Хотелски софтвер

За породични хотел, кућу за одмор и мали хотел са рестораном у којем власник жели да са телефона види попуњеност, приходе и расходе, без позивања рецепције. Захтеви на основу којих смо направили хотелско решење и понуде ове године била су два: хотел са салом за венчања и смештајем који жели да ради без рецепционара, и хотел са рестораном и салама за догађаје у којем се задаци кухињи, спремачицама и конобарима преносе усмено и понекад се пропусте.

Већина хотела и кућа за одмор који нам се јављају прво желе сајт: собе, цене, галерију, упит за боравак са странице изабране собе и, по жељи, онлајн резервацију са календаром и плаћањем. Зато га нудимо и одвојено, на бугарском, енглеском и језицима Ваших гостију, за две недеље од пријема текстова и фотографија. Готов хотелски програм одговара хотелу који жели само календар и регистар; сопствени систем има смисла када резервације са сајта и платформи треба да улазе у један календар, када хотел ради без рецепционера или када уз собе има ресторан, сале и догађаје које готов програм не види.

За већину малих хотела и кућа за госте са рецепционером, готов програм је прави одговор и јефтинији је од нашег. То су програми које хотелијери у Бугарској упоређују, са ценом са сајта сваког од њих, провереном 17. октобра 2026. Детаљно поређење, са ЕСТИ, каналима и бравама, налази се на посебној страници.

Који год програм да изаберете, он мора да преузме ове обавезе места за смештај:

• Регистар пријављених гостију и достављање података ЕСТИ: од 1. октобра 2019. сва места за смештај, укључујући собе, куће и апартмане за госте, достављају податке Јединственом систему туристичких информација у складу са чл. 116, ст. 5 Закона о туризму, преко сајта, датотеком или аутоматски преко канала „систем-систем“ након подношења захтева.
• Туристичка такса по ноћењу, у износу прописаном општинском уредбом, евидентирана према гостима и ноћењима.
• Фискални рачун са фискалног уређаја за плаћања готовином и картицом на лицу места; ако програм сам издаје рачун, мора да буде СУПТО, одобрен од НАП-а.
• Фактура у еврима са подацима прописаним чл. 114 Закона о ПДВ-у, када је гост фирма.
• Заштита личних података гостију у складу са GDPR: документи се чувају ограничено и само за регистар.

Гост бира датуме, види слободне собе и, по жељи, план спрата, бира тачну собу и плаћа картицом или је резервише уз аванс. Потврда стиже имејлом и SMS-ом. Резервација има статус: упит, потврђена, смештен, одјављен, а календар соба по данима је један за сајт, рецепцију и канале, тако да двострука продаја није могућа. Сајт Eli & Eli Berlin за апартмане за одмор ради са директним резервацијама, како власник не би плаћао провизију за госта који долази са његовог сајта.

Најчешће питање односи се на Booking.com, Airbnb и Expedia. Наш одговор је поштен: двосмерну попуњеност, без посебне накнаде, описали смо у понуди и уговору за хотел без рецепционера, али је до сада нисмо повезали у систему који је пуштен у рад. Зато је у понуди наводимо као посебну ставку након провере, а не као обећање.

Хотел на основу чијег смо захтева направили решење жели да гост резервише, плати, добије код и сам уђе. Систем даје посебан код за сваку резервацију, који важи од времена пријављивања на дан доласка до времена одјављивања, а затим се сам деактивира. Спремачица има свој код са ограниченим временом важења. Код стиже госту путем SMS-а, а ако SMS не прође, имејлом и на заштићеној страници. Код брава са везом аутоматски се уписује у браву преко гејтвеја на спрату; код брава без везе систем даје списак кодова за ручну промену. Модел брава прецизирамо на основу фотографија пре почетка: у овом пројекту су браве TTLock, без замене.

Предвиђен је и ванредни режим: шта се дешава када интернет не ради, када је брава без везе и када SMS није послат. Главни профил за браве, домен, Stripe и профили на платформама су на име хотела, а не наше. Гост сам попуњава податке из документа приликом резервације, без скенирања на рецепцији.

Контролна табла за власника ради са телефона и рачунара. Собе имају статус: слободна, заузета, долази, одлази, за чишћење, поправка, а спремачица види свој дан. Гости имају картотеку са боравцима, редовним гостима и извештајем по државама. Финансије обухватају приход по данима и каналима, трошкове по ставкама, попуњеност, просечну цену ноћења, ПДВ и туристичку таксу, фактуре, дуговања и извоз за рачуновођу.

Регистар смештених гостију попуњава се подацима које гост једном уноси приликом резервације, а систем једним кликом прави датотеку за ЕСТИ, коју отпремате на профил хотела. Немамо посебну везу са НАП и не обећавамо је: фискални рачун издаје фискални уређај хотела. Аутоматско слање ЕСТИ-ју преко RegiX уписали смо у уговор као следећи корак, након добијања сертификата хотела.

Друга врста упита односи се на хотел са рестораном и салама. Ту систем обједињује задатке који се данас преносе усмено: чишћење, постављање, декорацију и вентилацију за догађај, повезане са салом и датумом, а сваки запослени се пријављује својим кодом и види своје задатке за тај дан. Догађај има број места, продата и слободна места, потребне људе по улогама, на пример конобаре, бармене и спремачице, ко је дошао и колико је сати радио по Вашим тарифама. Хотел и кухиња виде сутрашњи дан: собе, очекиване групе и број гостију за доручак, а главни кувар распоређује количине по броју људи. Извештај за догађај или месец садржи приходе и трошкове по ставкама, одвојене за ресторан и хотел.

Најпре описујете хотел: колико има соба, одакле долазе резервације, да ли има ресторан и сале, ко шта види. Ми шаљемо додатна питања и распон цена, правимо демо за Ваш хотел пре него што одлучите, а тек онда шаљемо писмену понуду са тачном ценом и роком. Радну верзију за преглед показујемо за 4 недеље од првог састанка; хотелски сајт пуштамо за две недеље од пријема текстова и фотографија.

Хотелски системи које смо ове године понудили налазе се у доњој половини распона 3 000-29 300 €; само сајт са упитом за боравак или онлајн резервацијама кошта 500-5 000 €. Плаћање је у деловима: половина на почетку и половина при предаји. Након пуштања одржавамо систем за 100-350 € месечно, ако желите, или Вам предајемо код и сервер, па радите без месечне накнаде нама. Пријем се потврђује потписаним записником; при раскиду добијате домен, податке, код и приступ бравама.