Business Intelligence софтвер: како изабрати систем

Шта BI софтвер ради за једну фирму?

У оперативним системима подаци су раздвојени. ERP чува поруџбине, фактуре и кретање залиха. CRM садржи клијенте, понуде и послове. Онлајн продавница има посете, корпе, поруџбине и плаћања. Рачуноводствени софтвер прати приходе, расходе и обавезе.

BI систем повезује ове изворе, сређује информације и представља их у заједничком контексту. На пример, руководилац може да види продају по продавцу, маржу по производу, залихе по складишту и доспела неплаћена потраживања на једној контролној табли. Важно је да показатељ има јасну дефиницију. „Промет“ мора да означава нешто конкретно, а не различит износ у сваком извештају.

BI није само леп екран са графиконима. Иза њега стоје модел података, правила приступа, аутоматско ажурирање, провере квалитета и везе са оперативним системима. Ако запослени уносе различите називе клијената, прескачу кретања залиха или раде у неповезаним табелама, контролна табла ће само уверљивије приказати проблем.

Који подаци треба да улазе у систем?

Не почињите од графикона, већ од одлука које доносите сваке недеље. Ако се бавите трговином, вероватно ће бити потребни подаци о поруџбинама, фактурама, попустима, набавној цени, залихама и плаћањима. Код сервисне делатности важни су захтеви, радни налози, време реаговања, употребљени материјали и фактурисање. У производњи се додају рецептуре, серије, утрошак материјала, производне линије и рокови употребе.

Извори могу бити ERP, CRM, онлајн продавница, рачуноводствени систем, курирска служба, платни оператер, телефонија, рекламне платформе или CSV датотеке. За сваки извор треба да знате ко је власник података и колико често се они ажурирају. Подаци о поруџбини, на пример, треба да имају јединствени идентификатор како се не би бројали једном из продавнице, а други пут из ERP-а.

Код новог система може се изградити заједничка база око ваших процеса. Код постојећег пословања често је разумније постепено додати BI, без истовремене замене свега. Услуга API интеграције и повезивање софтвера посебно је важна када системи треба да размењују клијенте, производе, поруџбине, залихе и документе без ручног преписивања.

Које функције треба упоредити при избору BI система?

Проверите и како се систем понаша приликом исправки. Ако се фактура сторнира, поруџбина врати или плаћање прокњижи са закашњењем, извештај то треба да прикаже на начин који омогућава праћење. Питајте да ли се чува историја, а не само последња вредност.

Како повезати BI са ERP, CRM и онлајн продавницом?

Постоје три практична приступа. Први је директна интеграција путем API-ја. Погодан је када податке треба често ажурирати и када системи имају стабилне интерфејсе. Други је периодични увоз датотека. Јефтинији је за старе системе, али носи ризик од кашњења и грешака. Трећи је свеобухватни пословни софтвер у којем су оперативне функције и извештаји осмишљени заједно.

При избору приступа утврдите који је запис водећи. На пример, ERP може бити извор података за залихе и фактуре, CRM за фазу продаје, а продавница за онлајн поруџбину. BI не треба да решава конфликт тако што ће насумично изабрати једну вредност. Правило треба унапред договорити.

То се добро види код система са много улога и процеса. У Saitami ERP обједињени су CRM, тикет систем, SIP телефонија, имејлови и аутоматизација пословних процеса. У таквом моделу показатељи могу да прате цео пут од упита и разговора до задатка, фактуре и корисничке подршке, уместо да се склапају из неповезаних извештаја.

Код LiftexPro пословна логика обухвата зграде, прегледе, техничаре, рад на терену и аутоматско фактурисање. То се разликује од контролне табле која само приказује промет. Корисни BI треба да одговори и на питања попут тога који се прегледи приближавају, где је оптерећење и како сервисна делатност утиче на приходе.

Које су вам улоге и права потребни?

Власник може имати општи преглед продаје, добити, обавеза и оптерећења. Руководилац магацина треба да види залихе, кретања и захтеве, али не нужно и плате. Комерцијалиста има потребу за својим продајним приликама и клијентима. Рачуновођа треба да ради са фактурама и плаћањима, али можда не треба да има приступ свим комерцијалним белешкама.

Права треба додељивати према улози, одељењу, филијали, а понекад и према конкретном објекту. Питајте добављача да ли корисник може да види само своје клијенте или све записе, да ли може да извози податке и да ли се извоз уписује у историју. Посебно проверите како се управља бившим запосленима и спољним партнерима.

Како користити аутоматске извештаје?

Аутоматизација има смисла када води ка конкретној радњи. Сваког понедељка руководилац може да добија податке о продаји, маржи и доспелим неплаћеним обавезама. Одговорно лице за магацин може да добија списак артикала испод минималне залихе. Руководилац сервиса може да види отворене захтеве без активности и радне налоге којима је истекао рок.

Не шаљите десетине графикона свима. Одредите ко добија извештај, када, у ком формату и шта треба да уради у случају одступања. Код критичних показатеља корисније је обавештење са конкретним записом и разлогом него још једна општа контролна табла.

Како BI изгледа у магацину, производњи и транспорту?

У производњи управљачки извештај треба да повеже захтев, рецепт, серију, утрошене материјале, отпад, рок употребе и готов производ. Демонстрација производње баница и тестенина управо приказује такву логику: захтеви из имејла, план по линијама и сменама, рецепти, набавна цена, баркодови и серије. То је користан пример како извештај настаје из свакодневног рада, а не из ручно унете табеле.

Код транспортне фирме слика је другачија. Потребни су курсеви, возачи, возила, трошкови, клијенти, фактуре и локација возног парка. У демонстрацији међународног транспорта постоје одвојени прикази за власника, диспечера, рачуновођу и возача. Тако се исти процес представља у складу са улогом која доноси одлуку.

Код теренских операција добар пример је ERP систем за Ековат, у којем су повезани захтеви, радни налози, возни парк, магацин и документи. BI заснован на таквој основи може да покаже не само колико је захтева завршено, већ и како се крећу тимови, материјали и трошкови по послу.

Колико кошта BI систем и шта одређује буџет?

За самостални BI слој цена се наводи у понуди. Зависи од броја извора, квалитета података, потребе за историјским периодом, сложености показатеља, броја улога, учесталости ажурирања и одржавања интеграција.

Ако је BI део ERP, CRM или пословног софтвера по наруџбини, оријентациона цена таквог пројекта је 3.000-29.300 €. На доњем делу распона обично су ограничен обим, мало извора и стандардни извештаји. Ка горњем делу воде велики број модула, сложена права приступа, рад на мобилним уређајима, наслеђени системи, специфичне формуле и аутоматизација процеса.

Не упоређујте понуде само према броју контролних табли. Тражите да засебно буду описани анализа, интеграције, чишћење података, миграција, тестирање, обука и одржавање. У супротном, ниска почетна цена може изоставити најважнији део посла из обима.

Како изабрати добављача BI софтвера?

1. 01
   Опишите одлуке које желите да унапредите

   Запишите која питања постављате у вези са продајом, магацином, производњом, сервисом и финансијама. За свако питање наведите ко га поставља, колико често и која радња следи из одговора.

2. 02
   Направите мапу извора

   Набројте ERP, CRM, продавницу, рачуноводство, курирске службе, телефонију и датотеке. Забележите који је извор водећи за клијента, производ, поруџбину, залиху и плаћање.

3. 03
   Затражите демонстрацију са вашим сценаријем

   Не прихватајте општу презентацију. Покажите пример поруџбине, повраћаја, фактуре, магацинског кретања или сервисног захтева и затражите да видите како се појављује у извештају.

4. 04
   Утврдите квалитет и власништво над подацима

   Питајте како се откривају дуплирани клијенти, недостајуће вредности и неслагања. Разјасните ко је власник података, како се извозе и шта се дешава по раскиду уговора.

5. 05
   Почните са мерљивим првим обухватом

   Изаберите процес у коме постоји јасна корист, на пример продаја и залихе или захтеви и фактурисање. Када потврдите податке и показатеље, додајте производњу, сервис, маркетинг или финансије.

Која питања да поставите добављачу?

• Које системе можете да повежете са API-јем и шта се дешава ако неки нема API?
• Како проверавате дуплиране клијенте, податке који недостају и неслагања између ERP-а, CRM-а и продавнице?
• Ко одређује формуле за промет, маржу, добит, кашњење и залихе?
• Може ли свако одељење да има другачији приказ и права за филијалу, магацин или групу клијената?
• Како се подаци ажурирају и како видимо да ли је последње ажурирање успешно?
• Који аутоматски извештаји и обавештења могу да се шаљу мејлом?
• Како се додају нови магацин, филијала, валута, група производа или нови оперативни систем?
• Шта је укључено у понуду: анализа, интеграције, миграција, тестирање, обука и подршка?
• Можемо ли да отворимо демо са нашим примерима података пре потписивања?

Када вам је потребан BI, а када бољи ERP или CRM?

Ако су подаци у једном систему, али извештаји нису довољни, BI слој може да реши проблем. Међутим, ако запослени стално пребацују информације између Excel-а, мејла, магацинског програма и CRM-а, најпре треба уредити оперативни процес.

Тада ERP, CRM или пословни софтвер по мери са уграђеним извештајима може бити прикладнији. У компанији са теренским тимовима, производњом, сложеним сервисом или великим бројем улога, готова табла често нема потребан контекст. Систем изграђен око ваших стварних корака прикупља податке већ при креирању захтева, понуде, радног налога или фактуре.

Зато избор није само између два BI производа. Питање је где се подаци креирају, ко их користи и које решење треба да постане брже и прецизније. Добро осмишљен BI део је управљачког система фирме, а не изолован екран изнад хаотичних табела.