Што такое ERP-сістэма і калі яна вам патрэбная

Што насамрэч робіць ERP-сістэма?

ERP азначае Enterprise Resource Planning — планаванне і кіраванне рэсурсамі прадпрыемства. На практыцы гэта сістэма, якая звязвае вашы працэсы і захоўвае інфармацыю ў агульнай базе даных.

Напрыклад, менеджар стварае прапанову. Пасля зацвярджэння яе можна ператварыць у заказ, праверыць наяўнасць на складзе, стварыць задачу на дастаўку і падрыхтаваць рахунак-фактуру. Даныя не перапісваюцца з адной табліцы ў іншую.

ERP — гэта не проста бухгалтарская праграма з большай колькасцю кнопак. Бухгалтэрыя звычайна апрацоўвае фінансавыя дакументы. ERP кіруе і працай, якая прыводзіць да стварэння гэтых дакументаў: заяўкамі, закупкамі, вытворчасцю, пастаўкамі, мантажом, дамовамі і абслугоўваннем.

Якія працэсы можа аб’яднаць ERP-сістэма?

Канкрэтныя модулі залежаць ад бізнесу. Для дыстрыб’ютара важныя склад, пастаўкі і продажы. Вытворцу патрэбныя рэцэптуры, партыі, сабекошт і вытворчы план. Для кампаніі з выязнымі камандамі больш важныя заяўкі, рабочыя карткі, маршруты і фатаграфіі з аб’екта.

• Кліенты, пастаўшчыкі, дамовы і кантакты.
• Прапановы, заказы, продажы і рахункі-фактуры.
• Складскія рэшткі, партыі, серыйныя нумары і пастаўкі.
• Закупкі, заяўкі пастаўшчыкам і прыёмка тавару.
• Вытворчасць, рэцэптуры, рабочыя аперацыі і сабекошт.
• Задачы, праекты, каманды і выязная работа.
• Справаздачы, ролі, зацвярджэнні і гісторыя дзеянняў.
• Інтэграцыі з інтэрнэт-крамай, бухгалтарскім софтам, кур’ерам, плацяжамі або тэлефаніяй праз API.

Неабавязкова пачынаць з усіх модуляў. Разумней спачатку аўтаматызаваць працэс, які стварае найбольшую колькасць памылак або запавольвае продажы. Астатняе можна дадаваць паэтапна.

Як зразумець, што ваш бізнес гатовы да ERP?

Памер кампаніі сам па сабе не з’яўляецца крытэрыем. Невялікай камандзе з вялікай колькасцю заказаў і складанымі пастаўкамі ERP можа быць патрэбная больш, чым буйной кампаніі з простым працэсам.

• Адзін заказ запісваецца ў некалькі файлаў Excel або праграм.
• Ніхто не можа хутка сказаць, якая рэальная наяўнасць на складзе.
• Прадаўцы абяцаюць тавар, не бачачы плану паставак.
• Рахункі-фактуры ствараюцца ўручную пасля завяршэння работы.
• Менеджар чакае справаздачу ад канкрэтнага супрацоўніка, замест таго каб паглядзець яе самастойна.
• Існуюць розныя версіі аднаго і таго ж кліента, прадукту або дамовы.
• Задачы адсочваюцца па тэлефоне, у чаце і на паперы, без агульнай гісторыі.
• Новаму супрацоўніку цяжка зразумець, як выконваецца працэс.

Якія рэальныя перавагі дае ERP?

Менш ручнога ўводу

Калі кліент, прадукт або заказ ствараецца адзін раз, гэтыя даныя могуць выкарыстоўвацца складам, аддзелам продажаў і бухгалтэрыяй. Гэта памяншае аб’ём перапісвання і колькасць неадпаведнасцяў. Але гэта не азначае, што памылкі цалкам знікнуць: няправільна ўведзеная інфармацыя ўсё роўна застанецца праблемай.

Лепшы кантроль над запасамі

Склад можа паказваць наяўныя, зарэзерваваныя, замоўленыя і дастаўленыя колькасці. Так прадавец не спадзяецца на вуснае пацвярджэнне са склада, а бачыць поўную карціну, перш чым абяцаць кліенту тэрмін.

Адсочванне задач

Пры сэрвісе, мантажы або дастаўцы ERP паказвае, хто адказвае за задачу, які тэрмін яе выканання і што ўжо зроблена. Гісторыя застаецца ў сістэме, а не хаваецца ў асабістым чаце або ў тэлефоне супрацоўніка.

Хутчэйшае атрыманне справаздач

Кіраўнік можа параўноўваць продажы, маржу, пратэрмінаваныя рахункі, загрузку каманд і запасы ў межах сваёй ролі. Гэта не замяняе кіраўніцкае рашэнне, але робіць яго менш залежным ад здагадак.

Колькі каштуе ERP-сістэма?

Адзінай карэктнай цаны на ERP не існуе. Розніца паміж гатовай сістэмай з наладамі і сістэмай, распрацаванай на заказ, вялікая. Кошт залежыць ад колькасці карыстальнікаў, модуляў, міграцыі даных, інтэграцый, мабільнага доступу, роляў і патрэбы ў спецыфічных правілах.

Гэта арыенціры для распрацоўкі або першапачатковага ўкаранення, а не абяцаная камерцыйная прапанова. Дадаткова могуць спаганяцца штомесячныя выдаткі на хостынг, падтрымку, ліцэнзіі на знешнія сэрвісы і далейшую распрацоўку. Добрая прапанова апісвае, што вы атрымліваеце, што не ўваходзіць у кошт і як прымаецца кожны этап.

Гатовая ERP-сістэма або распрацоўка на заказ?

Гатовая сістэма дазваляе хутчэй пачаць працу, калі вашы працэсы стандартныя. Звычайна ў ёй больш загадзя рэалізаваных функцый, але можа спатрэбіцца падпіска, яна можа мець абмежаванні на змены або прымушаць працаваць не зусім так, як прынята ў вашай кампаніі.

Сістэма на заказ апраўданая, калі ваш працэс з’яўляецца канкурэнтнай перавагай або гатовыя рашэнні прымушаюць выкарыстоўваць занадта шмат абыходных шляхоў. Вы атрымліваеце ўласную логіку і лепшы кантроль, але павінны актыўна ўдзельнічаць у аналізе, тэставанні і падтрымцы.

Пры выбары параўноўвайце не толькі спіс модуляў. Спытайце, як змяняецца працэс, як экспартуюцца даныя, што адбываецца пры перапыненні працы знешняй інтэграцыі і хто адказвае ў выпадку праблемы.

Напрыклад, у ERP для склада, продажаў і дастаўкі найбольш важныя сувязі паміж прапановай, замовай, наяўнасцю, дастаўкай і рахункам. Гэты працэс апісаны ў кейсе пра ERP для B2B-дыстрыб’ютара.

Як праходзіць разумнае ўкараненне?

1. 01
   Карта бягучага працэсу

   Мы фіксуем, як паступае заяўка, хто яе апрацоўвае, дзе яна ўносіцца, што яе блакуе і як яна завяршаецца. Мы размаўляем з людзьмі, якія выконваюць працу, а не толькі з кіраўніком.

2. 02
   Вызначэнне першага аб’ёму

   Мы выбіраем невялікі, але завершаны працэс — напрыклад, ад прапановы да рахунка або ад заяўкі да дастаўкі. Абавязковыя функцыі аддзяляем ад зручных ідэй на будучыню.

3. 03
   Праектаванне роляў і даных

   Мы вызначаем, хто бачыць кліентаў, цэны, склад, рахункі і справаздачы. Упарадкоўваем асноўныя запісы, правілы зацвярджэння і спосаб пераносу старых даных.

4. 04
   Распрацоўка і інтэграцыі

   Мы ствараем модулі і звязваем сістэмы, якімі вы ўжо карыстаецеся. Гэта можа ўключаць бухгалтэрыю, інтэрнэт-краму, кур’ерскую службу, плацяжы, электронную пошту або тэлефанію праз API.

5. 05
   Тэст на рэальных сцэнарыях

   Мы правяраем не толькі паспяховы сцэнарый. Тэстуем адсутнасць запасу, скасаваную замову, вернуты тавар, пратэрмінаваны рахунак і карыстальніка без неабходных правоў.

6. 06
   Навучанне і паэтапны запуск

   Каманда працуе з канкрэтнымі сцэнарыямі са сваёй паўсядзённай працы. Мы запускаем сістэму для асобнага аддзела або працэсу, збіраем водгукі і выпраўляем праблемы перад наступным этапам.

7. 07
   Падтрымка і развіццё

   Пасля запуску мы адсочваем, дзе супрацоўнікі абыходзяць сістэму. Падтрымка ўключае выпраўленні, рэзервовае капіраванне, абнаўленні і кантраляванае даданне новых функцый.

Як выглядае ERP у розных сферах бізнесу?

У вытворчасці ERP звязвае заяўкі з рэцэптурамі, партыямі, тэрмінамі прыдатнасці, штрыхкодамі і сабекоштам. У праекце для Тэстэн Дом працэс таксама ўключае аўтаматычны імпарт B2B-заявак з электроннай пошты.

Падчас палявых работ сістэма павінна працаваць з аб'ектамі, камандамі, рабочымі картамі, аўтапаркам і дакументамі. ERP-сістэма для Эковат паказвае такі тып арганізацыі, у тым ліку распазнаванне дакументаў і рахункаў з дапамогай AI.

Для кампаніі з вялікім аб'ёмам камунікацыі ERP часта дапаўняецца CRM, сістэмай тікетаў, тэлефаніяй і апавяшчэннямі. У сістэме для Saitami аб'яднаныя CRM, SIP-тэлефон, сістэма тікетаў, AI-электронныя лісты і аўтаматызацыя працэсаў.

Што звычайна ідзе не так пры ўкараненні?

• Пачынаюць з доўгага спісу функцый, не вызначыўшы асноўны працэс.
• Старыя файлы Excel пераносяць без ачысткі ад дублікатаў кліентаў і тавараў.
• Ніхто не бярэ на сябе адказнасць за правілы і рашэнні.
• Сістэму тэстуе толькі распрацоўшчык, без рэальных карыстальнікаў.
• Навучанне праводзіцца адзін раз і засяроджана на кнопках, а не на канкрэтных рабочых сцэнарах.
• Інтэграцыі ўспрымаюцца як нешта само сабой зразумелае, без праверкі API, абмежаванняў і адказнасці ў выпадку памылкі.
• Пасля запуску няма чалавека, які збірае праблемы і вызначае іх прыярытэты.

ERP не кампенсуе невыразны працэс. Калі няма правілаў, хто ўхваляе зніжку, калі рэзервуецца тавар або калі выпісваецца рахунак, праграмнае забеспячэнне толькі зробіць адсутнасць правілаў больш відавочнай.

Што запытаць у пастаўшчыка да падпісання дамовы?

• Дэманстрацыю на вашым рэальным сцэнарыі, а не толькі агульную прэзентацыю модуляў.
• Апісанне этапаў, вынікаў і крытэрыяў прыёмкі.
• Выразную мяжу паміж стандартнай функцыянальнасцю, наладай і распрацоўкай.
• План міграцыі даных і запасны варыянт на выпадак праблем.
• Умовы доступу да вашых даных і іх экспарту.
• Апісанне падтрымкі, тэрмінаў рэагавання і кошту дадатковых работ.
• План навучання супрацоўнікаў, якія будуць штодня карыстацца сістэмай.

Можна пачаць з аналізу аднаго працэсу, замест таго каб адразу даручаць распрацоўку ўсёй платформы. Пры распрацоўцы ERP на заказ мэта — зрабіць сістэму карыснай ужо на першым этапе і забяспечыць магчымасць яе пашырэння без перапісвання асновы.