Модуларни систем за догађаје: шта треба да садржи?

Шта је модуларни систем за догађаје?

То је веб систем састављен од засебних модула који користе једну базу података. Регистрацијом се креира профил учесника, плаћање мења статус његове поруџбине, а обавештење шаље одговарајуће информације о конкретном догађају. Организатор више не преноси податке између табела, имејла и апликације за карте.

Модуларни приступ је важан јер сваки догађај има другачију логику. Конференција има предаваче и сесије. Фестивал има карте по зонама и временске термине. Корпоративни догађај може захтевати одобрење менаџера и фактуру за фирму. Почињете са оним што вам је потребно, а остало додајете када процес то захтева.

Систем треба да подржава различите улоге. Организатор види све податке. Регистратор управља учесницима. Финансијски тим види плаћања и фактуре. Партнер може добити ограничен приступ само својим позивницама или списку гостију.

Који су модули потребни за регистрацију и карте?

Регистрација учесника

Регистрациони модул треба да подржава различите формуларе у зависности од врсте учесника. Гост, предавач, излагач и представник партнера не морају да попуњавају иста поља. Важно је да постоје обавезни и необавезни подаци, сагласности за комуникацију, подаци о фирми и јединствени регистрациони број.

Добро је да учесник може да измени свој профил, добије потврду и преузме своја документа. Организатор треба да види историју измена, статус регистрације и разлог одбијања или отказивања.

Карте и пропуснице

Модул за карте управља категоријама, квотама, ценама, попустима, промо кодовима и правилима за повраћај новца. За догађај са ограниченим капацитетом мора да постоји стварна контрола доступних места. У супротном, две особе могу истовремено добити последње слободно место.

Свака карта може бити повезана са QR кодом, именом, фирмом и правима приступа. На улазу се код скенира телефоном или таблетом. Систем бележи присуство и не дозвољава поновну употребу, осим ако организатор то не одобри.

Позивнице и групне регистрације

На пословним догађајима једна особа често пријављује цео тим. Зато су потребне позивнице, групна регистрација и могућност замене учесника. Корисно је да постоји засебан ток за бесплатне госте, медије, предаваче и партнере, без ручног креирања записа.

Како се управља распоредима, предавачима и учесницима?

Модул за програм треба да повезује догађаје, сале, сесије, предаваче и временске интервале. При промени сале или термина систем треба да ажурира јавни програм и пошаље обавештење погођеним особама. Није довољно да измените PDF датотеку и поново је отпремите.

Учесник треба да види лични распоред, изабране сесије и евентуална преклапања. Ако се предавања одржавају паралелно, систем може да ограничи регистрацију у складу са капацитетом сале. Предавачима су потребни профили, биографија, материјали и статус одобрења.

Овде се види разлика између каталога карата и система за управљање догађајима. Каталог продаје приступ. Модуларни систем управља и садржајем, и људима, и ресурсима који га окружују.

Шта модул за плаћања треба да обухвата?

Плаћање треба да буде повезано са регистрацијом, а не да се обрађује одвојено. Након успешног плаћања учесник добија потврду и карту. Код неуспешне трансакције статус остаје видљив, како би тим могао да пошаље подсетник или нови линк за плаћање.

За догађај у Ници обично ће бити важни плаћања у еврима, француска и енглеска верзија странице за плаћање и јасни услови отказивања. Избор платног оператера зависи од земље у којој је фирма регистрована, уговора са организатором и врсте плаћања картицом или преко банке. Немојте претпоставити да свака готова платформа подржава потребног оператера.

Фактура треба да садржи податке који су потребни рачуноводству организатора и клијента. Код регистрација фирми важни су назив, адреса, порески број и интерни референтни број. Унапред проверите како ће се обрађивати отказивања, делимични повраћаји новца и плаћања фирме уместо учесника.

Која су обавештења потребна пре и током догађаја?

Минимални сет обухвата потврду регистрације, потврду о плаћању, карту, подсетник пре догађаја и информацију о променама. За сложене програме додајте обавештења о изабраним сесијама, промени сале и ослобађању места са листе чекања.

Имејл је главни канал, али није увек довољан. У зависности од публике могу бити потребни SMS, Viber, WhatsApp или мобилна апликација. Важно је да све поруке користе исти профил учесника. Тако нећете послати подсетник особи чија је карта отказана.

Администратор треба да види послате поруке, грешке и одбијања испоруке. За кампање према великој листи потребни су шаблони, сегменти и евиденција сагласности за комуникацију. То помаже и при провери зашто одређени учесник није добио информације.

Које извештаје организатор треба да има?

Извештаји треба да одговарају на конкретна оперативна питања, а не само да приказују лепе графиконе. Колико је места продато? Која плаћања нису потврђена? Колико је људи ушло? Које сесије су попуњене? Колики су приходи по карти, каналу и фирми?

Потребни су извештаји о регистрацијама, присуству, отказивањима, учесницима на чекању, приходима, повраћајима новца и издатим фактурама. Подаци треба да могу да се извезу за рачуноводство, партнере и интерну анализу. Добро је да постоји дневник активности, како би се видело ко је променио цену, капацитет или статус плаћања.

Ако продајете спонзорске пакете или штандове, додајте извештај о партнерима, договореним позицијама и искоришћеним правима. Ако организујете више догађаја, упоредите издања, без мешања учесника и финансијских података.

Како локалне специфичности Нице утичу на избор?

Ница је међународна дестинација. Зато француски језик не треба да буде само преведен текст на јавној страници. Формулари, имејлови, карте, услови плаћања и поруке при променама треба да се управљају по језицима. За међународну публику енглески је обично потребан као други радни језик.

Проверите како систем ради са еврима, француским адресама и подацима о фирмама, временском зоном догађаја и локалним форматом датума. Ако има учесника из различитих држава, јасно приказујте време и место. Код догађаја са хотелом или трансфером могу бити потребна додатна поља за долазак, смештај и прехрамбене захтеве.

Немојте аутоматски претпоставити да су француска правила за фактурисање, заштиту личних података и чување података покривена платформом. Технички тим може да подеси конфигурације, улоге, дневнике и сагласности, али конкретне правне захтеве треба потврдити са рачуновођом или правником у Француској.

Локација је такође важна. Систем за догађај у Ници може да захтева мапе, више улаза, различите зоне приступа, информације о паркирању и повезивање са локалним добављачима. Ове функције нису обавезне за сваки догађај, али је важно да архитектура омогући њихово додавање без нове платформе.

Готова платформа или систем по наруџбини?

Готова платформа је разуман избор ако продајете стандардне карте и нису вам потребна необична правила. Тестирајте цео сценарио са стварним улогама, језичким верзијама, плаћањем, отказивањем и провером на улазу пре потписивања уговора.

Систем по наруџбини има смисла када су догађаји део већег пословног процеса. Тада подаци о учесницима могу да се користе у CRM-у, плаћања могу да се повежу са рачуноводством, а партнери могу да добију сопствени портал. За развој таквог пројекта цена пословног софтвера је 3.000–29.300 €. На распон утичу број модула, језици, улоге, интеграције, мобилни приступ и правила плаћања.

Овај приступ је близак раду на пословном софтверу према процесу, а код специфичних интеграција може да се комбинује са развојем софтвера по наруџбини. Ако систем треба да размењује податке са платним оператером, CRM-ом, рачуноводством или комуникационим каналом, планирајте API интеграције још пре развоја.

Како да изаберете и уведете право решење?

1. 01
   Опишите пут учесника

   Забележите како особа проналази догађај, бира карту, плаћа, добија потврду, бира сесије и улази на локацију. Одвојено опишите шта раде организатор, финансијски тим, предавач и партнер.

2. 02
   Одвојите обавезно од жељеног

   Регистрација, карта, плаћање и извештај су основа. Мобилна апликација, чет, хотелски модул или сложен програм могу да остану за следећу фазу ако нису потребни за први догађај.

3. 03
   Проверите локалне услове

   Дефинишите језике, валуту, платног оператера, фактурисање, заштиту личних података, рокове чувања и потребне сагласности. Тако нећете открити критично ограничење након почетка развоја.

4. 04
   Изаберите интеграције

   Направите списак веб-сајта, CRM-а, рачуноводственог система, имејл услуге, SMS или чет канала, платног оператера и уређаја за скенирање. За сваку везу одредите који систем је извор истине.

5. 05
   Тестирајте са стварним сценаријима

   Проверите бесплатну регистрацију, плаћање фирме, неуспешну картицу, отказивање, промену сесије, двоструко скенирање и слаб интернет на улазу. Након тестирања прихватите систем према сценаријима, а не само према списку функција.

За визуелни и јавни део може се користити засебан сајт, а за оперативни — заштићен административни панел. За пројекат догађаја и шоу програма погледајте Volt Party Show као пример сајта који представља услугу за догађаје; сам систем за регистрације и карте пројектује се према процесу који стоји иза сајта.

Често постављана питања

Да ли се готова платформа може користити за догађај у Ници?

Да, ако подржава потребне језике, евро, оператера за плаћање, француске податке о учесницима и захтевана обавештења. Проверите стварни тестни сценарио, јер превод јавне странице не значи и превод свих административних екрана и шаблона имејлова.

Шта систем за регистрацију догађаја треба да садржи?

Минимум су регистрациони образац, карте, плаћање, потврда, QR код и списак учесника. За сложеније догађаје додајте распореде, сесије, предаваче, листу чекања, обавештења и извештаје о присуству.

Када је боље направити систем по мери?

Када имате различита правила приступа, више језика, специфичне начине плаћања, партнерске портале или повезивање са системима које већ користите. Има смисла и када организујете догађаје који се понављају и желите да подаци и процеси остану под вашом контролом.

Колико кошта модуларни систем за догађаје?

За систем по мери цена пословног софтвера износи 3.000–29.300 €. На њу утичу број модула, сложеност карата, језици, улоге, интеграције, плаћања и потреба за мобилним приступом или скенирањем на лицу места.