Дигитализација пословања и аутоматизација процеса

Које процесе можете да дигитализујете?

Полазимо од посла који тим обавља сваког дана, а не од унапред изабраног производа. Захтев из имејла, телефона или сајта може да постане задатак са одговорном особом, роком и историјом. Одобрења се одвијају по задатој путањи, уместо да се губе у четовима и прилозима.

Документа се уносе, проналазе и прате са једног места. Понуда може да постане поруџбина, поруџбина — магацинска операција, а продаја — фактура и извештај. По потреби систем шаље обавештења, креира задатке и чува податак о томе ко је извршио измену.

• Захтеви са сајта, из имејла, телефона и комуникационих канала
• Одобравање понуда, трошкова, докумената и одсустава
• Улазни и излазни документооборот, архива и претрага
• Магацинске залихе, испоруке, баркодови, серије и серијски бројеви
• Продаја, понуде, уговори, фактуре и плаћања
• Задаци, тимови, теренске активности и праћење извршења
• Комуникација са клијентима у CRM-у, путем имејла, телефона, чета и Viber-а

ERP, CRM, интеграција или аутоматизација по мери?

ERP је погодан када желите да обједините магацин, набавку, продају, фактуре, операције и извештаје. CRM је погоднији када је главни проблем управљање клијентима, пословима, понудама, задацима и историјом разговора. По потреби оба система раде заједно.

Интеграција је прави избор када већ имате програме који раде, али запослени копирају податке из једног у други. Повезујемо сајт, онлајн продавницу, ERP, CRM, курирске службе, плаћања, телефонију и обавештења путем API-ја. Тако сваки систем задржава своју улогу, а подаци се аутоматски размењују.

Аутоматизација по мери је потребна када је ваш процес специфичан или готов софтвер захтева превише компромиса. То може бити портал за клијенте, мобилна апликација за техничаре, диспечерски панел, систем за документа или свеобухватни пословни софтвер. Ако тражите централизовани систем за магацин, продају, фактуре и улоге, погледајте ERP системи по мери. За управљање клијентима и пословима погледајте CRM системи по мери.

Како замењујете Excel и ручне операције?

Бирамо један стварни процес и пратимо кретање података од почетка до краја. Поља из табела претварају се у записе, статусе и извештаје. Дупли унос се уклања, а систем проверава обавезне податке пре следећег корака.

Тим види само оно што му је потребно за његову улогу. Комерцијалиста ради са клијентима и понудама, магацин са залихама и испорукама, рачуноводство са фактурама и документима, а руководилац са збирним извештајима. Старе датотеке могу да се припреме за импорт након прегледа и чишћења података.

Како пројекат тече?

1. 01
   Мапа процеса

   Разговарамо са људима који уносе, проверавају и обављају посао. Описујемо системе, табеле, документа, изузетке и циљеве пројекта.

2. 02
   Обим и архитектура

   Раздвајамо неопходно од пожељног. Утврђујемо да ли су потребни ERP, CRM, интеграције, мобилни приступ, портал, улоге, обавештења и извештаји.

3. 03
   Прототип и потврда

   Приказујемо како ће изгледати главни екрани и путање. Тако се исправке уносе пре развоја, када су једноставније и јефтиније.

4. 04
   Развој и повезивање

   Израђујемо модуле, API везе и аутоматска правила. Радимо по приоритетима, како би најважнији процес могао рано да се провери.

5. 05
   Тестирање и увођење

   Проверавамо улоге, податке, обавештења, неисправне уносе и размену између система. Припремамо миграцију, упутства и обуку за тим.

6. 06
   Мерење и развој

   Упоређујемо одабране показатеље пре и после увођења: време обраде, закаснеле захтеве, ручне уносе, грешке и видљивост продаје. Затим планирамо наредна побољшања.

Шта добијате и шта треба да припремите?

Од вас су потребни примери тренутних табела и докумената, приступ информацијама о системима који се користе, опис улога и особа која може да потврди процесе. Није неопходно да све буде унапред сређено — то је део анализе.

Колико кошта и колико траје?

Оријентациони распон за ERP, CRM, пословни софтвер и аутоматизацију пословних процеса је 3.000–29.300 €. Цена зависи од броја модула, улога, миграције података, интеграција, мобилног приступа, сложености одобравања и потребних извештаја. Након анализе добијате конкретну понуду са обимом и фазама.

Рок зависи од тога да ли повезујемо готове системе или правимо нови производ. Мала интеграција и ограничен процес планирају се другачије од ERP система за неколико одељења са управљањем документима, складиштем и теренским екипама. Рад по фазама омогућава вам да почнете од највећег проблема, уместо да чекате цео систем.

Како доказујете да аутоматизација функционише?

Већ на почетку бирамо показатеље који су важни за фирму: време од захтева до реализације, закаснела одобрења, поновни унос података, незавршени задаци, тачност стања на залихама или видљивост понуда. Систем прикупља историју и извештаје помоћу којих можете да упоређујете резултат по периоду, тиму или процесу.

У LiftexPro — ERP за компаније за лифтове обухваћени су планирање прегледа, управљање зградама, мобилни рад техничара и аутоматско фактурисање. Овакав пројекат показује како операције, рад на терену и финансијске активности могу да буду део једног система. За повезивање већ коришћених програма погледајте API интеграције и повезивање софтвера.

Зашто да разговарате о процесу са Saitami?

Истовремено радимо на пословној логици, софтверу и везама између система. То смањује ризик да аутоматизација остане издвојен алат који тим заобилази. По потреби, пројекат може да обухвати ERP, CRM, веб портал, мобилну апликацију, телефонију и комуникационе канале у јединственој архитектури.

Можете да погледате и портфолио, где су описани стварни системи и платформе различитог обима — од управљања документима и производње до диспечерских панела и корисничких портала.

Како да започнемо разговор о вашем процесу?

Пошаљите опис процеса који успорава ваш тим, заједно са примером табеле, документа или шемом програма које користите. У контактној форми можете да наведете које системе користите, ко учествује у процесу и шта желите да видите као резултат.