Ce que nous construisons
Pour nous, l’automatisation consiste à prendre un processus qui vit aujourd’hui dans Excel, les e-mails et les chats, et à en faire un système : demande, vérification, approbation, exécution, document, rapport. Chaque étape a un responsable, une échéance et une notification. Les données sont saisies une seule fois et poursuivent automatiquement leur parcours, y compris vers les logiciels que vous utilisez déjà.
Dans la solution Testen Dom, les demandes des clients professionnels arrivent par e-mail et sont intégrées au planning de production sans ressaisie. Chez Ekovat, un ERP sur mesure pour une entreprise avec des équipes de terrain, une facture ou un bon de livraison importé est lu par l’AI : numéro, dates, site, lignes de produits, chacune avec un pourcentage de confiance, puis intégré aux commandes et au stock après confirmation. Dans le système ERP de Pelikan DTM, la facture d’achat alimente le stock, le devis devient une facture en un clic et les transferts entre les deux sites sont imprimés automatiquement. LiftexPro facture chaque mois selon les contrats et le travail effectué, sans intervention humaine. La solution Dokumentooborot affiche les numéros des documents entrants et sortants, l’import depuis les e-mails, les approbations et la signature avec KEP, tandis qu’Account-X rapproche les relevés bancaires des factures.
Les solutions sont disponibles sur demo.mmm.software et s’ouvrent sans inscription.
Comment se déroule le projet
Vous décrivez d’abord le processus : qui fait quoi aujourd’hui, dans quels fichiers et programmes, où l’on attend et où l’on commet des erreurs. Le meilleur point de départ est Votre fichier Excel et cinq exemples réels. Nous posons des questions sur les étapes, les personnes, les documents et les programmes, puis nous Vous indiquons où se situe le projet dans la fourchette. Selon nos devis, ce type de système coûte 3 000-29 300 €, le plus souvent autour de 8 600 € : un processus avec plusieurs rôles se situe dans le bas de la fourchette ; plusieurs processus liés, avec des documents, de la reconnaissance par IA et un portail client, dans le haut.
Nous présentons ensuite le processus sous forme de système, avec Vos étapes, avant le devis. Le devis décrit le périmètre du premier processus, les connexions, le prix exact, le délai et ce qui n’est pas inclus, puis est accepté en ligne. Le paiement s’effectue par étapes, avec une facture pour chacune.
Le premier processus est opérationnel en quatre à huit semaines : nous transférons les données depuis Excel, le lançons avec l’équipe et l’améliorons au fil du travail réel. Nous commençons le processus suivant lorsque le premier est utilisé chaque jour.
Ce que vous obtenez
Un système opérationnel sur Votre serveur ou sur un serveur loué pour Vous, avec le code dans un dépôt à Votre nom, ainsi que les données et les accès. Un document présentant les règles du processus telles que nous les avons configurées : étapes, responsables, échéances et notifications. La formation de l’équipe et la documentation expliquant comment déployer le système ailleurs.
Le système fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur et sur téléphone. Il n’y a ni frais par utilisateur ni abonnement pour le système lui-même ; après sa mise en service, Vous pouvez choisir une maintenance mensuelle assurée par nos soins (100-350 € par mois selon nos devis) ou continuer sans maintenance.
Ce qui n’est pas inclus
Les frais des services externes, par exemple un modèle d’IA pour la reconnaissance, les SMS, Telegram ou la signature électronique, sont payés à leurs fournisseurs. Le serveur, si nous le louons pour Vous, figure sur une ligne distincte du devis. Le nettoyage des anciennes données comportant des doublons est évalué séparément, après examen du fichier. Les processus qui ne sont pas décrits dans le devis font l’objet d’un devis ultérieur et non d’un ajout en cours de route ; ainsi, le prix n’augmente pas après le démarrage.
Outil prêt à l’emploi ou système sur mesure
Les outils d’automatisation prêts à l’emploi sont un bon choix lorsque le processus est simple et que les programmes à connecter sont populaires : ils sont opérationnels en quelques jours et se paient au mois. Un système sur mesure est pertinent lorsque le processus vous est propre, lorsqu’il comporte des documents et des approbations, lorsque les intervenants sont nombreux ou lorsque les données doivent rester chez Vous. Les chiffres figurent sur la page consacrée au coût d’un logiciel métier, et la différence avec un ERP prêt à l’emploi est présentée dans la comparaison Saitami contre ERP prêt à l’emploi. Lorsque l’outil prêt à l’emploi suffit, nous Vous le dirons.
Avec quel processus les entreprises commencent-elles le plus souvent ?
Les demandes des clients qui arrivent par e-mail et par téléphone et que quelqu’un ressaisit dans un tableau : c’est le premier processus le plus fréquent, car c’est là que les commandes se perdent. Viennent ensuite les approbations de dépenses et de congés, qui sont attendues au téléphone ; les rapports des équipes de terrain, envoyés sous forme de photos ; les factures d’achat, saisies manuellement dans le stock ; et les rapports mensuels, assemblés par quelqu’un à partir de cinq tableaux. Chacun est un projet de quatre à huit semaines et chacun est visible en démo avant l’établissement du devis. Nous commençons par celui qui Vous coûte le plus de temps chaque semaine et le mesurons avant et après sa mise en service, afin de montrer clairement ce qu’il a fait gagner.
