Како да воведете ERP без прекин на работењето

Што треба да разјасните пред изборот на ERP систем?

Воведувањето започнува пред првото поставување. Ако не сте опишале како работи фирмата, ќе изберете систем според список со функции, а не според реалните потреби. Така често добивате магацин, фактури и извештаи, но важните информации и понатаму ги водите во Excel и по е-пошта.

Соберете ги луѓето кои навистина ги извршуваат процесите. Управителот го гледа резултатот, но магационерот знае кои движења се пропуштаат, трговецот знае како се одобруваат понудите, а сметководителот знае кои документи недостигаат при затворањето.

Опишете што треба да подобри системот. На пример: побрзо внесување на нарачки, точна залиха, следење на обврските кон добавувачите, автоматско создавање фактура или јасна историја на разговорите со клиентите.

Поделете ги барањата на задолжителни, корисни и идни. Така нема да го забавите првото пуштање со функции кои не се потребни за секојдневната работа. Кај custom ERP системите ова е особено важно, бидејќи секое дополнително правило влијае врз развојот, тестирањето и обуката.

Како се опишуваат тековните работни процеси?

Не почнувајте со прашањето „Какви екрани треба да има?“. Почнете со прашањето „Што се случува од почетокот до крајот?“. Еден процес треба да има почеток, одговорно лице, влезни податоци, дејства, одобрувања и очекуван резултат.

1. 01
   Изберете ги процесите со најголем ризик

   Започнете со продажба, набавки, магацин, фактурирање, производство или сервис, во зависност од дејноста. Дајте им приоритет на местата каде што грешка води до задоцнета испорака, погрешна цена, документ што недостига или незадоволен клиент.

2. 02
   Опишете го процесот онака како што се извршува денес

   Запишете кој го добива барањето, каде го внесува, кој го одобрува, како се проверува залихата и кога се издава фактура. Забележете ги и заобиколните патишта: телефонски договори, датотеки по е-пошта, хартиени белешки и повторно внесување.

3. 03
   Одредете го целниот процес

   Одлучете што треба да остане, што да се исфрли и што да се автоматизира. ERP системот не треба само да го копира стариот хаос во нов интерфејс.

4. 04
   Одредете улоги и права

   Опишете што гледа и менува трговецот, магационерот, сметководителот, управителот и надворешниот партнер. Правата треба да ги заштитуваат податоците, без да ја блокираат секојдневната работа.

Корисен резултат е краток опис на процесите со реални примери. На пример: „При нарачка од деловен клиент, трговецот создава понуда, управителот ја одобрува над одреден праг, магацинот ја резервира стоката, а сметководството издава фактура по потврдена испорака.“ Токму таквите правила треба да се претворат во поставувања, улоги и автоматски дејства.

Што се префрла од старите датотеки и програми?

Не префрлајте сè само затоа што го имате. Старите бази често содржат дуплирани клиенти, застарени артикли, различни мерни единици и нецелосни адреси. Ако ги внесете овие проблеми во новиот ERP, ќе изгледаат како техничка грешка, но причината ќе биде во подготовката на податоците.

Обично се подготвуваат неколку основни групи: клиенти и добавувачи, артикли, цени, залихи, договори, отворени нарачки, незавршени задачи и салда. За секоја група треба да има одговорно лице од фирмата кое потврдува што е точно.

Податоците се извлекуваат од Excel, стара база или друга програма, се чистат и се усогласуваат со полињата во новиот систем. ЕИК, телефонскиот број, е-поштата, адресата, шифрата на артиклот и мерната единица треба да имаат јасни правила. Не оставајте тимот по пуштањето да одлучува да внесува „како што му одговара“.

Како да го подготвите тимот за промената?

Отпорот кон ERP ретко е само неподготвеност за работа со нов софтвер. Обично луѓето се загрижени дека ќе ја изгубат контролата, дека ќе бидат следени или дека системот ќе додаде уште чекори. Затоа објаснете што се менува за секоја улога и што останува исто.

Изберете внатрешно одговорно лице за воведувањето. Тоа ги собира прашањата, носи одлуки во име на фирмата и следи дали договорените процеси се почитуваат. Без такво лице секоја промена се враќа кај управителот и проектот се забавува.

Обуката треба да биде според задачи, а не според менија. Покажете му на трговецот како да создаде понуда и да ја претвори во нарачка. Покажете му на магацинот како се прима испорака, се прави резервација и се коригира залиха. Дајте му на сметководителот реален тек од документ до извештај.

Не обучувајте го целиот тим прерано. Прво подгответе ги клучните корисници кои ќе учествуваат во тестирањето. Откако процесите ќе бидат потврдени, останатите вработени ќе добијат попрецизни упатства и помалку спротивставени одговори.

Кои интеграции треба да ги испланирате однапред?

ERP ретко работи изолирано. Можеби ќе треба да разменува податоци со онлајн продавница, сметководствен софтвер, курир, платежен оператор, банка, телефонија, CRM или надворешен портал. Секоја интеграција треба да има јасно определен извор на вистината: кој систем го создава клиентот, кој ја менува цената и кој го потврдува плаќањето.

На пример, при поврзување со онлајн продавница треба да уточните што се синхронизира: производи, цени, залихи, нарачки, статуси и товарителници. Ако два системи можат да го менуваат истиот запис без правила, ќе добиете дуплирани нарачки или различни залихи.

Планирајте ги и неуспешните сценарија. Што се случува ако API услугата на курирот не одговори? Каде се гледа неуспешното плаќање? Кој добива известување при грешка? Добрата API интеграција не е само поврзување на две копчиња, туку процес што може да се следи, со логови и начин за повторно извршување.

Кај посложена фирма разумно е интеграциите да се опишат во посебен документ: полиња, зачестеност на размената, правила за статусите, права за пристап и одговорно лице при проблем. Така се намалува ризикот една промена на веб-сајтот или на надворешната услуга да ја прекине работата на ERP.

Како се прават тестови пред пуштањето?

Тестирањето не значи да го отворите секој екран и да проверите дали се вчитува. Треба да поминете низ реални сценарија од почеток до крај. Креирајте тест-нарачка, проверете ја залихата, направете испорака, издадете фактура, регистрирајте плаќање и проверете дали извештаите го прикажуваат точниот резултат.

Тестирајте ги и исклучоците: артикал што недостасува, одбиена понуда, делумна испорака, вратена стока, сторнирана фактура, промена на цена и корисник без право на одобрување. Токму таму се појавуваат проблемите што подоцна го запираат магацинот или сметководството.

Спроведете приемен тест со луѓето што ќе работат во системот. За секое сценарио запишете го очекуваниот резултат, фактичкиот резултат и решението во случај на разлика. Не прифаќајте го усното „изгледа дека е во ред“. По тестирањето треба да има список со корекции и јасна одлука кои се задолжителни пред пуштањето.

Добра практика е да направите пробно префрлање на податоците, а по корекциите да го повторите. Така ќе видите колку време трае миграцијата и кои проверки треба да се извршат на денот на преминувањето.

Како се преминува на ERP во фази?

Најризичен пристап е сè да смените во еден ден без резервен план. Понекогаш тоа е неизбежно, но кај повеќето фирми побезбедно е преминувањето да го поделите на јасни фази.

Во повеќето случаи практична опција е ограничен пилот. Изберете еден магацин, тим или процес, воведете го во новиот систем и следете ги резултатите. Откако правилата ќе бидат потврдени, проширете го опфатот.

Определете датум и време за конечното префрлање на отворените документи. Направете резервна копија од старите податоци, ограничете ги промените за време на миграцијата и одредете луѓе за проверка на залихите, салдата, нарачките и правата за пристап.

Во првите денови по пуштањето мора да има брз канал за пријавување проблеми. Секој сигнал треба да се класифицира: блокирачка грешка, неправилно поставување, прашање од обуката или ново барање. Ако сè се запишува како „итно“, тимот ќе губи време и ќе го менува системот без приоритети.

Колку чини воведувањето на ERP систем?

За ERP, CRM и деловен софтвер ориентирот е 3.000–29.300 €. Во оваа рамка влегуваат решенија со различен опфат, па цената зависи од бројот на модули, улогите, миграцијата на податоците, интеграциите, специфичните правила и потребните тестови.

Систем само за контакти, задачи и фактури е различен проект од ERP за магацин, производство, теренски тимови, управување со документи и автоматско фактурирање. Во понудата треба одделно да бидат наведени развојот, миграцијата, интеграциите, обуката и поддршката. Така споредувате реален опфат, а не само крајна сума.

Побарајте ERP систем по нарачка кога готовиот производ бара премногу заобиколни решенија или не може да ги поврзе Вашите важни процеси. За да видите како изгледа систем со CRM, телефонска интеграција, тикети и автоматизација, разгледајте го Saitami ERP.

Како изгледа добар план за воведување?

Добриот план не ветува дека нема да има прашања. Тој покажува кога и кој ќе ги реши. Почнува со опфатот и одговорните лица, продолжува со опис на процесите и податоците, а потоа минува низ конфигурација, интеграции, тестови, обука и пилотска употреба.

Пред пуштањето треба да знаете кои податоци ќе бидат префрлени, како да се вратите на стариот систем при критичен проблем, кој одобрува промени и каде се пријавуваат сигналите. По пуштањето следете не само дали системот работи, туку и дали тимот навистина го почитува новиот процес.

Кога воведувањето е планирано околу реалната работа, ERP системот постепено го отстранува двојното внесување, нејасните одговорности и разликите меѓу одделите. Кога е планирано само околу техничките функции, тој додава уште еден слој сложеност.