Як працуюць з ERP-сістэмай: практычны працэс

З ERP-сістэмай працуюць як з агульным рабочым працэсам, а не як з наборам асобных экранаў. Менеджар па продажах уводзіць кліента і заяўку, ператварае яе ў прапанову, а пасля ўхвалення сістэма стварае заказ. Далей склад, вытворчасць, палявы супрацоўнік, бухгалтар і кіраўнік працуюць з аднымі і тымі ж данымі. Статус змяняецца адзін раз і бачны ўсюды.

Як пачынаецца праца: кліент, заяўка і прапанова

Працэс пачынаецца з карткі кліента. У ёй захоўваюцца назва кампаніі, кантактная асоба, адрасы, узгодненыя ўмовы, гісторыя заказаў і размоў. Калі паступае новы запыт па тэлефоне, электроннай пошце, праз сайт або асабіста, менеджар па продажах запісвае яго ў картку гэтага кліента. Калі кліент новы, ён стварае картку, а не ўносіць даныя ў асабістую табліцу.

Далей ідзе заяўка. Гэта можа быць продаж тавару, паслуга, рамонт, мантаж або цэлы праект. Менеджар па продажах дадае тавары і паслугі, колькасць, тэрмін, адрас і спецыяльныя ўмовы. Калі ў кампаніі дзейнічаюць розныя цэны, ERP-сістэма можа выкарыстоўваць прайс-ліст для канкрэтнага кліента або групы кліентаў.

Прапанова ствараецца з заяўкі. Гэта памяншае колькасць паўторнага ўводу і памылак у колькасці, цэнах і адрасах. Пасля адпраўкі менеджар па продажах змяняе статус на «адпраўлена», «на ўхваленні» або «адхілена». Пры неабходнасці кіраўнік бачыць прапанову і ўхваляе яе, не шукаючы ўкладанне ў перапісцы па электроннай пошце.

Як прапанова становіцца заказам і задачамі

Калі кліент прымае прапанову, менеджар па продажах ператварае яе ў заказ. Сістэма захоўвае сувязь паміж кліентам, прапановай і заказам. Так пазней відаць, што было прапанавана, што прынята і што фактычна выканана.

З заказа ствараюцца задачы. Гэта можа быць падрыхтоўка тавару, дастаўка, візіт, мантаж, рамонт або выстаўленне рахунку-фактуры. Кожная задача мае адказнага, тэрмін, адрас, апісанне і статус. Палявы супрацоўнік атрымлівае толькі свае задачы праз тэлефон або планшэт. Ён можа дадаць фота, заўвагу, выкарыстаныя матэрыялы і подпіс кліента.

Такая мадэль важная для палявых работ. У Ековат ERP-сістэма ахоплівае заяўкі, рабочыя карты, аўтапарк, склад і дакументы кампаніі, якая працуе на выездзе. Рабочая карта не застаецца толькі ў папцы дыспетчара, а звязваецца з людзьмі, матэрыяламі і наступным выстаўленнем рахунку-фактуры.

Як ERP-сістэма кіруе складам

Пасля пацверджання заказа склад бачыць, што трэба зарэзерваваць або закупіць. Наяўнасць правяраецца па таварах, складах і зарэзерваванай колькасці. Пры недахопе можна стварыць заяўку пастаўшчыку, не прымушаючы супрацоўніка рабіць асобную справаздачу ў Excel.

Пры прыёмцы пастаўкі ўводзяцца пастаўшчык, тавары, колькасць, партыі і тэрміны, калі гэта неабходна. Пры адгрузцы складскі супрацоўнік пацвярджае, што было выдадзена. Так менеджар па продажах бачыць, ці гатовы заказ, а кіраўнік — рух тавару і кошт запасаў.

Пры вытворчасці склад — гэта не проста спіс гатовых вырабаў. Сістэма можа звязваць рэцэпт або тэхналагічную аперацыю з вытворчай партыяй. У Тестен Дом працэс уключае B2B-заяўкі з электроннай пошты, рэцэпты, вытворчыя партыі, FEFO-склад з тэрмінамі прыдатнасці, штрыхкоды, рахункі-фактуры і справаздачы. Гэта паказвае розніцу паміж звычайным складскім модулем і працэсам, наладжаным пад канкрэтны бізнес.

Як выставіць рахунак-фактуру і што бачыць бухгалтар

Калі дастаўка або паслуга выканана, рахунак-фактура ствараецца з заказа або рабочай карты. Кліент, падстава, сумы і тавары ўжо ўведзены. Бухгалтар правярае дакумент, дадае неабходныя бухгалтарскія даныя і адсочвае статус аплаты.

У залежнасці ад працэсу рахунак-фактура можа быць выстаўлены пры дастаўцы, на этапе праекта, штомесяц па дамове або пасля прыёмкі работ. У LiftexPro сістэма звязвае планаванне аглядаў, будынкі, тэхнікаў і аўтаматычнае выстаўленне рахункаў-фактур для ліфтавых кампаній. У гэтым практычны сэнс ERP: рахунак-фактура з'яўляецца наступным крокам пасля выкананай работы, а не новым ручным уводам.

Якія ролі ёсць у ERP-сістэме

Добрая сістэма не паказвае ўсім аднолькавыя экраны. Яна размяжоўвае доступ паводле абавязкаў і захоўвае інфармацыю пра тое, хто змяніў даныя. Ролі можна наладзіць у адпаведнасці са структурай кампаніі.

У дэма Універсален ERP сабраныя кантакты, праекты, задачы, рахункі, каляндар і справаздачы. Дэма міжнародных перавозак паказвае іншы падыход: асобныя віды для ўладальніка, дыспетчара, бухгалтара і кіроўцы, а таксама рэйсы, аўтапарк, кліентаў, рахункі і выдаткі. Так становіцца зразумела, чаму ERP не бывае аднолькавым для кожнай кампаніі.

Як кіраўнік атрымлівае справаздачу ў рэальным часе

Справаздача ў ERP — не здымак на канец месяца, калі каманда ўводзіць інфармацыю падчас выканання працы. Кіраўнік можа бачыць, якія прапановы чакаюць адказу, якія заказы пратэрмінаваныя, што ёсць на складзе, якія рахункі не аплачаныя і колькі задач адкрыта ў кожнай каманды.

Гэта не азначае, што кожная справаздача аўтаматычна карысная. Калі супрацоўнікі прапускаюць статусы або ўводзяць розныя назвы для аднаго і таго ж тавару, вынік будзе недакладным. Таму падчас укаранення вызначаюцца абавязковыя палі, адказныя асобы і выразныя правілы, калі задача лічыцца завершанай.

У Saitami ERP аб’яднаныя CRM, сістэма тікетаў, інтэграваны SIP-тэлефон, AI-імэйлы і аўтаматызацыя працэсаў. Такая сістэма карысная, калі кіраўнік хоча звязаць камунікацыю з кліентам з рэальнай працай, а не весці асобныя спісы размоў, задач і продажаў.

Як замяніць табліцы Excel і перапісванне

Excel застаецца карысным для разавага аналізу або імпарту даных. Праблема ўзнікае, калі табліца становіцца асноўнай аперацыйнай сістэмай. Тады з’яўляюцца розныя версіі, адсутнічае гісторыя змяненняў, формулы пашкоджваюцца, а інфармацыя не даходзіць своечасова да склада або бухгалтэрыі.

ERP замяняе гэта адным запісам і паслядоўнымі дзеяннямі. Кліент уводзіцца адзін раз. Прапанова выкарыстоўвае яго даныя. Заказ наследуе прапанову. Склад атрымлівае задачу з замовы. Рахунак выкарыстоўвае выкананыя работы. Справаздача разлічваецца на аснове тых жа запісаў.

Калі ёсць знешнія сістэмы, API-інтэграцыя можа звязаць ERP з інтэрнэт-крамай, кур’ерам, плацяжамі, тэлефаніяй, электроннай поштай або бухгалтарскім прадуктам. Мэта не ў тым, каб замяніць кожную праграму, а ў тым, каб даныя аўтаматычна перадаваліся туды, дзе гэта бяспечна і апраўдана.

Як укараніць ERP-працэс у кампаніі

Не пачынайце з каталога функцый. Пачніце з аднаго рэальнага заказу і прасачыце, што адбываецца ад першага кантакту да аплаты. Запішыце, хто ўводзіць інфармацыю, хто яе правярае, што друкуецца, дзе ўзнікае затрымка і якой справаздачы не хапае.

1. 01
   Апісанне фактычнага працэсу

   Падзяліце працу на этапы: заяўка, прапанова, заказ, склад або вытворчасць, выкананне, рахунак і аплата. Адзначце выключэнні, бо менавіта яны часта ствараюць ручную працу.

2. 02
   Вызначэнне роляў і правілаў

   Удакладніце, хто стварае кліента, хто зацвярджае цану, хто рэзервуе тавар, хто закрывае задачу і хто мае права выдаваць або ануляваць дакумент.

3. 03
   Наладжванне і злучэнне даных

   Стварыце палі, статусы, шаблоны і справаздачы. Пасля гэтага вызначце, якія знешнія сістэмы трэба злучыць праз API і якімі данымі яны будуць абменьвацца.

4. 04
   Тэставанне на рэальных сцэнарыях

   Праверце звычайны продаж, адхіленую прапанову, адсутны тавар, вернутую дастаўку, пратэрмінаваную задачу і выпраўленне рахунку. Так праблемы выяўляюцца яшчэ да запуску.

5. 05
   Паступовае ўкараненне і кантроль

   Пачніце з працэсу, які патрабуе найбольш ручной працы. Сачыце, ці правільна каманда ўводзіць даныя, карэктуйце экраны і дадавайце наступныя модулі, калі асноўны паток стабільны.

Калі стандартнай ERP-сістэмы недастаткова

Стандартны прадукт — добры выбар, калі кампанія можа працаваць паводле гатовага працэсу і не мае патрэбы ў спецыфічных ролях, дакументах або інтэграцыях. Звычайна ён укараняецца хутчэй, але абмяжоўвае спосаб працы.

ERP на заказ мае сэнс, калі ў кампаніі ёсць палявыя каманды, вытворчасць, складаныя дамовы, розныя тыпы кліентаў, спецыфічнае цэнаўтварэнне або шмат сістэм для злучэння. Кошт і тэрмін залежаць ад колькасці роляў, модуляў, міграцыі даных, інтэграцый і неабходных праверак. Важна, каб прапанова апісвала працоўны працэс, а не толькі спіс меню.

Практычныя прыклады ёсць у дэма вытворчасці баніц і цеста, дэма пергол і навесаў і дэма міжнародных перавозак. Кожнае з іх пачынаецца з рознай бізнес-логікі. Таму ERP-сістэма наладжваецца пад кампанію, а не прымушае каманду абыходзіць праграмнае забеспячэнне новымі табліцамі.