Што е ERP системата и кога ви е потребна

Што всушност прави една ERP систем?

ERP значи Enterprise Resource Planning — планирање и управување со ресурсите на претпријатието. Во пракса, тоа е систем што ги поврзува вашите процеси и ги чува информациите во заедничка база на податоци.

На пример, трговецот креира понуда. По одобрувањето, таа може да се претвори во нарачка, да ја провери залихата во магацинот, да креира задача за испорака и да подготви фактура. Податоците не се препишуваат од една табела во друга.

ERP не е само сметководствена програма со повеќе копчиња. Сметководството обично ги обработува финансиските документи. ERP управува и со работата што води до тие документи — барања, набавки, производство, испораки, монтажа, договори и услуги.

Кои процеси може да ги обедини ERP системата?

Конкретните модули зависат од бизнисот. За дистрибутерот се важни магацинот, испораките и продажбата. За производителот се потребни рецептури, серии, трошокот на чинење и производствен план. За компанија со теренски тимови поважни се барањата, работните налози, маршрутите и фотографиите од локацијата.

• Клиенти, добавувачи, договори и контакти.
• Понуди, нарачки, продажба и фактури.
• Залихи во магацин, серии, сериски броеви и испораки.
• Набавки, барања до добавувачи и прием на стока.
• Производство, рецептури, работни операции и трошок на чинење.
• Задачи, проекти, тимови и теренска работа.
• Извештаи, улоги, одобрувања и историја на активностите.
• Поврзувања со онлајн продавница, сметководствен софтвер, курир, плаќања или телефонија преку API.

Не е потребно да започнете со сите модули. Поразумно е прво да се автоматизира процесот што создава најмногу грешки или ја забавува продажбата. Останатото може да се додаде постепено.

Како ќе знаете дека вашиот бизнис е подготвен за ERP?

Големината на компанијата сама по себе не е критериум. Мал тим со многу нарачки и сложени испораки може да има поголема потреба од ERP отколку поголема компанија со едноставен процес.

• Една нарачка се внесува во неколку Excel датотеки или програми.
• Никој не може брзо да каже колкава е реалната залиха.
• Продавачите ветуваат стока без да го видат планот за испораки.
• Фактурите се креираат рачно по завршувањето на работата.
• Менаџерот чека извештај од конкретен вработен наместо самиот да го види.
• Постојат различни верзии на истиот клиент, производ или договор.
• Задачите се следат преку телефон, чет и листови без заедничка историја.
• На новиот вработен му е тешко да разбере како се извршува процесот.

Кои се реалните придобивки од ERP?

Помалку рачно внесување

Кога клиентот, производот или нарачката ќе се креираат еднаш, податоците може да ги користат магацинот, продажбата и фактурирањето. Тоа го намалува препишувањето и несогласувањата. Тоа не значи дека грешките целосно исчезнуваат — погрешно внесената информација и понатаму останува проблем.

Подобра контрола врз залихите

Магацинот може да прикажува достапни, резервирани, нарачани и испорачани количини. Така продавачот не се потпира на усна потврда од магацинот, туку го гледа контекстот пред да му вети рок на клиентот.

Следливост на задачите

При сервисирање, монтажа или испораки, ERP покажува кој ја презема задачата, кој е рокот и што е сработено. Историјата останува во системот, наместо да биде скриена во личен разговор или во телефонот на вработен.

Побрзи извештаи

Раководителот може да ги споредува продажбите, маржите, доспеаните фактури, оптовареноста на тимовите и залихите според својата улога. Ова не ја заменува управувачката одлука, но ја прави помалку зависна од претпоставки.

Колку чини ERP систем?

Не постои една точна цена за ERP. Разликата помеѓу готов систем со конфигурирање и систем по нарачка е голема. Цената зависи од бројот на корисници, модулите, миграцијата на податоци, интеграциите, мобилниот пристап, улогите и потребата од специфични правила.

Ова се ориентири за развој или првично воведување, а не ветена понуда. Покрај нив може да има месечни трошоци за хостинг, одржување, лиценци за надворешни услуги и дополнителен развој. Добрата понуда опишува што добивате, што не е вклучено и како се прифаќа секоја фаза.

Готов ERP систем или развој по нарачка?

Готовиот систем овозможува побрз старт кога вашите процеси се стандардни. Обично има повеќе однапред изградени функции, но може да бара претплата, да има ограничувања во измените или да наметнува начин на работа што не се совпаѓа со вашата практика.

Системот по нарачка е оправдан кога вашиот процес е конкурентска предност или кога готовите решенија водат до премногу заобиколувања. Добивате сопствена логика и подобра контрола, но треба активно да учествувате во анализата, тестирањето и одржувањето.

При изборот, не споредувајте ја само листата на модули. Прашајте како се менува процесот, како се извезуваат податоците, што се случува при прекин на надворешна интеграција и кој е одговорен при проблем.

Кај ERP за магацин, продажба и испораки, на пример, најважни се врските помеѓу понудата, нарачката, залихата, испораката и фактурата. Таков процес е опишан во студијата на случај за ERP кај B2B дистрибутер.

Како изгледа едно разумно воведување?

1. 01
   Мапа на тековниот процес

   Запишуваме како пристигнува барањето, кој го обработува, каде се внесува, што го блокира и како завршува. Разговараме со луѓето што ја извршуваат работата, а не само со раководителот.

2. 02
   Одредување на првиот опфат

   Избираме мал, но завршен процес — на пример од понуда до фактура или од барање до испорака. Ги одвојуваме задолжителните функции од практичните идеи за подоцна.

3. 03
   Дизајнирање на улоги и податоци

   Одредуваме кој ги гледа клиентите, цените, магацинот, фактурите и извештаите. Ги подредуваме основните записи, правилата за одобрување и начинот на кој ќе се пренесат старите податоци.

4. 04
   Развој и интеграции

   Ги изградyваме модулите и ги поврзуваме системите што веќе ги користите. Ова може да вклучува сметководство, онлајн продавница, курир, плаќања, е-пошта или телефонија преку API.

5. 05
   Тестирање со реални сценарија

   Не го проверуваме само успешниот случај. Тестираме недостапна залиха, откажана нарачка, вратена стока, доспеана фактура и корисник без потребните овластувања.

6. 06
   Обука и поетапно пуштање во употреба

   Тимот работи со конкретни сценарија од секојдневната работа. Го пуштаме системот по оддел или процес, собираме повратни информации и ги отстрануваме проблемите пред следната фаза.

7. 07
   Одржување и развој

   По стартувањето следиме каде вработените го заобиколуваат системот. Одржувањето вклучува корекции, резервни копии, ажурирања и контролирано додавање нови функции.

Како изгледа ERP во различни бизниси?

Во производството ERP ги поврзува нарачките со рецептури, серии, рокови на траење, баркодови и трошоци. Во проектот за Тестен Дом процесот вклучува и автоматски увоз на B2B нарачки од е-пошта.

При теренски операции системот треба да работи со објекти, тимови, работни налози, возен парк и документи. ERP системот за Ековат покажува ваков тип организација, вклучително и AI препознавање документи и фактури.

За компанија со многу комуникација, ERP често се дополнува со CRM, тикети, телефонија и известувања. Во системот за Saitami се обединети CRM, SIP телефон, тикет-систем, AI е-пошта и автоматизација на процеси.

Што најчесто тргнува наопаку при имплементацијата?

• Се започнува со долг список функции, без да биде избран главен процес.
• Старите Excel-датотеки се префрлаат без чистење на дуплираните клиенти и производи.
• Никој не презема одговорност за правилата и одлуките.
• Системот го тестира само развивачот, без реални корисници.
• Обуката е еднократна и се фокусира на копчињата, наместо на конкретни работни сценарија.
• Интеграциите се земаат здраво за готово, без проверка на API, ограничувањата и одговорноста при грешка.
• По пуштањето нема лице што ги собира проблемите и ги подредува приоритетите.

ERP не може да надомести нејасен процес. Ако нема правила кој одобрува попуст, кога се резервира стока или кога се издава фактура, софтверот само ќе го направи недостатокот на правила повидлив.

Што да побарате од добавувачот пред договорот?

• Демонстрација со ваше реално сценарио, а не само општо претставување на модулите.
• Опис на фазите, резултатите и критериумите за прием.
• Јасна граница меѓу стандардната функционалност, конфигурацијата и развојот.
• План за миграција на податоците и резервна опција при проблем.
• Услови за пристап и извоз на вашите податоци.
• Опис на одржувањето, роковите за реакција и цената на дополнителната работа.
• План за обука на улогите што секојдневно ќе го користат системот.

Можете да започнете со анализа на еден процес, наместо веднаш да нарачате цела платформа. При развој на ERP по нарачка, целта е системот да биде корисен уште од првата фаза и да може да се проширува без повторно пишување на основата.