Хотелски софтуер (PMS) за малък хотел: сравнение на програмите, цените и ЕСТИ

За семеен хотел с човек на рецепцията готовата програма покрива рецепцията. Владовсофт Хотел е 139 € на година. Microinvest Хотел Pro е 999 EUR еднократно или 69 EUR на месец без ДДС, тоест 2 484 EUR за три години по абонамента. Capella е безплатна, докато хотелът е един и потребителят е един. Orion 3 Hotel е €15 на стая на месец, за 15 стаи 225 € на месец, 8 100 € за три години, с бравите.

Microinvest и Capella се свързват с фискално устройство, а Clock, Hotelify, Orion и HotelRunner имат връзка с Booking.com, Airbnb и Expedia. Сайтът с избор на стая, плащането без комисионна и кодовете за вратите при тях са отделни продукти или ги няма; при Saitami са в една система.

Чуждите облачни системи също са вариант. Mews и Cloudbeds не публикуват цени и дават оферта, Little Hotelier показва цена след като въведете броя стаи, eviivo започва от $50 на месец за един обект без данъците. Ценовите им страници не споменават ЕСТИ, затова питайте как ще подавате регистъра на настанените, преди да подпишете.

От 1 октомври 2019 г. всички места за настаняване, включително стаите, къщите и апартаментите за гости, подават информация към Единната система за туристическа информация по чл. 116, ал. 5 от Закона за туризма. Данните се въвеждат в сайта на ЕСТИ или се качват като файл, за който министерството публикува образец на регистъра в Excel. Министерството описва и автоматизирано подаване от системата на хотела по канала „система - система“, за което се подава заявление.

По страниците на производителите: Microinvest пише за интеграция с ЕСТИ; Владовсофт генерира CSV файлове за импорт; Capella прави експорт на гостите към ЕСТИ; в помощта на Clock експортът е CSV файл, който се създава и качва в ЕСТИ всеки ден. Тоест файлът е стандарт, а автоматичното подаване без човек е изключение, за което трябва да питате доставчика поименно.

При нас регистърът на настанените се попълва от данните, които гостът въвежда веднъж при резервацията, и системата прави файла за ЕСТИ с един клик. Автоматичното подаване сме записали в договор като следваща стъпка, след сертификата на хотела. Отделна връзка с НАП нямаме и не обещаваме: касовата бележка излиза от фискалното устройство на хотела.

Демото „Хотел без рецепционист“ направихме по запитване на хотел в Банско: гостът избира точната стая от плана на етажа, плаща с карта, получава код за вратата и влиза сам. Същото поиска малък хотел край Пазарджик, с който сме на етап договор: резервации от сайта и от платформите, плащане с карта, код за вратата и нито един служител на място.

Там собствената система има смисъл, защото бравите вече са монтирани. В хотела са брави TTLock и не се подменят: системата дава отделен код за всяка резервация, който важи от настаняването до напускането и спира сам, а при неуспешен SMS кодът отива по имейл и на защитена страница. Данните от документа гостът попълва сам, без сканиране. Предвиден е авариен режим при спрял интернет, при брава без връзка и при неизпратен SMS, а главният профил на бравите, домейнът, Stripe и профилите в платформите са на името на хотела.

Собственикът ни попита и за чужда оферта, която е получил: Microinvest Хотел Pro с четец на лични документи. За хотел с човек на рецепцията това е по-евтиният и разумен път. За хотел без никого на място готовата програма решава половината задача, а другата половина са вратите. Ако бравите тепърва ще се купуват, Orion 3 Hotel дава програма и брави заедно срещу сума на стая.

Вторият случай е хотел с ресторант и зали за събития, в който задачите към кухнята, камериерките и сервитьорите се предават на уста. Там системата връзва задачите към залата и датата, води кувертите и хората по роли, а отчетът разделя ресторанта от хотела. Такава работа не намерихме описана на страниците на готовите програми по-горе.

Най-честият въпрос на хотелиерите е дали програмата пази една и съща заетост в сайта и в платформите, за да няма двойна продажба. При готовите това е channel manager: в Clock собствената връзка с Booking.com е безплатна, а другите канали през RoomCloud са €10 на канал на месец; в HotelRunner channel manager е в плана Essential Sell срещу процент от приходите; при Capella връзката с channel manager е в платения абонамент; Hotelify и Orion 3 Hotel го включват. Microinvest Хотел Pro се свързва с channel manager-а и booking engine-а Quendoo, който е отделна платформа с цена по запитване (така пише в списъка с промени на програмата, версия 1.00.030); Владовсофт не го споменава на страницата си.

Нашият отговор е честен: календарна връзка за заетостта в двете посоки, без отделна такса, сме описали в оферта и в договор за хотел без рецепционист, но в пусната система досега не сме я свързвали. Затова я записваме в офертата като отделен ред след проверка, не като обещание. Резервациите от собствения сайт работят без платформа и без комисионна, както на сайта на Eli & Eli Berlin за ваканционни апартаменти.

Хотелът край Пазарджик поиска всичко това в договора, преди да говорим за цена, и списъкът му е добър за всеки хотелиер, независимо дали избира нас или готова програма:

1. Всички такси след покупката, по име: месечни, годишни, лицензи, SMS, SIM карти, поддръжка, канали. 2. Че няма нищо за купуване извън офертата. 3. Пътят на госта от край до край: резервира от Booking.com, Expedia или сайта, плаща, получава код и се настанява сам. 4. Как се подава ЕСТИ: файл, който качвате, или автоматично. 5. Какво става при спрял интернет или неработещ канал и за колко дни се оправя. 6. Какво получавате, ако спрете: данните, домейна, достъпа до бравите и, при система по поръчка, кода.

Жена, която управлява ваканционни имоти на няколко собственици, ни постави друго условие: не иска постоянен разход, който расте с всеки нов имот. Ако и при Вас е така, сравнете цените на стая с еднократната цена и с поддръжката 100-350 € на месец, която при нас е по избор.