ги прикажуваат само потребните информации.

Кои се предностите во однос на Excel и неповрзаните програми?

Excel е корисен за привремен список или сопствен извештај. Проблемот започнува кога повеќе луѓе уредуваат различни копии од една датотека. Тогаш никој не е сигурен која залиха е актуелна, дали одредена понуда е испратена и кој ја променил вредноста.

Неповрзаните програми решаваат одделни задачи, но ги оставаат вработените да ги префрлаат податоците меѓу нив. Тоа одзема време и ја отежнува контролата. ERP системот создава заедничка низа активности и ја зачувува историјата на промените.

Како ERP им помага на продажбата, магацинот и испораките?

Продажниот тим гледа дали клиентот има активна понуда, претходни нарачки, неплатени фактури и договорени услови. Така разговорот не започнува од нула, дури и кога колегата што работел со клиентот е отсутен.

Магацинот добива конкретна задача, а не порака во чет со нејасен статус. Системот може да ја резервира стоката, да ги прикаже количините што недостигаат и да ја поврзе испораката со нарачката. Кај производите со рок на траење или сериски броеви се додаваат правила според начинот на работа на фирмата.

При теренски операции ERP може да ги опфати барањето, работниот налог, тимот, употребените материјали и последователното фактурирање. Ова се гледа во ERP системата за Ековат, каде што процесите вклучуваат барања, работни налози, возен парк, магацин и препознавање документи и фактури.

Кај повторливи услуги системот може да креира задачи и фактури врз основа на договор. LiftexPro е пример за ERP за компании за лифтови со планирање прегледи, управување со згради, мобилна апликација за техничари и автоматско фактурирање.

Кога е оправдана инвестицијата во ERP?

Инвестицијата е оправдана кога загубите од рачната работа, грешките и недостигот од контрола веќе чинат повеќе од промената. Не е потребно фирмата да биде голема. Поважно е процесите да бидат доволно сложени или често да се повторуваат.

• Имате многу нарачки, клиенти, добавувачи или магацински движења.
• Еден ист документ се внесува во неколку програми.
• Вработените одржуваат различни Excel датотеки и се расправаат која верзија е актуелна.
• Раководителот чека извештаи наместо да ги гледа резултатите во системот.
• Има грешки кај залихите, цените, испораките или фактурирањето.
• Фирмата работи со договори, претплати, работни налози, рути или производствени задачи.
• Сакате нов продажен канал што треба да се поврзе со магацинот и фактурирањето.

Ако бизнисот е мал, процесот е едноставен и едно лице управува со сите записи, ERP може да биде прерана инвестиција. Во таков случај прво опишете ги процесите и проверете дали готова алатка ја покрива реалната потреба. Системот не треба да ја усложнува работата што веќе се извршува брзо.

Колку чини ERP системот и што ја менува цената?

Ориентирот за изработка на ERP систем е 3.000–29.300 €. Цената се одредува според бројот на модули, улогите, сложеноста на процесите, потребните интеграции, миграцијата на податоците, мобилниот пристап и начинот на имплементација.

Не споредувајте ги понудите само според бројот на екрани. Поважно е што се случува при реална нарачка, погрешна испорака, делумно плаќање, враќање на стока или промена на договор. Добрата понуда ги опишува овие сценарија, а не само имињата на модулите.

Готов ERP систем или ERP по нарачка?

Готовиот ERP систем е соодветен кога бизнисот работи според стандарден процес и може да прифати однапред зададени правила. Обично се пушта во работа побрзо, но можноста за промена на нестандардни екрани, улоги и врски може да биде ограничена.

ERP по нарачка е соодветен кога процесот е специфичен, фирмата има сопствен метод на работа или системот треба да поврзе неколку различни операции. Недостаток е поголемата потреба од анализа, тестирање и јасно дефинирање на опфатот.

Постои и средна опција: започнувате со основни модули по нарачка, а автоматизациите и интеграциите ги додавате етапно. Така првата верзија го решава најскапиот проблем, без да се обидувате да дигитализирате сè одеднаш.

Како да изберете ERP агенција?

Изберете ERP агенција не според најдолгиот список со функции, туку според тоа дали го разбира вашиот процес. Пред понудата побарајте разговор со луѓето кои навистина работат со нарачки, магацин, испораки и фактури.

1. 01
   Опишете го процесот од почеток до крај

   Запишете како пристигнува нарачката, кој ја одобрува, кога се резервира стоката, како се извршува испораката и кога се издава фактурата. Забележете ги исклучоците, бидејќи тие ја покажуваат вистинската сложеност.

2. 02
   Побарајте демонстрација според вашето сценарио

   Не прифаќајте општа презентација на менија. Дајте пример со реален клиент, производ, испорака, делумно плаќање и корекција. Видете како системот го следи секој чекор.

3. 03
   Проверете ги интеграциите и податоците

   Утврдете како се поврзуваат веб-страницата, онлајн продавницата, курирските служби, плаќањата и сметководството. Прашајте како се увезуваат старите податоци и како се прават резервни копии.

4. 04
   Одделете го задолжителното од посакуваното

   Определете кои функции се потребни за првата имплементација. Оставете ги секундарните извештаи, автоматизациите и мобилните екрани за следната етапа, ако тоа го намалува ризикот.

5. 05
   Утврдете ја сопственоста и поддршката

   Видете кој ги поседува кодот и податоците, како се управува со пристапите, како се отстрануваат проблемите и како се додаваат идните промени. Утврдете и што се случува при раскинување на договорот.

Побарајте реални примери во кои системот опфаќа повеќе од еден модул. Во портфолиото не гледајте само на визуелниот интерфејс, туку и на тоа што е автоматизирано и со кои надворешни системи работи. За разговор за конкретен процес можете да ја користите контактната форма.

Како да имплементирате ERP без да го оптоварите тимот?

Најчестата грешка е да се започне со сите можни функции. Подобро е да изберете еден основен тек, на пример од нарачка до фактура, и да го тестирате со реални податоци.

Назначете лице од фирмата кое го познава процесот и може да носи одлуки. Тоа треба да собира повратни информации од продажбата, магацинот, сметководството и раководството, наместо секој да дава одделни и спротивставени упатства.

Пред пуштањето проверете ги правата за пристап, резервните копии, шаблоните на документи, увозот на податоци и граничните случаи. По стартувањето следете каде вработените го заобиколуваат системот. Тоа обично укажува на недостасувачко поставување или нејасен процес, а не едноставно на неподготвеност за промена.